En kartlegging av en anskaffelse i Nordkapp kommune avdekker en så stor mangel på dokumentasjon at det er vanskelig med sikkerhet å fastslå om det ene tilbudet som man mener kom, overhodet dukket opp. Det reises – av samme grunn – tvil om tilbudet er vurdert før den aktuelle leiekontrakten ble inngått, og man finner ikke dokumentasjon på kontraktsoppfølging. Mesteparten av korrespondansen med utleier er trolig foregått via daværende kommunedirektørs epost uten å bli journalført. Men de tre sentrale aktørene i operasjonen er eller har vært omgangsvenner, ifølge revisjonsrapporten.
Bakgrunnen er et vedtak i kommunens kontrollutvalg om å la Kontrollutvalgssekretariatet i Vest Finnmark KS kartlegge anskaffelsesprosessen i forbindelse med leie av branngarasje. Nordkapp kommune har ca. 3000 innbyggere.
I rapporten peker sekretariatet bl.a. på kort frist for å gi tilbud, mangelfull kravspesifikasjon, manglende tilbudsdokument, lite konkret beskrivelse av tilbudsvurderingen og at anskaffelsesprotokoll er datert dagen etter utløpet av tilbudsfristen. Dette, heter det, tilsier at det kan ha vært svikt i anskaffelsesprosessen. Det kan også være aktuelt å vurdere om kontrakten må anses å være en bygge- og anleggskontrakt i relasjon til anskaffelsesregelverket.
Manglende dokumentasjon
Sekretariatet anser at manglende dokumentasjon på om det er innkommet et tilbud, gir grunn til å stille spørsmål med om både grunnprinsippet om etterprøvbarhet og dokumentasjonsplikt er brutt. Både fra kommunedirektøren og i anskaffelsesprotokollen fremgår det at bare en tilbyder leverte tilbud, heter det. Men sekretariatet har gjorde grundige søk i kommunens postliste på kommunes hjemmeside, i sakssystemet/-arkivet, og i offentlig postjournal under sakene som omhandler branngarasjen. Sekretariatet legger til grunn at det ikke er innkommet (i alle fall ikke journalført) noe slikt dokument, fremgår det av revisjonsrapporten.
Sekretariatet har også forespurt kommunen om dokumentasjon på kommunens vurderinger av tilbudet etter tilbudsfristens utløp og tidspunktet for kommunens valg av tilbud. Men intet er funnet utover det som framgår av anskaffelsesprotokollen: «tilbyder er vurdert til ha besvart og forstått tilbudsforespørselen».
Foreligger vurderinger?
Tidsperspektivet fra utlysningsfrist til signering av anbudsprotokoll gir grunnlag for å stille spørsmål med om vurderinger i det hele tatt foreligger, fremholder kontrollutvalgssekretariatet. Protokollen er signert av kommunedirektør, daværende brannsjef og assisterende brannsjef. Sistnevnte er i dag brannsjef og har opplyst at han imidlertid ikke var involvert i prosessen.
Sekretariatet har mottatt opplysninger om at det meste av kommunens korrespondanse med utleier sannsynligvis har skjedd via kommunedirektørens epost, samt at denne korrespondanse ikke har blitt journalført i kommunens saks- og arkivsystem.
Kontraktsoppfølging
Kontraktsoppfølging fra Nordkapp kommune, som leier lokalene, har sekretariatet tilnærmet ingen dokumentasjon på. Det fremkommer ikke dokumentasjon på befaringer, og når det gjelder korrespondanse mellom utleier/kommunedirektør/kommune har de bare epost om avklaringer rundt søknad om dispensasjon. Sekretariatet har etterspurt dokumentasjon, men det er ikke mottatt.
Sekretariatet har muntlig fra flere kilder blitt opplyst om at tidligere ordfører, tidligere kommunedirektør og daglig leder hos utleier er eller har vært omgangsvenner. Sekretariatet har også muntlig fra flere kilder blitt opplyst om at tidligere kommunedirektør har leid bolig/leilighet hos daglig leder hos utleier. Sekretariatet har imidlertid ikke funnet forretningsmessige forbindelser mellom utleier, ordfører og kommunedirektør. Kommunedirektør og ordfører har ingen roller hos utleier eller de øvrige selskap som daglig leder hos utleier har av roller i næringslivet.
Bli den første til å kommentere på "Det ble hevdet at det kom inn ett tilbud, men det kan ikke dokumenteres …"