Lillesand kommune har alvorlige utfordringer knyttet til forvaltningen av rammeavtaler, konkluderer Sørlandets kommunerevisjon i en forvaltningsrapport. Men, heter det, hadde kommunen fulgt deres egne, tilfredsstillende rutiner hadde flere av problemene kunne vært avhjulpet. Kommunen har bl.a. i flere tilfeller anskaffet varer og tjenester hvor tidligere inngåtte rammeavtaler er utløpt flere år tilbake. Slikt kan medføre økonomiske konsekvenser, bl.a. mulige KOFA-gebyrer, skriver revisjonen, og legger til: Problemer med omdømmet.
Terskelverdi og dokumentasjon
Men kommunen har utfordringer med å overholde krav om konkurranse ved gjentagende anskaffelser under 100 000 som kan overstige terskelverdien over tid, heter det. Manglende konkurranse medfører forskjellsbehandling av lokale næringsliv, noe som synliggjøres at tre leverandører i utvalgsperioden på to år har levert varer og tjenester for mellom 461 000 og 535 000 uten at det er gjennomført konkurranse.
I anskaffelser over kr 100 000 har kommunen i flere tilfeller synliggjort at man har forståelse for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon i anskaffelsesprosessen, men det mangler anskaffelsesprotokoller i 8 av 16 tilfeller, fremholdes det i revisjonsrapporten.
Rammeavtaler
Revisors gjennomgang av Lillesand kommunes rammeavtaler avdekker flere alvorlige utfordringer som gjør det vanskelig å vurdere om kommunen har overholdt den totale anslåtte verdien for håndverkertjenester. Kommunen har kunngjort kontrakter med et estimert timeomfang per år og en samlet verdi på 35 mill for kontraktsperioden (4 år), men uten maksimal verdi for hver kontraktsområde.
Revisor er ikke forelagt dokumentasjon som viser at de valgte leverandørene har inngitt prislister, og slik sett er det en usikkerhet om kommunen har oversikt over leverandørenes prislister. Det svekker kostnadskontrollen, og utgjør, etter revisors vurdering, en økonomisk risiko for kommunen.
Kontraktsoppfølging
Revisor kan ikke bekrefte om den samlede anslåtte verdien er overholdt, men det er sannsynlig å legge til grunn at den er overskredet sett i lys av at 6 av 11 rammeavtaler samlet utgjør en påløpt kostnad på ca. 29 mill. av den samlede anslåtte verdien på 35 mill. Kommunens regnskapssystem er ikke egnet for å sikre en tilstrekkelig overvåking av rammeavtaler, og det er avdekket mangler i den praktiske kontraktsoppfølgingen til tross for etablerte rutiner.
Anbefalinger
Revisor anbefaler at kommunen:
– I større grad sikrer implementering av rutiner, prosedyrer og maler i sektorer og enheter.
– Opprettholder fokus på politisk vedtatte mål og strategier for anskaffelsesarbeidet, samt prioriterer tiltak med rapportering omkring innkjøpsarbeidet i økonomiplan, årsberetning og tertialrapporter med tydelig lederforankring blant sektorledere.
– Opprettholder fokus på kompetanse i organisasjonen med særskilt fokus på forbedringsarbeid knyttet til nedtegning av vesentlige beslutninger i anskaffelsesprosesser herunder skatte- og mva. attester.
– Tar stilling til om rammeavtaler hvor avtalens samlede verdi er oversteget skal termineres, og vurderer utløpte rammeavtaler med den hensikt å sikre at man ikke fremdeles anskaffer varer og tjenester fra leverandørene uten å ha en gyldig avtale.
– Så snart som mulig etablerer systemer som kan sikre en tilstrekkelig overvåking av kommunens rammeavtaler når det kommer til de samlede avrop og avtalenes restverdi.
Bli den første til å kommentere på "Revisjon: Fulgte ikke egne rutiner, fikk alvorlige rammeavtale-utfordringer"