Under terskelverdiene: Ikke «hele tiden» spørre samme leverandører

Etter at terskelverdiene i nytt regelverk ble hevet, slik at flere konkurranser ikke lenger er kunngjøringspliktige, er det i Tysvær kommune stor politisk interesse for og enighet om at kommunen skal være bevisst på ikke «hele tiden» å forespørre de samme leverandørene om å gi tilbud, men la flere slippe til. Dette følges aktivt opp administrativt, fremgår det av et innspill fra kommunen til Nærings- og fiskeridepartementet.

Tysvær kommune er en mellomstor kommune på Vestlandet, med litt under 12 000 innbyggere. I 2017 fikk kommunen Difis anskaffelsespris for digitalisering og god styring. Begrunnelsen i forbindelse med nominasjonen til prisen er nå oversendt departementet som et innspill i arbeidet med den kommende stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser. I innspillet heter det bl.a. at anskaffelsesområdet i kommunen er blitt et stadig mer strategisk og viktig virkemiddel.

Kulturbygging

Tysvær kommune ønsker for øvrig å kunne bruke egenreferanse – egne erfaringer som del av tilbudsevalueringen – og jobber bevisst for å oppfylle forskriftens krav til forutberegnelighet, likebehandling, dokumentasjon og vekting. Et element i dette er kulturbygging, eks. ved at synspunktene som de ansatte har om leverandørene og leveransene, ikke kan brukes med mindre de er begrunnet og dokumentert og arkivert på det enkelte prosjekt. Ved behov tas også utfordringer opp med leverandørene, som del av kontraktsoppfølgingen.

– Digitalisering av anskaffelsesprosessene forutsetter at leverandørene henger med og følger opp sin del, heter det i innspillet fra Tysvær. Kommunen er ydmyk i forhold til at dette kan være krevende for mange leverandører- som det er for kommunen. Våre erfaringer, eks. da vi kommuniserte at vi planlegger å ta i bruk formularbestilling, vil ha kvalitativt gode kataloger på plattformen, testet ut KGV-light mv, er at leverandørene stiller seg positive til å følge opp sin del. For Tysvær kommune er leverandørene våre samarbeidspartnere, som vi er avhengige av for å oppnå de gode innkjøpene.

Innkjøpssamarbeid

Tysvær kommune deltar i innkjøpssamarbeidet på Haugalandet, som er en uformell samarbeidsordning mellom kommunene her. På grunn av at det er fellesavtaler (en avtale to eller flere samarbeider om), og på grunn av at man i stadig større grad må handle elektronisk og etter hvert på grunn av leverandørkrav, er det viktig å få e-handel til å fungere for alle. – Slik blir, heter det, e-handelssatsningen i den enkelte kommune i prinsippet avhengig av at e-handel for fellesavtalene, for den interkommunale biten, fungerer.

Kommunene har engasjert seg sterkt i dette arbeidet og har vært og er, pådriver for mer forståelse for felles utfordringer, samt formalisering av ansvar og oppgaver. Omfanget av e-handel ble etter hvert så omfattende at en formalisering av fellesressursens oppgaver og ansvar måtte komme. Juni 2017 tok Tysvær kommune initiativ til et interkommunalt møte om veien videre i fellesprosjektet. – Vi har nå, heter det, som målsetting sammen med de andre kommunene å:

1. Utforme interkommunal prosedyre og strategi for å få flest mulig av fellesavtalene på e-handel. Kvalitet og innhold i katalog blir viktig her.
2. Utforme interkommunal prosedyre for avtaleoppfølging, (fellesavtaler) inklusive avslutning av avtale, på e-handel.
3. Drøfte og ta stilling til hva den enkelte kommune skal få hjelp til av fellesressursen, og hva kommunene må løse selv i egen e-handelsinnfasing og bruk.
4. Ta stilling til om fellesressursen skal koordinere videre digitalisering på innkjøpsområdet for samarbeidskommunene.
5. Ta stilling til organisering, fellesressursens størrelse og finansieringsmodell