Fikk renovasjonskontrakt i Oslo uten å ha økonomiske forutsetninger for oppdraget

Veireno fikk i september 2015 kontrakt på avfallsinnhenting i Oslo, men manglet økonomiske forutsetninger for oppdraget. Det er antakelig den viktigste årsaken til at Oslo kommune ikke lyktes med denne anskaffelsen. Det slår Kommunerevisjonen i Oslo fast etter å ha gransket så vel anskaffelsen som kontraktsoppfølgingen. Revisjonen skriver at kommunens renovasjonsetat heller ikke i tilstrekkelig grad hadde sørget for et kvalitetssikret og risikovurdert beslutningsgrunnlag i anskaffelsesfasen.

Kommunerevisjonen i Oslo har undersøkt Renovasjonsetatens anskaffelse av innsamling av husholdningsavfall fra Veireno AS og enkelte tilgrensende forhold. Vurderingene finnes i rapporten «Renovasjonsetatens anskaffelse av avfallsinnhenting».

Anskaffelsen av Renovasjonsetatens 5.-generasjonskontrakt for avfallsinnhenting startet høsten 2013, og det ble i september 2015 inngått kontrakt med Veireno AS. Det var deretter en mobiliseringsperiode frem til kontraktsstart i oktober 2016. Veireno hadde etter oppstart store problemer med å innhente avfall som avtalt, og Renovasjonsetaten mottok et høyt antall klager. Som en følge av at Veireno var i ferd med å gå konkurs, tok Oslo kommune over avfallsinnhentingen i februar 2017.

Kvalitetsikring og risikovurdering

Revisjonen skriver at renovasjonsetaten ikke i tilstrekkelig grad hadde sørget for et kvalitetssikret og risikovurdert beslutningsgrunnlag i anskaffelsesfasen. Det var videre en vesentlig mangel at det ikke var en tilfredsstillende vurdering av Veirenos økonomiske forutsetninger for oppdraget. Det var heller ikke tilstrekkelig kvalitetssikring av vesentlige forhold i mobiliseringsfasen.

– Det ble etter kontraktsstart, fremholder revisjonen, tidlig klart at Veireno ikke klarte å gjennomføre avfallsinnhentingen i tråd med forutsetningene. Det var i denne fasen svakheter ved Renovasjonsetatens kontroll av Veirenos etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene og ved rapporteringen til Byrådsavdelingen for miljø og samferdsel. Under drift i egenregi rapporterte Renovasjonsetaten for lave tall for egne brudd på arbeidstidsbestemmelsene, og rapporteringen ble korrigert for sent. Det var også enkelte svakheter i byrådsavdelingens oppfølging av anskaffelsen.

Etatens organisering og styring

Etter Kommunerevisjonens syn var det flere forhold ved etatens organisering og styring som kan forklare mangler og svakheter i anskaffelsesfasen. Anskaffelsesprosjektets styringsdokument var på flere punkter mangelfullt som styringsverktøy for gjennomføring av prosjektet. Blant annet var ikke kvalitetssikring av beslutningsunderlaget omtalt, og det var ikke lagt som krav at beslutningsunderlaget skulle risikovurderes. Anskaffelsesprosjektet ble dessuten startet for sent, og det var planlagt med en lite realistisk fremdriftsplan. Vesentlige forhold som leveringssikkerhet ble ikke tilstrekkelig utredet ved utarbeidelse av beslutningsunderlaget for anskaffelsens styringsgruppe. Etatens ledelse hadde heller ikke sørget for at det ble gjennomført en tilstrekkelig kvalitetssikring og risikovurdering av det samlede beslutningsunderlaget.

Etter Kommunerevisjonens vurdering foretok etaten ikke en tilfredsstillende vurdering av Veirenos økonomiske forutsetninger for oppdraget. Veirenos svake forutsetninger for oppdraget kunne ha blitt avdekket dersom etaten hadde benyttet nødvendig økonomikompetanse på dette feltet. Etter Kommunerevisjonens syn er selskapets manglende økonomiske forutsetninger for oppdraget antakelig den viktigste årsaken til at Oslo kommune ikke lyktes med anskaffelsen, gitt de premissene som etaten la til grunn for anskaffelsen.

Ikke særskilte signaler

Det er i anskaffelsesfasen at mange av de viktigste premissene for en vellykket anskaffelse legges, og følgelig i denne fasen byrådsavdelingen best kan påvirke utfallet av en slik anskaffelse. Byrådsavdelingen hadde i 2014 og 2015 i hovedsak ikke gitt særskilte signaler eller fulgt opp Renovasjonsetatens arbeid med anskaffelse av 5.generasjons avfallskontrakt. Det ble gitt generelle styringssignaler til etaten, blant annet om miljøhensyn, materialgjenvinning og kundetilfredshet.