Ny anskaffelseslov kommer (IV): Vesentlig med smartere ressursbruk og tydeliggjøring av regelverk

(Roger Bang Eie) – Nytt regelverk må gi avklaringer på de områder det er mye usikkerhet i dag. Riktige tiltak kan legge til rette for raskere gjennomføring av mindre anskaffelser, slik at oppdragsgiver heller bruker ressursene på de større og mer kritiske. Slik forklarer Tine Sæbø og Hilde Olsen – begge jurister, ansatt i Inventura til Anbud365 – når vi ber om kommentarer til ny anskaffelseslov, som etter hvert legges frem for Stortinget. – Anskaffelsesprosessen må bli mer forutsigbar og effektiv for både oppdragsgiver og leverandører.

I år vil regjeringen legge frem ny lov om offentlige anskaffelser. Forslaget legges frem for Stortinget i løpet av året. Anskaffelsesutvalget med sitt mandat for gjennomgåelse av regelverket, har i forkant invitert til innspill og fått mange forslag fra ulike hold. Anbud365 har vært i kontakt med ulike aktører, for å høre hva som oppleves viktig å få på plass, ved ny anskaffelses lov. Dagens kandidater: Tine Sæbø, partner, jurist og leder offentlige anskaffelser – Hilde Olsen, rådgiver, jurist og leder for faggruppen offentlige anskaffelser – begge ansatt i Inventura.

Tine Sæbø er partner, jurist og leder for offentlige anskaffelser i Inventura. Tine har lang erfaring med offentlige anskaffelser, både som ansatt i det offentlige og som konsulent. Tine har erfaring med å bistå både oppdragsgivere og leverandører i en rekke ulike anskaffelser. 

Hilde Olsen er rådgiver, jurist og leder av Inventuras faggruppe for offentlige anskaffelser. Hilde har jobbet med offentlige anskaffelser, særlig knyttet til entreprise, i Inventura de siste tre årene. 

Anbud365: Hva er viktigst å få på plass og hvorfor?

Inventura: Det er viktig at nytt regelverk bidrar til å gjøre anskaffelsesprosessen mer forutberegnelig og effektiv for både oppdragsgivere og leverandører. Da tenker vi hovedsakelig på at nytt regelverket må gi nødvendige avklaring på de områder det er mye usikkerhet i dag. Vi vil særlig trekke frem:

–  Tydelige avklaringer på hvordan oppdragsgivere skal håndtere klima og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Det nåværende regelverket er utfordrende i praksis, og det virker i mange tilfeller lite hensiktsmessig med en hovedregel om at klima og miljøhensyn skal vektes med minst 30%, ettersom det ofte er minstekrav som sikrer størst miljøgevinst.

Vi opplever at dagens regel krever mye ressurser fra oppdragsgiver, uten at de alltid sikrer den mest miljøvennlige løsningen. Vi mener derfor at en bestemmelse som gir oppdragsgivere større skjønnsfrihet til å avgjøre hvordan klima og miljøhensyn best ivaretas, bør prioriteres.

–  Klarere regler for hvordan vesentlige avvik skal håndteres i konkurranser med forhandlinger, samt hvordan endringer i konkurransedokumentene etter kunngjøring skal vurderes. En mer presis definisjon av hva som utgjør vesentlige endringer, vil gi oppdragsgivere bedre fleksibilitet slik at man unngår å enten måtte avvise leverandører fordi man er usikker på om et avvik kan forhandles bort, eller å avlyse konkurranser hvor det egentlig bare er behov for mindre endringer, som rent faktisk ikke påvirker deltakerinteressen. Slik regelverket er utformet nå, er det en del uklarheter som begrenser oppdragsgivers fleksibilitet.

–  Et annet viktig effektiviseringstiltak er å heve innslagspunktet for anvendelsen av regelverket, fra 100 000 kr til minst 300 000 kr, eller kanskje til 500 000 kr, som er terskelen for krav om skatteattest. Uansett bør innslagspunktet inflasjonsjusteres jevnlig. Dette vil være et viktig tiltak for å sikre mer effektiv gjennomføring av mindre anskaffelser, slik at oppdragsgivere heller kan bruke sine ressurser på de større og mer kritiske anskaffelsene.

Anbud365: Hva tenker dere om overordnede samfunnsmål og hvordan bør de rangeres?        

Inventura: Det er positivt at formålsbestemmelsen reflekterer de formål og samfunnshensyn lovgiver ønsker å fremme gjennom anskaffelsesregelverket. Vi er imidlertid usikre på hvordan formålsbestemmelsen skal anvendes i praksis, og hvilken funksjon den er ment å ha ved gjennomføringen av anskaffelsesprosesser.

Vi tror det vil være hensiktsmessig å la oppdragsgiver velge selv hvilken prioritet de ulike samfunnsmålene skal ha for den enkelte anskaffelse, ettersom dette vil kunne variere, blant annet basert på anskaffelsens art. Generelt mener vi at bærekraft bør være et av de viktigste samfunnsmålene, da det har langsiktige konsekvenser for både samfunn og miljø. I tillegg bør sosialt ansvar prioriteres høyt, da det er vesentlig at offentlige oppdragsgivere sikrer at blant annet grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold ivaretas i kontraktene de inngår.

For å sikre at det nye anskaffelsesregelverket er enklere å håndtere, bør det inkluderes god veiledning, særlig knyttet til de overordnede samfunnsmålene og hvordan disse skal praktiseres. Dette er viktig fordi det krever betydelig kompetanse på tvers av flere fagområder for å håndtere alle hensynene på en effektiv måte. DFØ har utviklet veiledning for håndtering av dagens klima og miljøbestemmelse, her kan det også være hensiktsmessig med veiledere for den nye formålsbestemmelsen. Dette kan for eksempel innebære å gi eksempler på ulike kontraktskrav som kan benyttes for ulike typer anskaffelser, for å sikre at samfunnshensynene blir ivaretatt.

Anbud365: Hvordan bør krav i anskaffelser dokumenteres og hvorfor?

Inventura: Det kan være hensiktsmessig at oppdragsgiver selv kan vurdere når og hvordan de ulike kravene som stilles må være oppfylt, og hvordan dette skal dokumenteres. Men i mange tilfeller sier ikke oppdragsgiver noe om dette i konkurransedokumentene, og da bør det fremgå klart av anskaffelsesregelverket hvordan de tilfellene skal håndteres. Tydeliggjøring knyttet til adgangen til å utdype og ettersende dokumentasjon for oppfyllelse av krav er også viktig for å hindre unødvendige avvisninger.

Anbud365: Vi lever i dag i hva mange oppfatter som en utrygg verden. Vil det   kunne påvirke hvordan regelverket bør utformes og i tilfelle hvorfor?

Inventura: I en tid med økt usikkerhet, bør regelverket tilrettelegge for at oppdragsgivere kan utforme kontrakter som balanserer risikoen mellom partene, særlig innen bygg- og anleggssektoren, hvor vi ser mange leverandører gå konkurs og prisene endrer seg vesentlig i løpet av en kontraktsperiode. Regelverket har begrensninger på hvilke endringer som kan gjøres i en inngått kontrakt, og hva som regnes som vesentlige endringer er ikke alltid klart. Det bør derfor gis bedre veiledning, gjerne fra lovgiver, for hvordan slike endringer kan håndteres når det oppstår uforutsette situasjoner.

Selv om endringsklausuler ikke nødvendigvis utgjør vesentlige endringer, er det utfordrende å utforme slike klausuler før kontraktsinngåelse, på en måte som er helt treffsikker. En større grad av fleksibilitet i reglene for hvilke endringer som kan gjøres, blant annet muligheten for å tilpasse endringsklausuler eller betalingsbetingelser, kan bidra til å redusere risikoen for ubalanserte kontrakter.

Bestemmelsene om oppdragsgivers adgang og eventuelt plikt, til å avvise leverandører fra enkelte land bør og gjøres mer tilgjengelige, enten gjennom tydeliggjøring i regelverket eller gjennom gode veiledere fra lovgiver.