Robotisering av arkiv sparer tid og penger

Gjennom innovasjonsvennlige anskaffelser har 18 kommuner på Helgeland nå automatisert store deler av arkivdriften. Det sparer tusenvis av arbeidstimer, og gir arkivene ny prestisje.

Du kan lese mer om framgangsmåten og erfaringene til kommunene på Helgeland i DFØs eksempelbank: Robotisering av arkiv sparer tid og penger | Anskaffelser.no

Eksempelbanken

I eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) finner du for øvrig en rekke kortfattede eksempler innhentet fra anskaffelsespraksis omkring i landet. Her er kontaktopplysninger og konkurransegrunnlag for faktiske anskaffelser, styringsdokumenter for anskaffelser, samt for kontraktsoppfølging som på ulike måter fremmer grønn omstilling og bærekraftig utvikling.

Hva gjorde kommunene på Helgeland?

Digitale Helgeland er et samarbeid mellom 19 kommuner på Helgeland, med Brønnøy kommune som vertskommune, og et styre bestående av samtlige kommunedirektører. Samarbeidet har utviklet arkivdriften gjennom et prosjekt for smidigere dokumenthåndtering: ConnectFlow. Det består av fem hoveddeler. Vi skal se nærmere på to av dem, som bygger på innovasjonsvennlige anskaffelser.

Sikri

Først utviklet og implementerte Digitale Helgeland sammen med Sikri, leverandøren av sak- og arkivsystemet Elements for 18 av de 19 kommunene, en robotisert prosess for håndtering av saksdokumenter (robotic process automation – RPA). Fra august 2025 står roboten for automatisering av om lag 12 000 transaksjoner hver måned i deres Elements og sparer kommunene netto for arbeidstid tilsvarende 570 000 kroner i måneden.   

RPA-løsningen omfatter seks saksprosesser – inkludert Startlån-søknader. Her er det svært mange saksdokumenter og sakene er komplekse, så denne prosessen ble derfor utviklet spesielt.

Best of Breed

Den andre hoveddelen av ConnectFlow er DUO Arkiver fra Best of Breed. DUO leser, tolker, videresender og journalfører epost til postmottak. Fra januar 2026 er DUO fullintegrert mot Elements, og foreløpige resultater ser svært lovende ut. De 19 kommunene mottar om lag 15 000 eposter i måneden til sine postmottak – noe som summerer seg opp til omkring 9000 timeverk i året for de 19 kommunene. DUO ligger an til å spare inn i alle fall 80 prosent av denne tida.

Erfaringer

Nytten av automatiseringen er både mer attraktive arbeidsplasser med færre repetitive oppgaver, raskere saksbehandling og bedre kvalitet. Dette gir bedre tjenester til innbyggerne.

Nøkkelen til suksess var å få eierne – gjennom kommunedirektørene – til å bli enige og forplikte seg til en felles måte å gjøre ting på. Mange kommuner tror de har så unike arkivprosedyrer, men når man sammenlikner, ser man at det bare er begrepsapparatet som er ulikt. Det er mulig å samordne om man har bestemt seg for det. 

Å forhandle med leverandører på vegne av 19 kommuner har gitt svært gode betingelser.

Kommunene rapporterer at overgangen opplevdes som ukomplisert – og at erfaringene kan deles videre med andre brukere.