Snart farvel til papir, hjelp å få til elektronisk kommunikasjon

Innen halvannet år fra i dag skal all kommunikasjon som gjelder offentlige anskaffelseskonkurranser, foregå elektronisk. Allerede om ca. to og en halv måned er fristen for innkjøpssentraler og – samarbeider. – Vårt inntrykk er at mange er godt i gang, sier seksjonssjef André Hoddevik i Difi, og legger vekt på at Difi bidrar med veiledning, maler etc. Ja, til og med «førstehjelp» til dem som har problemer med å fylle ut det nye ESPD–skjemaet.

Forskriftens krav til elektronisk kommunikasjon finns i Kap. 22 og gjelder for anskaffelser etter Del II og III. Allerede nå er krav om elektronisk tilgang til konkurransegrunnlag trådt i kraft, likeledes bruk av det elektroniske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Fristen for å kunne ta imot tilbud elektronisk er 18. april for innkjøpssentraler og – samarbeider, 1. januar 2018 for øvrige statlige oppdragsgivere og 1. juli 2018 for kommunale og fylkeskommunale oppdragsgivere ellers.

Hva er status nå? Vi spør seksjonssjef André Hoddevik i Difi.

– Vårt inntrykk er at de aller fleste innkjøpssentralene/–samarbeidene er godt i gang med å få på plass løsninger for elektronisk konkurransegjennomføring (KGV). Så vel statlige som kommunale/fylkeskommunale oppdragsgivere er også seg bevisst at de skal ta i bruk KGV. Andelen kunngjøringer på Doffin generert ved bruk av KGV er også på vei opp, med en økning fra ca 18,49% i 2015 til nærmere 27,85% i 2016, m.a.o,. en vekst på 50%, sier han.

Veiledningspakke og maler fra Difi

Difi har laget en veiledningspakke med veiledning og maler til hjelp for dem som skal anskaffe en standard KGV-løsning. – Norge har i mange år hatt elektronisk kunngjøring, som er blitt integrert i KGV–løsninger på linje med maler for konkurransegrunnlag. Også når det gjelder elektronisk kommunikasjon av konkurransegrunnlag er mitt inntrykk at utviklingen er god. Utfordringen er å få til elektronisk tilbudsinnlevering og oppfølging av prosessen for øvrig, fremhever Hoddevik.

I skrivende stund har kravet om bruk av det nye, europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) vært gjeldende snart en måned. Inntrykket er at de fleste oppdragsgivere følger lojalt opp med å inkludere elektronisk utfylte ESPD-skjema i sine kunngjøringer, men at en del også må minnes på forpliktelsen. Antall leverte tilbud på noen av de kunngjort oppdragene i 2017 er foreløpig begrenset, så hvordan tilbyderne reagerer/fyller ut, vet man ikke noe om ennå. Hoddevik tror ikke at det blir like mye bråk som det er blitt i Danmark omkring disse skjemaene:

Å fylle ut ESPD–skjemaet

– Det kan være en bøyg for noen å fylle ut skjemaet første gang, men muligheten for gjenbruk er stor. Da kommer også forenklingen. Så vel Nærings– og fiskeridepartementet og Difi har laget veiledning for bruk av skjemaet, henholdsvis en regelverksorientert og en praktisk. Dessuten har Difi beredskap for å følge opp de som syntes utfyllingen av skjemaet er vanskelig.

Den norske utgaven av dette elektroniske skjemaet avviker fra EU–utgaven på ett punkt, og det har med antikorrupsjons–tiltak å gjøre. I EU–skjemaet bes man å svare på om man er domfelt for slikt, i den norske utgaven må man også svare på om man noen gang har vedtatt et forelegg for korrupsjonsliknende virksomhet.

Hoddevik forteller at Difi har informert KGV–leverandørene om ESPD–skjemaet og oppfordret til å integrere dette i KGV-løsningene. Til formålet har Difi bidratt med å skaffe interesserte KGV-leverandører EU–midler til å utvikle blant annet ESPD-støtte i løsningene.  Et konsortium på 5 leverandører og Difi har allerede fått slik støtte. Med gode erfaringer fra etablering av elektronisk faktura sikter Difi seg også inn på å etablere et nettverk av KGV–tjenester som kan samhandle.

Ingen KGV–løsning fra Difi

Mens Difi tidligere i stor grad tok sikte på å tilby innkjøpsløsninger gjennom sentrale rammeavtaler, ble strategien for noen år tilbake en annen. Man vil i stedet legge til rette for at markedet leverer de nødvendige tjenestene i åpen konkurranse. Hoddevik: –Difi har ingen planer om å inngå felles rammeavtaler for KGV–løsninger, eller selv å tilby slike løsninger.

Difi bidrar med kravspesifikasjoner, maler og veiledninger for hvordan KGV kan anskaffes. I tillegg tilbyr de en verktøykasse med programvarekomponenter og spesifikasjoner til leverandørene av KGV-løsninger. – Vi legger opp til effektiv konkurranse i markedet og lar oppdragsgiver og leverandør velge selv. Det skal over tid ikke være nødvendig for oppdragsgivere og leverandører å bruke samme KGV-tjeneste, men foreløpig må nok leverandørene forholde seg til det valget av tjenesteleverandør oppdragsgiveren har gjort, sier seksjonssjef André Hoddevik i Difi.