Hver femte offentlige virksomhet vet ikke på hvilke områder digitalisering har bidratt mest til forenkling, ifølge årets anskaffelsesundersøkelse i regi av DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring). 68% av disse hadde i svært liten eller liten grad opplevde at digitale verktøy har bidratt til å forenkle anskaffelsesprosessen de to siste årene. Undersøkelsen viser også at gjenbruk av data i liten grad blir utnyttet eller er mulig i dagens digitale løsninger. Så mange som 24% oppgir at de ikke har noen automatisk gjenbruk av data.
Undersøkelsen viser en positiv utvikling i bruk av digitale verktøy fra 2022. Bruken rapporteres å være størst i faser der det er lovpålagt å bruke verktøy. Tallene for kunngjøring er f.eks. 89%, for konkurransegjennomføring 88% og faktura 94%.
Lavest bruk av verktøy
Bruken av verktøy i behovs- og planleggingsfasen er lavest. Dette kan eksempelvis være verktøy for å gjøre innkjøpsanalyser, noe som stemmer med DFØs erfaringer i dialog med Innkjøps-Norge. Verktøy benyttet til planlegging er blant verktøyene som viser størst vekst siden 2022. I tillegg er det en klar økning for andelen som har tatt i bruk KAV (kontraktsadministrasjonsverktøy).
Verktøy benyttet til forbruksanalyse har den laveste gjennomsnittlige bruken hos virksomhetene som har svart på undersøkelsen- opp fra 19% sist til 27% ifølge årets undersøkelse. Det kan oppleves som vanskelig få tilgang til nødvendige data for å gjennomføre forbruksanalyse, kommenterer DFØ.
Potensial og strategi
Selv om bruken av digitale verktøy har økt, viser undersøkelsen at det er flere områder hvor virksomheter ikke har fått hentet ut det fulle potensialet som ligger i digitalisering. Blant annet oppgis automatisk gjenbruk av data mellom verktøy, eller sømløs flyt av data, å være relativt lav. De større virksomhetene opplever for øvrig i større grad at digitale verktøy har bidratt til forenkling de siste to årene.
I 2022 opplyste 61% av virksomhetene at de hadde digitalisering som tema i anskaffelsesstrategien, mens i 2024 er tallet 52%. Det er en signifikant nedgang, bemerker DFØ.
Gevinster og bestilling
God organisering, styring og ledelse er viktig for å hente ut gevinstene ved å digitalisere anskaffelsesprosessen. Spesielt fylkeskommunene skiller seg ut, ved at 67% er helt enig i at de har god organisering med tydelig fordelt roller og ansvarsområder for digitaliseringsarbeidet.
Målet med en heldigital prosess er å få kontroll på virksomhetens bestilling- til betalingsprosess. 38% av virksomhetene opplyser at bestilling i hovedsak foregår ved bestilling fra elektroniske produktkataloger som ligger i virksomhetens egen bestillingsløsning. Denne løsningen kan anses som beste praksis for å oppnå en heldigital prosess og full avtalelojalitet, understreker DFØ i sine kommentarer.
Sømløs flyt av data
Automatisk gjenbruk av data, eller sømløs flyt av data, er en sentral forutsetning for å kunne hente ut det fulle potensialet av digitalisering. Undersøkelsen viser at gjenbruk av data i liten grad blir utnyttet eller er mulig i dagens digitale løsninger. Resultatene tyder også på at virksomheter med større innkjøpsvolum har større gjenbruk av data enn de mindre virksomhetene.
Det er størst gjenbruk av data mellom konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) eller tilsvarende, der 37% av virksomhetene oppgir at data gjenbrukes. Så mange som 24% oppgir at de ikke har noen automatisk gjenbruk av data. Det er spesielt en stor andel av de små virksomhetene som har oppgitt at data ikke gjenbrukes, heter det.
Lavere enn i 2020
Andelen som opplyser å ha automatisk gjenbruk av data for systemene er lavere i 2024 enn i 2020. I 2020 var det for eksempel 48% som opplyste at virksomheten hadde automatisk gjenbruk av data mellom KGV og KAV. Resultatene tyder på at det er potensial i å få bedre sømløs informasjonsflyt mellom systemene, som per i dag ikke er fullt ut realisert.
Det ser ut til at virksomhetene opplever at digitalisering de to siste årene har bidratt mest til forenkling gjennom mer effektive kjøp og enklere prosesser (redusert tidsbruk og redusert antall feil), og ved bedre regelverksetterlevelse (bedre kommunikasjon med leverandør og bedre regelverksetterlevelse). Bedre kjøp og behovsdekning, slik som bedre pris, flere leverandører (per konkurranse) og bedre beslutningsstøtte til ledelsen, får en noe lavere score hos virksomhetene.
Bli den første til å kommentere på "Anskaffelsesundersøkelsen (X): Gjenbruk av data lite utnyttet – eller umulig"