Effektiv nytte av teknologi-leverandører er vesentlig suksessfaktor når offentlig sektor skal digitalisere sine tjenester og operasjoner. Men gjentagne forsinkelser og kostnadsoverskridelser underminerer evnen til å nå målene. En fersk revisorrapport lanserer læringspunkter til bruk ved digitale anskaffelser, gjerne de store, omfattende med formål å støtte forretningsendringer. Å koble tettere sammen kommersielle og digitale spesialister i forbindelse med anskaffelser, er ett av rådene.
Dette fremgår av «Government’s approach to technology suppliers: addressing the challenges» utarbeidet av National Audit Office (NAO), den britiske riksrevisjonen. Britisk offentlig sektor bruker om lag 195 milliarder kroner årlig på anskaffelser av digitale programmer og teknologi.
Læringspunkter
Rapporten lanserer læringspunkter for myndighetene til bruk ved digitale anskaffelser. Det er fokus på store teknologi-anskaffelser med formål å støtte forretningsendringer, inkludert digital transformasjon og planlegging for fremtidens teknologi. En utfordring er at det ikke er god nok koordinering mellom ulike etater. En har f.eks. et hovedansvar for kommersielle oppgaver, men har ikke nok digital kunnskap til å sørge for gode kjøp av programmer eller tjenester. En annen etat har ansvar for digital- og datapolicy, men har hverken ansvar for digitale anskaffelser eller kapasitet til det.
NAO skriver at de ikke sett at myndighetene har foretatt en formell vurdering av sine behov for digitale anskaffelser eller laget en plan for å rekruttere og beholde personer med digitale kompetanse.
Kontraktoppfølging
Løpende leverandørstyring er avgjørende for å administrere leverandørrelasjoner og sikre at leverandørene leverer forventet verdi, fremgår det av revisjonsrapporten. Teknologileverandører spiller en viktig rolle i å gi støtte til og modernisere offentlig sektor. For å lykkes kreves en moden relasjon. Intervjuobjekter fortalte, ifølge NAO, at avdelinger altfor ofte bruker betydelige ressurser på å få på plass en kontrakt, men at det ikke er tilstrekkelig oppmerksomhet og ressurser til å administrere kontrakten etter tildeling.
Eksisterende anskaffelsesveiledning tar dessuten ikke opp all kompleksiteten i digitale, kommersielle problemstillinger knyttet til større virksomhetsendringer. Avdelingene utnytter heller ikke sin digitale ekspertise fullt ut når de anskaffer til bruk i teknologiaktiverte forretningsendring. Kommersielle team i avdelinger fører an, og tar de fleste avgjørelser om digitale anskaffelser – ofte uten å søke digital kompetanse.
Holdt utenfor
Selv om noen digitale avdelingsteam har personer med både digitale og kommersielle ferdigheter, fortalte flere digitale sjefer og informasjonsansvarlige NAO at de kan bli holdt utenfor fra å gi råd om digitale endringsanskaffelser. Noen ganger blir de først involvert for sent, f.eks. etter at kontrakter er signert. Når spesialister prøver å inkludere sentrale krav for integritet i og det løpende vedlikeholdet av systemer, er det en risiko for at disse kan bli fjernet av kommersielle team som “besparelser” til kontrakten.
Det bør, skriver NAO, arbeides med å identifisere hvilke ytterligere forhandlingsgrep som finnes utover dette med volum og prisavtaler. Det bør omfatte veiledning for kontrakter for digitale anskaffelser som beskriver hvordan man best kan vurdere alternativer og forhandle om forhold som betalingsvilkår og fleksibilitet for å sikre at det ikke betales mer enn nødvendig.
Tiltak
På myndighetsnivå bør man, fremholder NAO, styrke sin klientfunksjon for digital endring med sikte på å identifisere og utvikle nøkkelkrav før anbud og tilbudsprosesser starter. Dessuten bør man forbedre hvordan beslutningstakere og tekniske spesialister jobber sammen med innkjøpsspesialister, og sikre at digitale spesialister går i front når det gjelder teknisk leverandørengasjement.
Bli den første til å kommentere på "Britiske læringspunkter for effektiv nytte av teknologi-leverandører"