Også de i det offentlige som har ansvar for og bestiller på bygg- og anleggsområdet får servert 32 gode råd i form av en sjekkliste fra svenske Byggföretagen. På den måten gir markedet innspill til en vellykket anskaffelse, slik man ser det fra den synsvinkelen. De gode rådene er å finne i «Tio steg till bättre offentliga upphandlingar» – for gode og rettferdige entreprenører og bestillere, heter det.
Byggföretagen er en svensk bransje- og arbeidsgiverorganisasjon i Svensks Näringsliv med ca 4000 seriøse bygg-, anleggs- og spesialistbedrifter. Foreningens anskaffelsesutvalg har laget en sjekkliste for entreprenører som skal delta i offentlige anbudskonkurranser – og en for de som skal lager kontrakter og bestille og kjøpe på bygg- og anleggsområdet. Her er listen for oppdragsgiverne:
1. Få kunnskap om markedet og mulige tilbydere
• Få kunnskap om markedet, hva som tilbys og hvem aktørene er. Spør bransjen og leverandørene om mulige løsninger, innovasjon og mulige begrensninger.
• Øk muligheten for å motta konkurransedyktige tilbud ved å sette deg inn i mulig risiko for leverandørene og hvordan det kan påvirke prisnivået eller muligheten til å gi tilbud.
2. Kommuniser
• Kommuniser dine fremtidige behov og generelle mål, for eksempel når det gjelder bærekraft.
• Det tar tid og er kostbart å produsere anbud. Markedsfør anskaffelser i god tid slik at leverandører kan planlegge for en anskaffelse av interesse.
• Bruk tidlig dialog for å utveksle informasjon med leverandører og industrien. Informer om forventninger og prioriteringer slik at leverandørene bedre kan forstå og møte disse.
• Se positivt på spørsmål som kommer opp i forbindelse med en anskaffelse. Gi alltid forklarende svar, vær lydhør for behov for avklaringer, slik at anskaffelsesdokumentene og anbud kan bli bedre til alles beste.
3. Basert på betingelsene for den konkrete anskaffelsen
• Vurder hvilken rolle du ønsker å ha i kontrakten ved valg av anskaffelsesform (delt kontrakt eller generell entreprise). Vurder blant annet om du ønsker å håndtere og administrere en eller flere avtaleparter og om du ønsker koordineringsansvar.
• Når du velger kontraktsform: Velg utførelseskontrakt hvis du ønsker å kontrollere de spesifikke løsningene i kontrakten. Velg totalentreprise dersom du velger å beskrive ønsket funksjon og ønsker at entreprenøren skal finne løsningene. Ønsker du å projisere kun enkelte deler, er klare grenser viktig og at det kommer tydelig frem hva som gjelder for ulike deler.
• Hvis du ønsker innslag av samarbeid, vær tydelig på hva du forventer av samarbeidet.
• Tilpass den økonomiske oppgjørsformen til de konkrete forholdene. Er omfanget vanskelig å fastslå på forhånd fast pris er mindre egnet. Vurder for eksempel indeksregulering på kostnadsutvikling om den er svært usikker, kontraktsperioden lang eller startdatoen er usikker.
4. Vurder tider og frister nøye
• Planlegg med god horisont og ha fornuftige tidsfrister både på innkjøp og gjennomføring. Spør gjerne etter leverandørenes synspunkt.
• Husk at det tar mye tid for tilbyder å produsere tilbud. Mange mennesker kan være involvert og ofte også flere underleverandører.
5. Tilrettelegge for administrasjon
• For mange mindre bedrifter betyr offentlige anskaffelser dyre anbud og omfattende administrasjon. Muliggjør økt konkurranse gjennom klare og enkle dokumenter.
• Klare, enkle og konsoliderte (i ett dokument) anbudsinstrukser reduserer risikoen for å måtte ekskludere tilbydere på grunn av misforståelser. Samle også kravene til hvilke data som skal sendes inn, slik at tilbyder ikke trenger lete etter informasjon i flere dokumenter. Vurder hvilke oppgaver som må sendes inn og som kan sendes inn på forespørsel.
• Still bare krav du kan følge opp. Vurder tilbyderens evne til å følge opp kravene,også med underleverandører. Informer om at oppfølging vil finne sted og hvordan.
6. Balanse utforming av ulike krav og kontraktsvilkår
• Avstem gjerne med bransjen før fremtidige anskaffelser om rimelige krav.
• Vurder om kvalifikasjonskrav er nødvendige og kan ha tilsiktet effekt. Hvis de ikke er rimelige og relevante, kan de begrense konkurransen unødvendig.
• Vær tydelig på hvilke krav som er obligatoriske. Ikke still krav som du ikke har tenkt å følge opp. Hvert krav kan være kostnadsdrivende og påvirke muligheten til å levere tilbud.
• Opprettholde avtalen i de fremforhandlede standardavtalene. Ikke forstyrr balansen mellom partenes rettigheter og plikter gjennom avvik fra avtalenes bestemmelser. Om avvik fortsatt anses nødvendig – fremhev og begrunn disse.
• Bruke krav og kontraktsvilkår som fremmer rettferdig konkurranse. Vurder effekten de kan ha og mulighet for oppfølging (enda lenger ned i kontraktskjeden).
7. Ta ansvar for de samlede innkjøpsdokumentene
• Klar dokumentasjon er en grunnleggende forutsetning for at tilbudskalkylen skal være realistisk og tilbudene konkurransedyktige og sammenlignbare. Uklarheter kan øke kostnadene og øke risikoen at en eller annen leverandør uten tilstrekkelige kalkyler «tar en sjanse».
• Sørg for å vite hvilke krav du stiller i ulike deler av anskaffelsesdokumentene.
• Byggeanskaffelser krever spesialistkunnskap. Stille krav til og velg eventuelle anskaffelseskonsulenter nøye.
• Det er sjelden hensiktsmessig å kopiere tidligere forespørselsdokumenter. I så fall bør dokumentene granskes ekstra nøye ut fra de konkrete forholdene i anskaffelsen.
• Bruk tid på kvalitetsgjennomgang og «co-review». Det er vanlig å ha motsetninger i dokumenter produsert av ulike aktører/til ulike tider, samt konsepter som brukes på ulike måter eller med ulike betydninger i ulike handlinger.
8. Bruk en transparent evalueringsmodell
• Velg modell nøye ut fra de spesifikke forholdene og test den slik at den i praksis kan gi det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.
• Sørg for at det er klart fortilbyderne hvordan utfallet vil bli bestemt.
9. Følg opp i kontraktsperioden!
• Det er viktig at oppfølgingen er godt balansert slik at den er effektiv og kan nå sin hensikt. Oppfølging minsker risiko for korrupsjon og usunn konkurranse og sørger også for at du får den kvaliteten du har opp kjøpt til riktig pris.
• Vær tydelig på at og hvordan oppfølging vil skje.
• Vis interesse, ha en løpende dialog, følg arbeidet og ha et system for oppfølging.
10. Del erfaringer
• Evaluer alltid gjennomførte anskaffelser og kontrakter sammen med din avtalepart og muligens også underleverandører. Notér for kommende anskaffelser.
• Del gjerne verdifulle erfaringer med andre innkjøpsorganisasjoner.
Bli den første til å kommentere på "Entreprenørhilsen til byggherrene: 32 gode råd i ti steg for bedre anskaffelser"