Råd i innkjøpsreglement: Ikke ta alt leverandørene sier for god fisk

Markedsdialog er bra, men vær kritisk til råd som kommer fra leverandørene m.a.o. ta ikke alt leverandørene sier, for god fisk. Dette rådet fremgår av det 70 sider lange innkjøpsreglementet som Stryn kommune nå har fått. Reglementet er for øvrig en imponerende, eneste lang sjekkliste for den som måtte ha behov for å arbeide med en anskaffelse. Med reglementet i hånd, skal det mye til for å trå feil.

Stryn kommune ligger innerst i Nordfjord i vestland, og har om lag 7200 innbyggere. For et år siden fikk kommunen sin overordnede innkjøpsstrategi, nå foreligger også et innkjøpsreglement.

I reglementet gis en detaljert oversikt over innkjøpsprosessen fra planlegging til kontraktsoppfølging. Et eksempel: Ingen skal starte en innkjøpsprosess før det er kartlagt om det er budsjett til innkjøpet. Og: Før man starter en innkjøpsprosess skal man alltid først sjekke om man allerede har en rammeavtale som dekker aktuelt område. Dersom slik avtale finnes, skal varen eller tjenesten kjøpes hos avtaleleverandøren.

Under 100 000

Innkjøp under kr. 100 000 kommenteres. Selv om anskaffelsesloven ikke gjelder her, heter det, skal man undersøke markedet og be flere leverandører om tilbud for å utnytte kommunens ressurser på best mulig måte. Kommunen har på egen kjøl innført at det ikke er krav til å undersøke pris fra flere leverandører dersom den anslåtte verdien på anskaffelsen er under 15 000. Heller ikke noe krav til egen protokoll her, men dokumenter av betydning i saken skal arkiveres.

Når man skal kunngjøre en konkurranse, skal lokalavisen benyttes for oppdrag under 1,3 mill, alternativt invitere minst tre lokale tilbydere. Fins ikke slike, skal Doffin brukes, fremgår det av reglementet.

Sjekkliste og innkjøpssamarbeid

I en serie med vedlegg kan man finne et flytskjema for innkjøp, sjekkliste for å analysere behov, sjekkliste ved innkjøp både for innkjøper og leverandører – og til å analysere livssykluskostnader. Det er eksempel på konkurransegrunnlag for bygg og anlegg – også et eksempel på tilsvarende basert på standarden NS3450. Et vedlegg gir også et eksempel på anskaffelsesstrategi for bygg og anlegg, en evalueringsmatrise.

Kommunen har et innkjøpssamarbeid med Kinn kommune, en del av et samarbeid mellom flere kommuner. Der det er motstrid mellom Stryn kommunes innkjøpsregelverk og vertskommune Kinns regelverk, er det beste praksis og vertskommunens (m.a.o. Kinns) regelverk som skal gjøres gjeldende.

Lokale – og markedsdialog

Stryn prioriterer, så langt det er mulig, å legge til rette for at lokalt næringsliv skal kunne delta i anbudskonkurranser på lik linje med større aktører. Og nytten av markedsdialog trekkes frem, men, minnes det om: vær obs på kravet om likebehandling og faren for konkurransevridning:

• Sørg alltid for å snakke med flere leverandører, helst samlet i et felles møte.
• Vær obs på at leverandørene man er i kontakt med, ikke skal oppnå urimelig konkurransefordel.
• Vær kritisk til råd som kommer fra leverandørene.