Dialog og markedsanalyse før konkurransen viktig ved bruk av miljøkrav

Dialog med og analyse av det aktuelle markedet først er alfa og omega når en offentlig oppdragsgiver tenker å stille krav om miljøledelsessystem og miljømerke i en anskaffelse. På den måten kan man avgjøre hvor i prosessen slike krav bør stilles, og samtidig kan man sikre at det blir en reell og god konkurranse. Det understrekes i en felles nordisk veiledning som nå foreligger.

Nordisk ministerråd har hatt et prosjekt, «Green Growth through Public Procurement», som har produsert en veiledning i hvordan man kan benytte miljøledelsessystemer og miljømerker i offentlige anskaffelser. “Nordic Guidelines – green public procurement» er navnet på veiledningen som nå foreligger.

Det nordiske prosjektet har vært et samarbeid mellom Sverige, Finland, Danmark, Island og Norge. Formålet har vært å skape en felles forståelse for hvordan man omsetter «grønne innkjøp»-politikken til praksis. Utviklingen av veiledningen begynte med workshops i de nordiske land i 2016. Hver av disse hadde mellom 20 og 30 deltakere – rekruttert av miljøeksperter, jurister, innkjøpere og leverandører.

Målgruppen for veiledningen

Målgruppene for veiledningen er offentlige innkjøpere og andre interesserte, i særdeleshet leverandører, som er kjent med EUs anskaffelsesregler. Veiledningen vil hjelpe dem til å få ytterligere innsikt i reglene for bruk av miljøledelse og miljømerker slik de nye anskaffelsesreglene forutsetter, heter det.

Miljøhensyn kan benyttes i alle faser av en anskaffelsesprosess, alt fra behovsdefinering til utvikling av kontraktskrav. Det anbefales i veiledningen at før en oppdragsgiver avgjør hvilke krav til miljøledelse og – merker som skal stilles, bør man analysere og engasjere seg gjennom dialog med det aktuelle markedet.

Som minstekrav

I fall krav til miljøledelse og – merker skal inngå som minstekrav, er rådet i veiledningen at oppdragsgiver først sjekker om det miljøledelsessystem og miljømerke man ønsker seg, er tilgjengelig for markedet. Tidlig kommunikasjon er avgjørende, heter det. Glipper man her, kan resultatet bli at det blir heller liten konkurranse om oppdraget.

Hvis det bare er begrenset tilgang til miljøledelsessystemer og miljømerkede produkter og tjenester, kan det være fornuftig å velge bruk av slikt til en senere fase i anskaffelsesprosessen som kontraktskrav. Da er det bare den eller de som vinner konkurransen som blir pålagt å skaffe seg en lisens for et miljømerke eller et sertifisert miljøledelsessystem.

Dokumentasjon

Det legges også vekt på at oppdragsgivere i sine konkurransegrunnlag beskriver for markedet hvordan man skal ønsker at tilbyderen skal dokumentere at de har sertifisert miljøledelse eller lisensiert miljømerke.

Ved bruk av miljøklausuler i kontraktskravene, heter det, er det mulig å sette en tidsfrist for når utover i kontraktsperioden kravene til miljøledelse og miljømerke skal være innfridd. Hvis ikke fristen holdes, kan det avstedkomme sanksjoner, som da må ære beskrevet i kontrakten. I hvilken grad slike frister skal settes, avhenger mye av informasjonene man innheter fra markedet før konkurransen settes i gang.