Arendal kommune varsler krafttak på anskaffelsesfronten. En sterkt kritisk revisjonsrapport er forklaringen. Kompetansen skal opp, likeledes kapasiteten, og, ikke minst: Kontrollen med og oppfølgingen av rammeavtaler skal opp mange hakk. De som har med anskaffelser å gjøre i kommunen, skal dessuten involveres i kommunens budsjettarbeid. Dette fremgår av en rapport kommunedirekten har laget på anmodning fra kommunens kontrollutvalg.
Nylig gjorde kommunedirektøren rede for hva som er satt i gang for å følge opp den sterke kritikken i revisjonsrapporten. Han slår fast at det skal etableres et system for å følge opp rammeavtalene på en bedre måte – et fagsystem som sikrer at kommunen har tilstrekkelig overvåking av rammeavtalens verdi.
Analysesystem
I høst er et analysesystem fra Ignite Procurement anskaffet. Fagsystemet, som skal tas i bruk i høst, gjør det mulig å følge opp innkjøpskostnader på en mer strukturert måte. En forutsetning for riktige analyser er god nok datakvalitet, bl.a. at alle fakturaer fra avtaleleverandører inneholder avtalenummeret, heter det. Anskaffelsesstaben er også i dialog med IKT Agder om å innføre kontraktsnummer som konteringsdimensjon i Xledger.
Kontrollutvalget bad også kommunedirektøren om å etablere en systematisk tilnærming til innkjøpsarbeidet, hvor lederforankring gis tilstrekkelig oppmerksomhet. Av redegjørelsen fra kommunedirektøren fremgår det bl.a. at Anskaffelsesstaben blir involvert i budsjettarbeidet til de ulike sektorene, og planer for fremtidige anskaffelser.
Skal klargjøre roller
Å sikre at ledere med delegert myndighet vurderer innkjøpsstruktur, dvs kompetanse, roller, ansvar og myndighet knyttet til offentlige anskaffelser var et annet krav fra kontrollutvalget. Her kunne kommunedirektøren fortelle at det er utarbeidet et anskaffelsesmandat hvor roller i anskaffelsesprosessen fremkommer. Det sees også på å innføre en fullmaktsmatrise for anskaffelser som en støtte til delegeringsreglementet.
Maler og sjekklister for praktisk bruk til Anskaffelsesstaben er under utarbeidelse og vil fortløpende bli gjort tilgjengelig på kommunens intranett. Og:
Behov for mer anskaffelseskompetanse
– Kommunedirektøren ser at behovet for anskaffelsesstøtte er et økende behov. I dag er det 5 ansatte som jobber med anskaffelser i stab i sektor Økonomi og strategi. Det er et særlig behov for å gjennomføre anskaffelser i kommunalteknikk og Arendal eiendom, men også i kommunen for øvrig. Per september har stab anskaffelser 26 anskaffelser som ikke er startet og 23 påbegynte anskaffelser. Kommunen har også 80-90 aktive avtaler som skal følges opp.
For å kunne gjennomføre et slikt antall anskaffelser og følge opp kontrakter er det behov for å øke kapasiteten på sikt, konstaterer kommunedirektøren. Det har blitt et større behov for anskaffelseskompetanse i kommunen og en betydelig økt mengde anskaffelser som gjennomføres. For sammenlignbare kommuner som Larvik og Ålesund kommune er det over omtrent det dobbelte med ressurser til dette.
Bli den første til å kommentere på "Fikk revisjonskritikk: Arendal varsler krafttak når det gjelder anskaffelser"