Innkjøp 2030: Hvorfor offentlig sektor må endre seg nå, og hvordan KI gjør det mulig

Av Sigbjørn Nome, CEO og medgründer i Ignite Procurement
Denne kronikken er et uttrykk for skribentens egne meninger og vurderinger.
Innholdet representerer ikke nødvendigvis redaksjonens synspunkter eller standpunkt. 

I sitt portrettintervju med Anbud365 oppsummerer Lennart Hovland ti år som redaktør med en observasjon om at offentlige anskaffelser har blitt langt mer profesjonalisert, og funksjonen har fått en stadig mer strategisk rolle. Han peker også på at KI vil få en hovedrolle fremover, både ved kjøp av hyllevarer og som støtteverktøy for strategiske valg.

Det er vanskelig å være uenig i noe av dette. Men jeg mener vi kan øke ambisjonsnivået ytterligere: Utviklingen går riktig vei, men den går for tregt. Lennart løfter selv fram et poeng som fortjener mer oppmerksomhet når han sier at innkjøpere må bli flinkere til å forstå hvilken makt de faktisk har gjennom rollen. Den kommentaren peker rett inn i kjernen av problemet: Potensialet i offentlig innkjøp er langt større enn det vi tar ut i dag, og vi kommer ikke videre med små forbedringer alene.

Norsk offentlig sektor kjøper varer og tjenester for over 800 milliarder kroner i året. Det er den største kommersielle aktiviteten i landet vårt. Likevel måler vi i altfor liten grad verdien som skapes på innkjøpsområdet. Det vi trenger nå er ikke ytterligere forbedring av dagens modell, men en transformasjon i hvordan vi tenker rundt offentlig innkjøp og dens rolle.

Min påstand er: Vi får ikke nok verdi for skattekronene vi bruker på innkjøp. Ikke fordi de som jobber med offentlige anskaffelser ikke gjør jobben sin. Tvert imot, de aller fleste gjør den ekstremt samvittighetsfullt. Men fordi systemet de jobber i belønner feil ting. Vi måler prosess, ikke resultat. Vi optimerer for compliance, ikke for verdiskaping. Og vi har bygget innkjøpsfunksjoner som fokuserer på å gjennomføre anskaffelser, men har mye å gå på når det gjelder alt som skjer før og etter anskaffelsen hvor mye av verdien skapes.

Det må endre seg. Og vi har nå tidenes mulighet. Kunstig intelligens er ikke svaret i seg selv, men det er katalysatoren som gjør transformasjonen praktisk mulig.

Diagnosen: Et system bygget for en annen tid

Offentlig innkjøp i Norge er fortsatt for mye preget av en tankegang der anskaffelsesprosessen er innkjøp. Kunngjøringen, kvalifiseringen, evalueringen, kontraktstildelingen. Det er disse stegene som får ressurser og oppmerksomhet. Til tross for dette tar disse prosessene altfor lang tid, og kostnadene i tidsbruk ved å kjøre mindre prosesser kan overgå investeringsbeløpene. Anbudsprosesser som i det private næringsliv tar en måned, kan i offentlig sektor være en toårs prosess. Fordi frykten for å gjøre feil er større enn ønsket om å skape verdi. Forhåpentligvis kan økt terskelverdi bidra til mer effektive prosesser på mindre beløp, men det kreves også tydelig ledelse for å sikre at dette faktisk skjer og at man har et tydelig forhold til kost/nytte ved alle prosessene som kjøres.

Videre er anskaffelsesprosessen bare ett av mange verktøy i innkjøpsfunksjonens verktøykasse. De andre er blant annet behovsanalyse, markedsdialog, kategoristrategier, kontraktsoppfølging, leverandørutvikling, risikohåndtering og oppfølging av effekter. På disse områdene henger offentlig sektor langt etter privat sektor, og det er nettopp her mye av verdien til en god innkjøpsfunksjon kan skapes og sikres. En velkjørt anskaffelsesprosess på feil behov gir lite verdi. En god anskaffelse uten oppfølging og måling gir lekkasjer og gjør at man mister mye av verdien til selve anskaffelsesprosessen.

Samtidig er innkjøp ofte frakoblet virksomhetens overordnede mål. Spør en kommunaldirektør hva innkjøp bidrar med til å kommunens strategiplan. Svarene blir ofte vage. Innkjøp behandles som en støttefunksjon som leverer regelverksetterlevelse, ikke som en strategisk funksjon som leverer på organisasjonens mål.

Det er denne grunnholdningen som må snus.

Hva ville vi vunnet?

Tenk deg en offentlig sektor der innkjøp er direkte koblet til og måles på samfunnsnytten som skapes. Der en kommune eller kommunale innkjøpssamarbeid bruker sin samlede innkjøpskraft som et strategisk virkemiddel for å nå målene på næringsutvikling, utdanning, inkludering og klima. Eller der en statlig etat bruker data om eget forbruk og leverandørmarkedet til å drive aktiv kategoristyring til å få ned kostnadene og øke kvaliteten på tjenestene de tilbyr.

Dette er fullt mulig, men krever en annen innstilling til innkjøp sin funksjon og rolle i det offentlige. Det krever at vi slutter å definere innkjøp gjennom anskaffelsesregelverket alene, og begynner å definere det gjennom verdien det skaper.

KI som katalysator

Lennart Hovland peker på KI som hovedaktør ved kjøp av hyllevarer, og som støtteverktøy for strategiske valg. Det er en riktig, men en forsiktig beskrivelse av hva som nå skjer og er mulig. KI er ikke kun et hjelpemiddel for enkelte oppgaver; den endrer hele økonomien i innkjøpsarbeidet og dermed hva offentlig innkjøp realistisk kan levere av verdi.

Dette er viktig fordi manglende tid og ressurser i lang tid har blitt brukt som unnskyldning for ikke å jobbe strategisk og datadrevet med offentlig innkjøp. Med KI forsvinner denne unnskyldningen. Det er ingenting i regelverket eller budsjettet som hindrer en moderne offentlig innkjøpsfunksjon i dag. Det eneste som hindrer den, er beslutningen og viljen til å gjennomføre.

Innkjøp i offentlig sektor bruker for mye tid på ting som KI nå kan automatisere og som er lite verdiskapende. Første steg for å få til dette er å få bedre kontroll på sin egen innkjøpsdata. De sitter med store mengder innkjøpsdata. Problemet er at den ligger spredt og gjemt i ulike systemer, Excel-ark og mailer, og at det er manglende evne og vilje til å bruke denne dataen strategisk. For til tross for at dataen finnes, har de fleste offentlige virksomheter for dårlig oversikt og forståelse over sitt eget forbruk. De vet ofte ikke hva de faktisk har kjøpt, til hvilke priser, til hvilke deler av organisasjonen, med hvilke kontraktsvilkår og fra hvilke leverandører. Behovet for dette økes ytterligere nå som terskelverdien øker til 500 000 kr for å unngå sløsing og sikre forsvarlig bruk av de offentlige midlene.

KI endrer økonomien i å gjøre dette arbeidet. Det som tidligere krevdes en eller flere heltidsstillinger for å rense og kategorisere transaksjonsdata, normalisere leverandørnavn, analysere kontrakter, overvåke leverandørenes finansielle helse og sammenligne priser på tvers av kontrakter kan i dag gjøres kontinuerlig, automatisk og med høyere kvalitet enn manuelt arbeid.

Det betyr at innkjøperen ikke lenger må bruke mye av tiden sin på å skape datagrunnlaget for arbeidet, og kan bruke mer tid på det mer strategiske arbeidet i å forstå behovene, jobbe med leverandørene, utvikle leverandørmarkedet og koble innkjøp til virksomhetens mål.

Konkret kan KI i dag:

• Klassifisere og kategorisere alt forbruk i sanntid, på tvers av systemer og forretningsområder
• Overvåke leverandørrisiko kontinuerlig, ikke bare ved kontraktsinngåelse
• Lese og strukturere kontrakter, hente ut forpliktelser, og varsle om utløp og avvik
• Støtte spesifikasjons- og behovsarbeid med markedskunnskap
• Identifisere mønstre i forbruk som mennesker ikke ser
• Sikre konsistens og sporbarhet i tilbudsevaluering

Dette er ikke fremtid. Dette er teknologi som er i produktiv bruk i ledende offentlige og private virksomheter i Norden i dag.

Hva må skje nå?

For ledere i offentlig sektor som vil ta dette på alvor, vil jeg anbefale fire grep:

1. Endre hvordan dere måler innkjøp. Vi opplever at offentlig sektor ikke fokuserer på effektene av tiltakene de gjennomfører, og derfor heller ikke blir holdt ansvarlig på effektene av jobben de gjør. Første steg er å sette tydelige mål for viktige KPI-er som besparelser oppnådd, innkjøp adressert, kontraktsdekning og kontraktsuttak på rammeavtaler.
   
2. Bruk innkjøpsdataen. Uten et helhetlig bilde av forbruk, kontrakter og leverandører styrer man i blinde. Invester i å få kontroll på leverandørene og innkjøpet på tvers av innkjøpskategoriene som kjøpes, og få en helhetlig forståelse av kostnadsbildet og risikoen. Bruk dette til å prioritere hvor ressursbruken og fokuset skal settes, og hvor innkjøp kan skape mest verdi opp mot målene.
   
3. Start kompetanseløftet nå. Det tar år å bygge nye ferdigheter i en organisasjon. Begynn med å definere hvilke kompetanser dere trenger i 2030, og legg en plan for å komme dit gjennom kursing, rekruttering og rolleomstilling. De fleste offentlige innkjøpsfunksjoner vil ha godt av å få inn enda mer forretningsforståelse, endringsvilje og relasjonskompetanse inn i funksjonen.
   
4. Behandle KI som strategisk infrastruktur, ikke som pilotprosjekt. Et par eksperimenter i et hjørne av organisasjonen vil ikke transformere noe som helst. KI må inn i kjernen av hvordan innkjøp drives, med ledelsesforankring og reelle ressurser.

Muligheten er der nå

Offentlig sektor i Norge har en sjelden mulighet akkurat nå. Det vi trenger er en sterk ledelse med vilje og mot til faktisk å gjennomføre transformasjonen på innkjøpsområdet. Først da kan vi sikre at vi får mest mulig verdi ut av hver skattekrone, og løse samfunnsoppdraget på en best mulig måte innenfor budsjettene vi har til rådighet.