Det står en flott flunkende ny, ombygget branngarasje i Nordkapp kommune, men etter gjennomført anskaffelsesprosess er intet skriftlig tilbud å oppdrive fra noen som var interessert i å ombygge garasjen. Så får da kommunen også skarp revisjonskritikk for sin arkiv- og journalføring. Selve anskaffelsesprosessen fikk imidlertid raskt – tre dagers tilbudsfrist og sju dager fra kunngjøring til kontrakt var på plass.
Finnmark-kommunen Nordkapp med sine rett i underkant av 3000 innbyggere har fått ny branngarasje – og en forvaltningsrevisjons-rapport i den forbindelse. Branngarasjen holder til i leide lokaler. Det har vært bred omtale i Finnmarksposten om saken.
Ikke tilbud, ikke regler
Anskaffelsen av leiekontrakten ble kunngjort i lokalavisen, heter det, med tre dagers tilbudsfrist. Tidsrommet fra kunngjøring til inngåelse av kontrakt var sju dager – og fra tilbudsfrist til signert anskaffelsesprotokoll én dag. Ifølge revisor finnes det imidlertid ikke noe skriftlig tilbud arkivert hos kommunen.
Kommunen hadde ikke reglement for kjøp og leie av fast eiendom, og slikt er heller ikke direkte omtalt i økonomireglementet. Dermed hadde ikke revisor noen lokale retningslinjer å vurdere inngåelse av leiekontrakten opp mot. Men, skriver revisor, Samtidig i mangel på eget regelverk kan se hen til statens anbefalinger, og at grunnleggende hensyn bør følges. I rapporten stilles det også spørsmålstegn ved om fristen som var satt for innlevering av tilbud var for kort, forhold ved kravspesifikasjonen, om innlevert tilbud var godt nok dokumentert og kommunens vurdering av tilbudet samt anskaffelsesprotokoll.
Selvkritikk og revisjonsforbehold
Kommunen ser i en kommentar til rapporten selv at de kunne fulgt grunnleggende krav i anskaffelsesregelverket. Og i ettertid mener kommunen at det var noe kort kunngjøringsfrist, og at det kunne vært stilt flere og andre krav i kunngjøringen, og: Dokumentasjonskrav ble ikke godt nok ivaretatt.
Revisors konklusjon ble imidlertid at kommunen ikke var forpliktet til å følge bestemmelsene i regelverket, men legger til et forbehold – andre instanser kan komme til andre konklusjoner.
Dokumenthåndtering
Dokumenthåndteringen i forbindelse med branngarasje-saken høster dessuten revisjonskritikk. Den tilfredsstiller ikke alle sentrale krav til arkiv- og journalføring. Senere kar kommunestyret fulgt opp og ber om at alle ansatte blir gjort tilstrekkelig kjent med gjeldende regler for journalføring. Og, ifølge Finnmarksposten, sikre at korrespondanse som ansatte sender og mottar på vegne av kommunen, straks journalføres og arkiveres i tråd med regelverket, samt sørge for hyppig og jevnlig journalføring av inn- og utgående saksdokumenter.
Bli den første til å kommentere på "Flott bygg på plass, men: Intet skriftlig tilbud å finne etter rekordrask anskaffelsesprosess"