Hadde ikke fulgt opp kravet om rutine for oppfølging av miljøkrav i anskaffelser

Regelverks-kravet om å ha rutine for oppfølging av anskaffelser der det er satt miljøkrav er ikke blitt fulgt opp. Oppfølging av miljøkrav er gjennomgående lite systematisk og risikobasert. Innkjøpssamarbeidet har imidlertid etablert praksis med oppfølging av miljøkrav gjennom leverandørmøter. Tilsvarende er ikke er etablert i kommunene, men de gjør noe leverandør-oppfølging av mer uformell karakter. Dette konkluderer bl.a. Innlandet Revisjon med etter å ha foretatt en forvaltningsrevisjon for tre Hadelands-kommune.

Innlandet Revisjon har utført forvaltningsrevisjonsprosjektet «Anskaffelser i Hadeland – ivaretakelse av samfunnsansvar» på oppdrag fra kommunene Lunner, Gran og Jevnaker. De tre har etablert felles innkjøpsordning som et administrativt vertskommunesamarbeid med Gran som vertskommune (Innkjøpssamarbeidet Hadeland (ISH)). Kommunene på Hadeland kjøper årlig varer og tjenester for ca. 760 mill. kroner.

32 utvalgte anskaffelser

Formålet med revisjonsprosjektet har vært å undersøke anskaffelsespraksis til Hadelandskommunene når det gjelder useriøse leverandører og sosiale hensyn. Revisjonen har bl.a. gjennomgått anskaffelsesdokumentasjon fra 32 utvalgte anskaffelser og gjort intervjuer med nøkkelpersonell.

Revisjonen fant at ISH har etablert praksis med å foreta en årlig risikovurdering av sine anskaffelser med tanke på risiko for brudd på menneskerettigheter. Tilsvarende risikovurdering gjøres ikke av den enkelte kommune, heter det. Hadelandskommunene etterlever i stor grad reglene om å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår i sine anskaffelser, men noen grad av variasjon i praksis mellom ISH og den enkelte kommune er funnet. Manglende etterlevelse gjelder i kommunene, heter det.

Lagt planer

ISH har etablert tilfredsstillende praksis når det gjelder å vurdere hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning gjennom årlig risikoanalyse og at det foretas vurdering av miljøbelastning. i forkant av den enkelte konkurranse. Samme systematiske praksis synes ikke å være etablert i den enkelte kommune.

ISH har utarbeidet rutine for oppfølging av krav til lønns- og arbeidsvilkår i Hadelandskommunene. Revisjonens undersøkelser viser at ISH følger rutinen, mens den ikke er iverksatt i særlig grad i den enkelte kommune. Arbeidet med å følge opp rutinen i den enkelte kommune er satt på dagsorden i 2024 og det er lagt planer for systematisk arbeid med risikovurderinger og kontrollaktivitet på bakgrunn av risikovurderingene.

Oppfølging av miljøkrav

Kravet i regelverket om rutine for oppfølging av anskaffelser der det er satt miljøkrav er ikke blitt fulgt opp. Oppfølging av miljøkrav er gjennomgående lite systematisk og risikobasert. ISH har imidlertid etablert praksis med oppfølging av miljøkrav gjennom leverandørmøter. Samme systematiske praksis er ikke er etablert i kommunene, men det gjøres noe oppfølging mot leverandører av mer uformell karakter. Revisjonen ser det som positivt at ISH arbeider med å utarbeide en rutine for oppfølging av ulike typer krav i kontrakter, herunder miljøkrav.

Anbefalinger

Med bakgrunn i funn og vurderinger har Innlandet Revisjon formulert noen anbefalinger til Hadelandskommunene som innkjøpere. Kommunene bør:

• følge opp arbeidet som er satt i gang med å gjøre risikovurderinger, utføre kontroller og rapportere gjennomførte aktiviteter i tråd med «Rutine for etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår».
• sørge for at gjeldende malverk, som standardavtaler, er godt kjent for alle som arbeider med anskaffelser både i ISH og de tre kommunene. Dette gjelder spesielt nye bestemmelser for å ivareta sosiale hensyn etter nytt lovverk gjeldende fra 1.1.2024.
• følge opp arbeidet som er satt i gang for å ta i bruk «Rutine for etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår» i alle deler av organisasjonen i den enkelte kommune.
• etablere rutiner for risikovurdering og systematisk vurdering av miljøbelastning i forkant av anskaffelser i den enkelte kommune.
• i større grad stille klima- og miljøkrav i anskaffelser.
• utarbeide rutine for oppfølging av anskaffelser der det er stilt miljøkrav.