Undersøkelse: Kommunikasjon med leverandører en akilleshæl i Skottland

Et klart flertall av leverandører til det offentlige i Skottland mener de er i stand til å imøtekomme de kravene som stilles i den forbindelse. Det viser en undersøkelse, der store og små SMB-ere utgjorde majoriteten. Verre var det med tilbakemeldingene fra de offentlige kjøperne – hver fjerde hadde aldri hørt noe de siste to årene, mens sju av ti mente det var utfordringer med kommunikasjonen mellom tilbyder og oppdragsgiver.

Undersøkelsen blant leverandører til det offentlige ble tatt opp mellom september og november i fjor, men resultatene ble først publisert av det skotske Direktoratet for anskaffelser og eiendom nylig. Totalt ble 344 svar mottatt. Nær ni av ti som svarte var SMB (inklusive mikrobedrifter), og hver større næringssektor var representert, heter det.

Blant resultatene:

• 85 % av respondentene var enige eller helt enige i at de er i stand til å oppfylle kvalifikasjonskriteriene ved anbud.

• 79 % av respondentene var enige eller helt enige i at de er i stand til å legge inn et anbud innen de gitte tidsfristene.

• 64 % av respondentene var enige eller helt enige i at de er i stand til å svare effektivt på evalueringskriteriene for anbudskrav.

• 62 % av respondentene var enige eller helt enige i at de er i stand til å kommunisere verdiforslaget sitt effektivt for å informere tilbudene sine.

Bærekraft og kommunikasjon

Den overveiende del av de som deltok i undersøkelsen, rapporterte at bærekraft-krav alltid var med i deres tilbud (miljø, samfunnshensyn og rettferdige arbeidsforhold). Noen meldte om vanskeligheter med å få tilbakemeldinger fra skotske offentlige organer på anbudene sine, og med å kommunisere med skotske offentlige organer mer generelt.

Av de som hadde gitt tilbud på en skotsk offentlig kontrakt, rapporterte 24 % at de ikke hadde mottatt tilbakemeldinger på noen av tilbudene sine de siste to årene. Ytterligere 69 % av respondentene rapporterte at kommunikasjon med skotske offentlige kjøpere alltid, ofte eller noen ganger var en utfordring.

Betaling og opplæring

30 % av respondentene som hadde fungert som underleverandør på en offentlig kontrakt i Skottland, rapporterte at de ikke alltid hadde blitt betalt innen 30 dager etter at kontraktsparten mottok en gyldig faktura. Blant alle respondentene som hadde fungert som underleverandør, vurderte imidlertid 78 % opplevelsen som god eller utmerket.

Flertallet av respondentene rapporterte at ingen i organisasjonen deres hadde mottatt opplæring, råd eller støtte i anbudsprosessen for offentlige kontrakter i Skottland. Av de 36 % av respondentene som hadde mottatt opplæring, råd eller støtte i anbudsprosessen for offentlige kontrakter i Skottland, vurderte 57 % opplevelsen som god eller utmerket.

Flere bekymringer

Respondentene reiste noen ytterligere bekymringer i sine fritekstsvar, blant disse:

• Bekymringer rundt åpenhet og beslutningsprosessen under anbudsprosessen.
• Vanskeligheter for små bedrifter med å konkurrere om kontrakter.
• Vanskeligheter med å kommunisere med offentlige kjøpere.
• Bekymringer rundt kompleksiteten og tidskravene i anskaffelsesprosessen.