Vurderer mer sentralisering av departementenes anskaffelser

En mulig sentralisering av alle departementsanskaffelsene vurderes. I dag gjør de noen anskaffelser selv, mens de for andre får hjelp fra Departementenes Sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). I mandatet for regjeringens strategi for bedre og mer effektive tjenester står det at det eventuelt kan opprettes en sentral funksjon som kan gjennomføre/bistå i alle anskaffelser på vegne av departementene. Nødvendige kartlegginger er i gang.

For et par år siden lanserte regjeringen sin strategi for bedre og mer effektive administrative tjenester i departementsfellesskapet (2016–2020) – «Helhet, kvalitet og effektivitet». Av strategien fremgår det at det er i dag 17,3 årsverk knyttet til anskaffelsesfunksjonen i departementene på administrativt nivå. I tillegg bruker departementene i varierende grad betydelige ressurser i fagavdelingene til konkrete anskaffelser. DSS tilbyr felles rammeavtaler på administrative tjenester til bruk for departementene. DSS gir også etter oppdrag bistand til departementene i konkrete anskaffelsesprosesser.

Krav til kompetanse og kvalitet

Anskaffelsesvirksomheten i departementsfellesskapet er organisert og drives slik at den sikrer effektiv ressursbruk og sterke fagmiljøer med utstrakt bruk av digitale verktøy, heter det i strategien. Bruk av felles- og/eller sentrale rammeavtaler fra DSS og Difi er obligatorisk. Virksomheten kjennetegnes av klare krav til kompetanse, kvalitet, miljø og samfunnsansvar både hos oppdragsgiver og leverandør.

Det er to strategiske hovedgrep som forventes:

• Nåværende og eventuelle nye områder med sikte på felles rammeavtaler for departementene og DSS kartlegges og beskrives.

• Utrede de formelle og økonomiske vilkårene for eventuell opprettelse av en sentral funksjon som kan gjennomføre/bistå departementene i alle anskaffelser på vegne av departementene. Organisering og systemstøtte for en slik funksjon vurderes nærmere.

Kartlegging av anskaffelser

I disse dager har et delprosjekt som gjelder anskaffelser, gjennomført en kartlegging av anskaffelsesprosesser gjennomført i det enkelte departement. Det fremgår, heter det, av mandatet for delprosjektet for anskaffelser at man skal se nærmere på konkrete forslag til krav og forventninger til et sentralisert anskaffelsesmiljø i DSS, bl.a. behov for rådgivningstjeneste innenfor anskaffelsesområdet.

I 2017 bisto DSS/Depkjøp departementene med til sammen 184 anskaffelser. Av disse var 108 knyttet til den nye anskaffelsesforskriftens Del 1. 53 var Del III-anskaffelser, mens en hørte hjemme under forskriftens Del II. Resten oppgis i tabellen under rubrikken «Annet». Kommunal- og moderniseringsdepartementet var største bruker – med totalt 41 anskaffelser, deretter Nærings- og fiskeridepartementet med 29. Landbruks- og matdepartementet og Forsvarsdepartementet står oppført med 0 anskaffelser i regi av DSS/Depkjøp i 2017.

Tallene fra 2016 refererer seg til da gjeldende regelverk, der bl.a. den nasjonale terskelverdien var da 500 000 kroner. Nå er den 1,1 mill. Totalt bisto DSS/Depkjøp med 140 anskaffelser, hvor 47 var Del I-anskaffelser, 29 Del II og 24 Del III. Resten er oppført som «Annet». Det var de samme to departementene som i 2017 som flest ganger benyttet DSS/Depkjøp ifm en anskaffelse, men ingen sto uten anskaffelser i det hele tatt. Utenriksdepartementet og Forsvarsdepartementet er i tabellen rubrisert med en anskaffelse hver i 2016.