Universiteter og høyskoler strever med å lykkes på anskaffelsesområdet

Kunnskapsdepartementet vedgår at det på anskaffelsesområdet er utfordringer med etterlevelse og dokumentasjon, selv om det er etablert rutiner og retningslinjer. Det dreier seg om universitets- og høyskolesektoren. Mer oppfølging må til, heter det i Riksrevisjonens rapport til Stortinget. Det er etablert til dels omfattende instrukser og rammeverk for styring og gjennomføring av anskaffelsesvirksomhetene på alle nivåer, men Revisjonen fant så vel feil som mangler i etterlevelsen av dette rammeverket.

Vanligvis kommer den årlige utgaven av dokument 1 til Stortinget tidligere på høsten, men i valgår drøyer det gjerne noe. «Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2016» – Dokument 1 (2017-2018) er imidlertid nå sendt Stortinget.

Det er tydelig at refsingen av praktiseringen av offentlige anskaffelser har hjulpet. Den preger ikke årets dokument. Det er bare universitetene og høyskolene i tillegg til fylkesmennene som avlegges en visitt.

Universitets- og høyskolesektoren

Riksrevisjonen har gjennom flere år, og senest i rapporteringen til Stortinget i Dokument 1 (2013–2014), påpekt feil og mangler i etterlevelsen av anskaffelsesregelverket i universitets- og høgskolesektoren. De mest alvorlige bruddene gjaldt protokollplikten, og spesielt i virksomheter hvor betydelige deler av anskaffelsesvirksomheten gjennomføres på fakultets- eller instituttnivå.

Kontroll- og konstitusjonskomiteen i Stortinget ba i 2013 departementet om å sette i verk tiltak for å styrke den interne kontrollen i forbindelse med anskaffelser og vurdere om virksomhetene bør sentralisere innkjøpsfunksjonen.

Revisjonskontroll

Riksrevisjonen har for fire utvalgte universiteter kontrollert om virksomhetene har etablert et system for internkontroll knyttet til anskaffelsesvirksomheten slik reglement for økonomistyring i staten § 14 krever. For et begrenset antall lokale anskaffelser er det dessuten kontrollert at kravene til dokumentasjon og etterkontroll er etterlevd. Revisjonen viser at alle de kontrollerte virksomhetene har etablert til dels omfattende instrukser og rammeverk for styring og gjennomføring av anskaffelsesvirksomhetene på alle nivåer. Rammeverket er tilgjengelig på alle nivåer i virksomheten.

Revisjonen har imidlertid avdekket feil og mangler i etterlevelsen av dette rammeverket ved Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet og Universitetet i Agder. Ved Universitetet i Oslo avdekket revisjonen svakheter i etterlevelsen av interne regler, mens det ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet ikke ble avdekket tilsvarende feil og mangler.

Er utfordringer

Kunnskapsdepartementet vedgår at det på anskaffelsesområdet er utfordringer med etterlevelse og dokumentasjon, selv om det er etablert rutiner og retningslinjer. Departementet vil derfor også framover ha fokus på anskaffelsesområdet, og peker på at utviklingen i universitets- og høgskolesektoren gjør at virksomhetene gjennom fusjoner utvikler seg til større og mer robuste enheter med økende grad av sentralisering av anskaffelsesvirksomheten og styrking av de merkantile fagmiljøene.

Når det gjelder fylkesmennene, omtalte Riksrevisjonen i Dokument 1 (2016–2017) en undersøkelse som viste at fylkesmennene ikke etterlevde det statlige regelverket for offentlige anskaffelser godt nok. Riksrevisjonens oppfølging av saken i 2016 viser at departementet har fulgt opp embetene på innkjøpsområdet, blant annet gjennom etatsstyringsmøtene og i tildelingsbrevet for 2017. Departementet arbeider med sentralisering av administrative funksjoner, blant disse anskaffelser, for embetene. Det er planlagt at dette skal settes i verk fra 1. januar 2019. Men, heter det, Riksrevisjonen vil følge saken videre.