Analyseverktøy gir Bergen riktigere, billigere og mer effektive innkjøp

I 2023 gikk Bergen kommune over til et nytt og mer brukervennlig innkjøpsanalyseverktøy. Det har allerede resultert i både mer effektiv avtaleoppfølging og i nyopprettede rammeavtaler.

Du kan lese mer om framgangsmåten og erfaringene til Bergen kommune i DFØs eksempelbank: Analyseverktøy gir Bergen riktigere, billigere og mer effektive innkjøp | Anskaffelser.no

Eksempelbanken

I eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) finner du for øvrig en rekke kortfattede eksempler innhentet fra anskaffelsespraksis omkring i landet. Her er kontaktopplysninger og konkurransegrunnlag for faktiske anskaffelser, styringsdokumenter for anskaffelser, samt for kontraktsoppfølging som på ulike måter fremmer grønn omstilling og bærekraftig utvikling.

Eksempler fra «banken» vil du også finne publisert på Anbud365 i tiden fremover.

Hva gjorde Bergen kommune?

Kommunens anskaffelsesstrategi 2022–2025 har «realisere verdier» som ett av fire satsingsområder, med innkjøpsanalyse som et viktig virkemiddel.

Detaljert innkjøpsanalyse gir grunnlag både for operativ kontraktsoppfølging og strategisk innkjøpsarbeid. Bergen kommunes erfaring er at innkjøpsanalyseverktøy tidligere har krevd spesialisert kompetanse, og var noe de færreste innkjøpere og kontraktsforvaltere benyttet på egenhånd.

Med innføringen av analysesystemet Bubobubo i 2023 ble brukerterskelen lavere. Verktøyet har et brukergrensesnitt som krever bare noen få timers grunnopplæring, før bruker selv kan gjennomføre analyser på egen hånd. Etter grunnopplæringen økes kompetansen gjennom «learning by doing», ved at brukerne konfererer med hverandre, eller ved at ulike analysetema tas opp i fellessamlinger. Kommunen anbefaler samtidig å ha en eller to superbrukere for systemet, som kan bistå andre brukere.

Bergen kommune benytter i dag innkjøpsanalyse til å avdekke både behov for avtaler, omsetning på kontrakt og avtalelojalitet, og til å gjennomføre priskontroller. Akkurat hvordan kommunen gjør det, og hvilke råd den har til andre for innføring av analyseverktøy, kan du lese mer om i DFØs eksempelbank.