Digitalisering og anskaffelser er nær beslektet

En rekke innkjøpere besitter tilsvarende kompetanse som forskningsmiljøene. De er ute etter å avdekke nye sammenhenger gjennom å stille kritiske spørsmål. Derfor må innkjøpere slippe til tidlig i digitaliseringsprosessen, skriver Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo, i denne artikkelen.

Nesten all form for digitalisering innebærer en anskaffelse. Derfor er digitalisering og anskaffelser nær beslektet. Alt for mye av digitaliseringen er i for stor grad overlatt til ikt-avdelingene. Dersom man ikke involverer innkjøpere i arbeidet med digitalisering vil man gå glipp av verdifulle vurderinger.

Innkjøpere er utdannet til å beskrive behovet. De er ikke bare utdannet til å beskrive behovet, men de kan beskrive behovet ut fra å nå virksomhetens overordnende mål. Mange teknologer er i for stor grad opptatt av å fortelle markedet hva de skal levere. En dyktig innkjøper forteller markedet hva som er virksomhetens behov og mål og ber markedet levere løsninger som sikrer behovsdekning eller måloppnåelse.

Innkjøpere må slippe til

Innkjøpere er utdannet til å stille nye spørsmål i stedet for å gi gårsdagens svar. Det blir hverken fornyelse eller innovasjon ved å gi gårsdagens svar. En rekke innkjøpere besitter tilsvarende kompetanse som forskningsmiljøene. De er ute etter å avdekke nye sammenhenger gjennom å stille kritiske spørsmål. Derfor må innkjøpere slippe til tidlig i digitaliseringsprosessen.

Innkjøpere har arbeidet lenge med standardisering. Ingen virksomhet vil lykkes med digitalisering om man ikke har eller makter å standardisere. Det er snakk om å standardisere rutiner, prosesser, arbeidsmetoder, maler, maldokumenter og sortiment. Motsatsen til standardisering er skreddersøm. Skreddersøm er hverken kosteffektivt eller forenklende.

Klinten fra hveten

Innkjøpere er utdannet til å skille klinten fra hveten. Det betyr alt i en evalueringsprosess mot valget av den beste leverandøren og ikke minst det beste tilbudet. Leverandørens evner er avgjørende for en vellykket digitaliseringsprosess, og leverandørens løsningsbeskrivelse og evne til å dekke behovet er avgjørende for virksomhetens måloppnåelse. Innkjøpere er over lang tid trenet til å skille salgsargumenter fra den virkelige substansen i leverandørens tilbud.

Innkjøpere er fortrolig med å arbeide tverrfaglig. Ingen digitaliseringsprosess vil lykkes om man ikke evner å arbeide tverrfaglig. Tverrfaglighet betyr å få innspill fra alle interessenter og premissgivere i en digitaliseringsprosess. Teknologenes betydning i en digitaliseringsprosess er viktig, men samtidig svært begrenset med tanke på det endelige resultatet. Det kan statlige IKT-prosjekt vitne om, når det gang på gang ikke lykkes til tross for store kontraktssummer som er stilt til rådighet.

Involveres fra dag 1

Når digitaliseringsprosjekt og prosesser skal iverksettes, må innkjøperne involveres fra dag 1 i likhet med andre viktige fagmiljø. Det er ikke snakk om hvem som skal involveres i løsningen, men om hvor mange som kan/bør involveres for å sikre den beste løsningen virksomheten kan oppnå i det eksisterende markedet. Det er heller ikke slik at markedet har ubegrensede muligheter.

Det er store begrensninger i dagens marked for å oppnå ønsket digitalisering. Da kan det være snakk om å medvirke til innovasjon. Også på dette området kan innkjøpere være verdifulle medspillere. Det nye regelverket åpner i så måte opp for mere innovasjon i samhandlingen mellom oppdragsgiver og leverandør.