Arendal sliter med avtaledisiplin; 20 000 fakturaer fra avtaleløse leverandører

Storkommunen Arendal med sine nær 46 000 innbyggere sliter med betydelige utfordringer med etterlevelse og avtaledisiplin i sine anskaffelser. Dette fremgår av en orientering til kommunens kontrollutvalg. Der informeres det også om at kommunen de siste 12 månedene har fått over 20 000 fakturaer fra leverandører som ikke har avtale. I en revisjonskommentar kritiseres kommuneledelsen for at mange av de tiltakene bystyret besluttet etter en kritisk forvaltningsrapport for et år siden ennå ikke er på plass. 

Kommunedirektøren opplyser i sin redegjørelse til kontrollutvalget denne gang at kommunen i perioden 31. mai 2024 til 30. mai 2025 har hatt innkjøpskostnader på ca. 1,15 milliarder kroner, fordelt på 53 413 fakturaer og 2 488 leverandører.

Uten avtale

Selv om kommunen har oversikt over alle innmeldte behov gjennom et planleggingsverktøy som også gir status på pågående anskaffelser, er det likevel betydelige utfordringer med etterlevelse og avtaledisiplin, heter det i redegjørelsen. En stor andel fakturaer kommer fra leverandører uten avtale, særlig i lavere beløpsintervaller. Av de over 41 000 fakturaene under 5 000 kr, er nær halvparten fra leverandører som ikke er registrert med avtale.

Ifølge Agderposten tyder det på utstrakt bruk av enkeltkjøp uten kontrakter. Avisen skriver også at det i fjor også ble kjent at kommunen kjøpte sjokolade, blomster, hvitevarer og PR-råd uten å inngå avtaler.

Mangler kultur

Kommunedirektøren skriver til kontrollutvalget at kommunen har systemer for styring og kontroll, men det mangler en forankret praksis og kultur for systematisk bruk av disse. Flere enheter handler uten å benytte avtaler, noe som skaper usikkerhet rundt avtalelojalitet og samlede kjøp.

Kommunens anskaffelsesfunksjon har frem til nå hatt lav modenhet. Det er svak systematikk, lav etterlevelse og begrenset lederforankring i flere deler av organisasjonen. Roller og ansvar er ikke tydelig nok fordelt, og det har vært en kultur for desentraliserte og lite koordinerte kjøp. Dette påvirker både kvalitet, økonomisk styring og muligheten for å oppnå strategiske gevinster gjennom offentlige anskaffelser.

Styring av anskaffelsesfunksjonen

Det trekkes frem at det er behov for ytterligere styrking av kommunens sentrale anskaffelsesfunksjon, bedre lederforankring av anskaffelser og en tydeligere rolle- og ansvarsfordeling. Mange av tiltakene er ennå ikke gjennomført, men behovet er tydeliggjort, fremgår det av saksdokumentene.

I sine merknader til kontrollutvalg-saken skriver Vestfold, Telemark og Agder Kontrollutvalgssekretariat IKS at det har blitt tatt tak i en del av de utfordringene som den tidligere forvaltningsrevisjonen avdekket. – Vi ser imidlertid også at det er mye som ikke har kommet på plass i løpet av det året som har gått siden rapporten ble behandlet og bystyret gjorde sitt vedtak 02.05.2024. Det er fortsatt mange tiltak som kun er planlagt og ikke gjennomført.

Ny oppfølging til høsten

På bakgrunn av bystyrets vedtak ved behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten, og i lys av kommunens anstrengte økonomi, vurderer sekretariatet at det også burde være av interesse for kommunedirektøren å få god styring på kommunens anskaffelser, med tanke på å hente ut økonomisk gevinst, fremholder kontrollutvalgsekretariatet, som anbefaler ny oppfølging i saken til høsten.