Sju av ti som gjør innkjøp i Hustadvika kommune sier at de «ikke bruker innkjøpsreglementet» eller bruker det «av og til». Tja, heter det i en revisjonsrapport, hva betyr det? At de ikke bruker det og burde brukt det, eller er klar over hva reglene er og holder seg innenfor? Dessuten sier godt over fire av ti at de ikke er blitt invitert på kurs, og da er det høy risiko for at det gjøres feil. Kommunen bør ta grep for å sikre at ansatte som foretar innkjøp, får tilstrekkelig opplæring, og noen bør følge opp medarbeidere som ikke gjennomfører innkjøp etter regler og rutiner.
Møre og Romsdal Revisjon SA har utført en undersøkelse – som ikke er en forvaltningsrevisjon – bestilt av kontrollutvalget i kommunen, som har litt i overkant av 13 300 innbyggere og holder til i Møre og Romsdal. Undersøkelsen har fokus mot ulike forhold til kommunens praktisering av innkjøp.
Ikke kurs i 2023 eller 2024
Etter revisjonens vurdering har ikke kommunen har hatt tilstrekkelig oppmerksomhet mot opplæring de siste årene. Det er en høy andel at 41,7% at de ansatte som ikke har blitt invitert til kurs. Kommunen sikrer derfor ikke at ansatte får nødvendig opplæring i nytt innkjøpsregelverk og innkjøpsrutiner, fremgår det av undersøkelsesrapporten.
Revisjonen konstaterer at kommunen ikke har holdt kurs eller opplæring om regelverk eller rutiner for ansatte de to siste kalenderårene. Kommunen har ikke kunnet prioritert kurs, da det har vært andre arbeidsoppgaver som de har måttet prioritert høyere. Her bemerker revisjonen at en del av de ansatte mener de har den kompetansen de trenger og over 50% svarer at de har tilegnet seg kunnskapen selv. – Det kan likevel vanskelig å vite at de ansatte faktisk har den kompetansen de trenger når det ikke er holdt kurs i 2023 og 2024, fremholder revisjonen. Vår vurdering er derfor at kommunen bør sikre at ansatte som foretar innkjøp, får tilstrekkelig opplæring.
Høy risiko for feil
På den bakgrunn anbefales det at kommunen bør vurdere hvor stor andel av innkjøperne som bør være kurset til enhver tid og vurdere hvordan kommunen kan sikre at kompetansen vedlikeholdes. – Vi vurderer, heter det, risikoen som høy for at noen kan gjøre feil når så mange svarer at de ikke bruker regelverket og ønsker mange mer opplæring. Kommunen bør etablere et system slik at oppdatert kompetanse når ut til alle som har innkjøpsmyndighet.
Undersøkelsen avdekker at 69,5% av respondentene at de «ikke bruker innkjøpsreglementet» eller bruker det «av og til». – Det kan, kommenterer revisjonen, selvsagt bety at de ikke har behov for å undersøke reglementet, men er klar over hva reglene er og holder seg innenfor. Dersom vi tolker det negativt, at de ikke bruker det og burde brukt det, tilsier tallene at regler og rutiner ikke er implementert.
Noen må følge opp
I stikkprøvekontrollen blir det svart at dersom man ikke følger reglene og eller ikke bruker rammeavtalene, er det ingen som følger opp dette. Noen ansatte kan også mangle insentiv for å følge rutinene, eller mangle forståelse for at rutiner skal følges, slik revisjonen ser det, og anbefaler at kommunen bør sikre at noen tildeles rollen å følge opp medarbeidere som ikke gjennomfører innkjøp etter regler og rutiner.
Tross mye bra vurderer revisjonen at implementeringen av innkjøpsregelverk og -rutiner kan bli bedre. – Det er indikasjoner på at noen ansatte ikke følger rutinene, en del mangler kompetanse, det er ikke satt av ressurser til opplæring og det er ikke systematisert oppfølging av de som ikke følger reglene. Ifølge teorien mangler implementeringsdriverne, trening, veiledning og administrativ støtte.
Anbefalingen er at kommune bør bruke ressurser på å fullføre implementering av opplæring. Dette gjelder også oppfølging og kontroll etter en implementering er gjennomført, slår revisjonen fast.
Bli den første til å kommentere på "Revisjon: Må skjerpe innkjøpsopplæring, samt følge opp de som bommer"