Hvordan vet Difi hva din virksomhet vil spare på felles innkjøpsavtaler?

Det er vanskelig å spå om framtida. Det gjelder også for spørsmålet om hvor mye staten og den enkelte virksomhet vil spare på felles innkjøpsavtaler. For å komme fram til mest mulig realistiske estimater bruker Difi ved Statens innkjøpssenter ulike verktøy. Statens innkjøpssenter har kommunisert store besparelser knyttet til de første statlige fellesavtalene. I denne artikkelen forklarer Statens innkjøpssenter hvordan disse beregningene er gjennomført.

David Behrens er rådgiver og analytiker ved Statens innkjøpssenter, og forteller om beregningene som er gjennomført. Han er tydelig på at besparelsene først oppnås ved bruk av avtalene, og at det er både usikkerheter og forutsetninger i beregningene. – Avtalelojalitet er derfor et sentralt element i kontraktsoppfølgingen og realiseringen av gevinstene, innleder han.

– Faktiske gevinster av statlige fellesavtaler er svært viktig, understreker direktør for Statens innkjøpssenter, Kjetil Østgård. Utover å benytte egen kompetanse har vi også hatt bistand fra konsulentfirmaene Deloitte og Oslo Economics for gevinstberegningene av avtalene på forbruksmateriell og reisebyrå, forteller direktøren.

Ulike metoder for ulike konkurranser

Første steg når vi skal estimere mulig gevinst er å kartlegge hva som kjøpes i dag og til hvilke betingelser, forteller David Behrens.

– Datagrunnlaget er ofte utfordrende og mangelfullt. Statsregnskapet er ikke detaljert nok til at vi kan lene oss på det som utgangspunkt for beregningene. Den viktigste kilden til kunnskap om nå-situasjonen har derfor vært detaljert statistikk fra leverandørmarkedet.

Behrens forklarer at fra disse kildene kan det settes sammen et ganske detaljert bilde av hva mange virksomheter har kjøpt, og til hvilken pris.

– På den måten skaffer vi oss grunnlag for å sammenligne de gamle betingelsene med de nye vi oppnår i hver enkelt konkurranse. Vi snakker fortsatt om estimater, så det er viktig for oss å fortelle hvilke forutsetninger som ligger til grunn for de estimerte besparelsene, og hvilke usikkerhetsmomenter som kan føre til avvik fra estimatet, sier Behrens.

De to første avtalene Statens innkjøpssenter inngikk kan brukes til å illustrere hvordan estimatene blir gjort.

Mye å spare på forbruksmateriell

Avtalen om felles innkjøp av forbruksmateriell var den første Statens innkjøpssenter inngikk. Denne avtalen mener Difi har et innsparingspotensial på rundt 90 millioner kroner, hvert år i fire år. Det er med andre ord ikke småpenger vi snakker om – så hvordan kom Difi fram til dette tallet? 

I dette tilfellet ble det samlet inn historiske data over statlige virksomheters forbruk i 2015. Dataene inneholdt opplysninger om forbruket til en rekke virksomheter – både små og store. Statens innkjøpssenter kartla ikke alt som ble kjøpt av alle, men skaffet seg oversikt over innkjøp for rundt 125 millioner kroner, som deretter ble KPI-justert og sammenlignet med de nye prisene som ble oppnådd gjennom avtalen.

– Datasettet inneholder detaljert informasjon over varenumre, priser, kvantum, virksomhet etc. Totalt er over 100 000 linjer strukturert og analysert. Med dette utgangspunktet har vi kunnet sammenligne nye og gamle priser for disse virksomhetene. En forutsetning er at dataene fra de analyserte virksomhetene er representative for hele staten. Sammenligningen viste at noen varer ble dyrere og noen ble billigere – men vi så at det i sum vil gi 20 prosent lavere priser totalt sett. Størrelsen på besparelsen for hver enkelt virksomhet vil også variere: Noen vil oppleve store besparelser, mens andre vil få små eller ingen besparelse i det hele tatt, forklarer Behrens.

Han tilføyer at det også er gjennomført detaljerte analyser av enkeltvirksomheter der Statens innkjøpssenter har hatt tilgang til uttømmende statistikk. Samtlige gjennomførte analyser har vist besparelser.

Flere virksomheter har i noen grad opplevd strategisk prising i sine kontrakter. For Statens innkjøpssenter var det viktig å gjennomføre anskaffelsen med en prismodell som ikke åpner for strategisk prising. Behrens uttrykker at han er tilfreds med resultatet. – Vi ser ikke strategisk prising i denne kontrakten, og har lykkes med å etablere en prismodell som innebærer at prisene skal være like gode både på standardsortiment og øvrig sortiment. Grunnen til dette er at leverandørenes påslag er det samme på begge sortimentene. Vi er likevel opptatt av at det er standardsortimentet som i hovedsak skal omsettes, og anbefaler virksomhetene å bruke dette. 

Sparer 43 prosent på reisebyråtjenester

Når det gjaldt reisebyråtjenester viste undersøkelsene at det var svært store variasjoner på hva virksomhetene betalte for tjenestene. For noen av virksomhetene betyr den nye avtalen over 90 prosent innsparing på byråkostnaden, for andre ble forskjellen vesentlig mindre.

– For denne avtalen hadde vi ikke tilgang på like gode data som i forbruksmateriell-avtalen, forteller Behrens.

Etter dialog med markedet og gjennomgang av statistikk ble statens andel av det totale forretningsreisemarkedet estimert til 1,32 milliarder kroner. Leverandørene har opplyst at honoraret til reisebyråene utgjør om lag 3,5 prosent av dette. Innkjøpssenterets stikkprøver i detaljert statistikk underbygger dette.

– Av hensyn til usikkerheten har vi i våre analyser av gevinster nedjustert dette til å være mellom 2,5 og 3,5 prosent. Ut fra dette estimerte vi historiske kostnader for kjøp av reisebyråtjenester til å utgjøre mellom 33 og 46 millioner pr. år, sier Behrens.

Det er valgt to leverandører, og det er en angitt en fordelingsnøkkel for avtalevolumet mellom disse leverandørene. Videre har leverandørene naturlig nok noe forskjellige priser. Det er derfor et spenn i gevinstberegningen. Spennet varierer mellom 30 og 51 prosent. For gjennomsnittsscenariet estimeres besparelsene til å utgjøre 43 prosent. 

Ikke bare kronene som teller

– Det kan være verd å merke seg at besparelsene ved felles innkjøp i staten ikke bare handler om at du får bedre priser hvis du handler mye enn hvis du handler lite. Like viktig er at felles innkjøp sparer staten for store transaksjonskostnader og frigjør tid og ressurser hos virksomhetene, som de kan bruke på andre viktige innkjøp, avslutter direktør Kjetil Østgård.