Går sammen om innovative anskaffelser av digitale løsninger for oppvekstsektoren

Tre kommuner med parallelle digitale læringssystemer skal slå seg sammen og etablere felles systemer og løsninger innenfor oppvekst. En suksessfaktor er da samarbeide, ha dialog med leverandørmarkedet og lytte til erfaringene fra andre kommuner med samme behov. En møteplass i regi av Nasjonalt program for leverandørutvikling nylig bar tydelige bud om at denne typen innovative anskaffelser brer seg i kommune-Norge.

Å gå sammen om innovative anskaffelser på oppvekstsektoren har lønt seg både for kommuner som går i front og følgekommuner, sier Hanne Lystad, som er digitaliseringspådriver i Nasjonalt program for leverandørutvikling. Det er stor interesse ute i kommunene for anskaffelser av digitale løsninger for oppvekstsektoren som skal dekke administrative og pedagogiske behov. Løsningene skal i størst mulig grad også bidra til å ivareta samhandling mellom oppvekstsektoren og hjemmet, og utfylle behovene for undervisning, læring og vurdering.

Frigjør administrasjonstid

Typiske oppgaver som håndteres i et slikt system er skoleopptak, administrasjon av elever og ansatte i skolen, planlegging av skolerute, administrasjon av fagtilbud og karakterer, søknad og tildeling av SFO-plass osv. Det kan i tillegg inkludere administrative oppgaver for søknad og tildeling av barnehageplass, innplassering av barn på avdelinger og grupper, spesialpedagogikk osv. for å kunne dekke hele oppvekstområdets behov. – Bedre systemer frigjør administrasjonstid og gir i bunn læreren mer tid til elevene, sier Lystad som et eksempel.

Nylig inviterte leverandørutviklingsprogrammet til en nasjonal møteplass for kommuner som har anskaffet, skal anskaffe eller vurderer å anskaffe slike digitale løsninger. I tillegg deltok nåværende og potensielle leverandører i dialogen på møteplassen. Her fikk man konstatert at det i løpet av det siste året har skjedd mye spennende. Trondheim, Drammen og Kongsbergregionen har gått foran og vist vei med sine anskaffelser, og nå er nye Asker i gang.

Læringsplattformer

1.januar 2020 slår kommunene Hurum, Røyken og Asker seg sammen til ny felles kommune, Asker kommune. I den forbindelse er det opprettet flere prosjekter – deriblant Prosjekt Digitale Asker 2020. Dette prosjektet omfatter integrasjon av kommunenes digitale plattformer og systemer. Nye Asker kommune har mottatt statlige midler til dette arbeidet og det er forventninger til at den nye kommunen blir en foregangskommune på digitale tjenester og løsninger i Norge. Kjernesystemer som skal utfordres tidlig i prosessen, er hovedsakelig oppvekstadministrative systemer og løsninger som i dag omfattes av læringsplattformer.

Målsetningen er at samtlige tre kommuner skal være på felles plattformer ved skolestart skoleåret 2019/2020. Å skifte kjernesystemer er utfordrende og krevende – og et ekstra element i denne sammenheng er at det er tre kommuner som skal samordnes inn i felles løsninger. Blant de overordnede målene med anskaffelsen er at kommunen

• ønsker å anskaffe systemer som ivaretar samhandling mellom oppvekstsektoren og hjem på en måte som oppleves fremtidsrettet, brukervennlig, effektivt og funksjonelt.
• anskaffer løsninger som utfyller behovene for undervisning, læring og vurdering som ikke ivaretas av eksisterende skytjenester og samhandlingsløsninger.
• tilbyr alle brukere av systemene, ansatte, elever, foresatte og andre, nye systemer som oppleves som ressurser som forenkler hverdagen.
• anskaffer løsninger som gir mulighet til å være fleksible når behov oppstår og nye tjenester tilbys

En innovativ anskaffelse krever grundig for- og etterarbeid. Nye Asker la vekt på at det er viktig å ha en ledelse som står bak og støtter de ansatte og prosjektet. Det er også viktig å få tilbakemeldinger fra leverandørene: Hva tenker markedet om mulighetsrommet for å sy sammen systemene i Asker, Hurum og Røyken kommune? Nye Asker legger også vekt på at det er stor til å dele erfaringer med andre kommuner og hente inspirasjon fra disse.

Følgekommuner

Skedsmo, Fet og Sørum kommuner som blir nye Lillestrøm kommune, har vært følgekommuner til prosjektet i nye Asker. Å få erfaringer og brukerkartlegging fra Kongsbergregionen, Drammen, Trondheim og nye Asker har gjort at nye Lillestrøm kan løpe i rekordfart frem mot anskaffelse.