Dokumentasjon har åpenbart vært en akilleshæl når Nordlands-kommunen Saltdal skulle gjøre anskaffelser: Anskaffelsesprotokoll fantes bare i tre av de 13 revisorsjekkede sakene, ingen av de 13 inneholdt skriftlig beregning av anskaffelsens verdi og protokoll fra tilbudsåpningen ble funnet i bare to av de tretten. Dette fremgår av en revisjonsrapport, der det også pekes på at miljøkrav bare var med i tre av de tretten sakene.
Saltdal kommune med sine drøyt 4600 innbyggere hører hjemme i Salten i Nordland. Revisjonsrapporten fra Salten kommunerevisjon IKS gjelder kommunens håndtering av sine anskaffelser. 13 saker er gjennomgått, og den overordnede konklusjonen er at kommunen har mye bra kompetanse på området og gjennomfører konkurransene planmessig.
Protokoll og miljøkrav
Men ingen av de 13 sakene inneholdt en skriftlig beregning av anskaffelsens verdi, m.a.o. er ikke dokumentasjonskravet oppfylt. Anskaffelsesprotokoll er bare ført i tre av de 13 sakene, melder revisjonen, som det være et godt og viktig grep å få satt opp en ny god mal for anskaffelsesprotokoll som passer inn i kommunens systemer for offentlige anskaffelser.
Når det kommer til å stille miljøkrav er dette gjort i tre av tretten saker. Likevel er det bare tre av sakene som ligger over nasjonal terskel som mangler miljøkrav. Dette er de største innkjøpene og dermed de det er viktigst å stille miljøkrav i, konstaterer revisjonen.
Gammelt innkjøpsreglement
Protokoll fra tilbudsåpningen er funnet i bare to av de tretten sakene, og i rapporten pekes det dessuten på at kommunens innkjøpsreglement er gammelt og mangler oppdateringer til nytt lovverk. Kommunen trenger å fornye sitt innkjøpsreglement og få på plass rutinebeskrivelser for arbeidsoppgavene slik at det blir lettere for de ansatte å følge opp dokumentasjonskravene. En detaljert behandlingsrutine vil også ha potensial til å bedre likebehandlingen utad og føre til bedre etterprøvbarhet, heter det.
Av rapporten fremgår det at revisor peker på at det er viktig å ha klare og formelle interne retningslinjer for håndtering av habilitet. Mangel på rutiner kan fort føre til at det gjøres feil på området, heter det. For å avhjelpe denne mangelen bør Saltdal kommune få på plass en mal for vurdering av egen habilitet, og en beskrivelse for hvordan habilitetsutfordringer skal løses for de forskjellige ansatte som arbeider med offentlige anskaffelser.
Åtte anbefalinger
Konklusjonen er oppsummert i åtte punkter, bl.a. anbefales det at kommunen begynner å skrive anskaffelsesprotokoll for alle sine anskaffelser. En helhetlig rutine for behandling av anskaffelsene må på plass, og i den bør det tas med hvordan de ivaretar habilitet. Kommunen bør utarbeide maler for habilitetsvurdering, anskaffelsesprotokoll og åpningsprotokoll, og sørge for å skrive utfyllende åpningsprotokoll.
Beregning av anskaffelsesverdi i anskaffelsesprotokollen er et anbefalt tiltak, likeledes å utvikle en rutine for hvordan de vil følge ny lovgivning om miljøkrav, fremgår det av revisjonsrapporten.
Revisjonsrapporten finner du ved å søke opp https://www.forvaltningsrevisjon.no/sok/ og skrive Saltdal kommune i søkefeltet.
Det er ikke noe krav i anskaffelsesregelverket om “å skrive utfyllende åpningsprotokoll”.
Revisjonen synes å utlede et slikt krav fra FOA § 22-3 (4). Bestemmelsen retter seg imidlertid mot spesifikke krav til konkurransegjennomføringsverktøyets funksjoner, og ikke et krav om å skrive åpningsprotokoll.
Innkjøpskontoret har et informativt skråblikk på temaet i dette innlegget https://innkjopskontoret.no/apningsprotokoll-hva-er-det-for-noe-egentlig/