Kommunen hadde ikke tilstrekkelig kompetanse for offentlige anskaffelser i investeringsprosjekter. Overvåkningen av rammeavtale-bruk holdt heller ikke mål. Dette må det bli orden på, fremgår det blant læringspunktene i en revisjonsrapport knyttet til et investeringsprosjekt i Grimstad kommune. Om det er hensiktsmessig å bruke rammeavtaler i større investeringsprosjekter bør også vurderes nøye, heter det fra revisor, som mener å ha funnet et eksempel på at man synes å unngå grunnleggende krav til konkurranse basert på et ønske om å benytte en bestemt leverandør.
Sørlandet kommunerevisjon IKS har gjennomført en undersøkelse i Grimstad kommune knyttet til investeringsprosjekter ved kulturhuset i Grimstad, det såkalte PAN-prosjektet. Dette har en historikk og kompleksitet som har gjort det utfordrende å skaffe til veie tilstrekkelig informasjon og ikke minst dokumentasjon for hele prosjektets varighet, heter det i rapporten «Investeringsprosjektet PAN Revisjonsrapport for kontrollutvalget i Grimstad kommune».
Kostnadene mer enn doblet seg
Prosjektet har fremfor å kunngjøre konkurransen på nytt, etter avlysning i 2020, valgt å gjennomføre anskaffelser basert på avrop på kommunens rammeavtaler. Etter revisors vurdering har det påført prosjektet en økt risiko. På det tidspunkt dette ble besluttet hadde man ikke tilstrekkelig estimater, noe som for øvrig synliggjøres mellom de seneste kalkyler. Bare bygningsmasse økes fra vedtatt budsjett på kr 5,84 mill. ekskl. mva. til kr 14,19 mill. ekskl. mva.
Det kan, etter revisors vurdering, foreligge tydelige indikasjoner på at man i prosjektet har hatt manglende kunnskap omkring grunnleggende krav til offentlige anskaffelser når man baserer seg på direkteanskaffelser for vesentlige beløp: – Avrop av varer og tjenester fra underleverandør av lydsystemer gjennom rammeavtale for elektro, er for revisor også et eksempel på at man synes å unngå grunnleggende krav til konkurranse basert på et ønske om å benytte en bestemt leverandør, skriver revisjonen.
Vesentlige overskridelser
Kommunen vurderes å være innenfor formålet med inngått rammeavtale, men det påløper til enhver tid påslag for bruk av underleverandører som kunne vært unngått om man gjennomførte konkurranse. – Konsekvensen av risikoen man påtar seg ved å benytte rammeavtaler i investeringsprosjekter med relativt store økonomiske omfang, fremholdes det i revisjonsrapporten, synliggjøres ved at to rammeavtaler er vesentlig overskredet. Dette avdekker etter revisors vurdering at da man gjorde beregninger av anslått verdi knyttet til disse, i liten grad tok høyde for benyttelse av disse i større investeringsprosjekter.
Revisjonen har spurt om styringsgruppen for prosjektet har hatt den den tilstrekkelige kompetansen som har vært nødvendig i prosjektet. Når det gjelder anskaffelser har styringsgruppen ment at de er foretatt på bakgrunn av fagkompetanse i innkjøpsavdelingen. Gruppen har ikke vært gjort kjent med de risikoer som følger av bruken med rammeavtaler eller at det er foretatt ulovlige direkteanskaffelser i prosjektet, heter det fra revisors side, og
Trenger mer innkjøpsbistand
– Tettere oppfølging og støtte fra økonomi og/eller innkjøp kunne potensielt bidratt til å avdekke anskaffelsenes risikoforhold.
Fra kommunens side, bemerker revisjonen, pekes det på at sektoren (investering/bygg) trenger mer bistand fra kommunens innkjøpsfunksjon til kontraktsoppfølging, og kontroller-bistand til å «overvåke» hvor mye som er påløpt den enkelte kontrakt, samt oppfølging av når den maksimale verdien på kontrakten nærmer seg.
Bli den første til å kommentere på "Kommune-prosjekt: Hverken innkjøpskompetanse eller rammeavtale-overvåking var god nok"