Kofa-sak: Ble kvalifisert selv om dokumentasjonen ikke holdt mål

Tilbudet fra den valgte leverandøren inneholdt ikke tilstrekkelig dokumentasjon til at oppdragsgiveren kunne vurdere om kvalitetssystemet holdt mål. Da er det vanskelig å forsvare oppdragsgiverens standpunkt om at den valgte leverandøren var kvalifisert, konstaterte Kofa. Ut over at det i en fremlagt avtale med et enkeltmannsforetak fremgikk at den valgte leverandøren hadde «nødvendig dokumentasjon og prosedyrer», inneholdt ikke tilbudet opplysninger om innholdet i selskapets kvalitetssikringsprosedyrer.

Klageren i Kofa-sak 2017/92 hevdet at den valgte leverandøren skulle vært avvist på grunn av at kvalifikasjonskravet om «tilfredsstillende kvalitetssystem» ikke var oppfylt. Det gjaldt en konkurranse med forhandling i regi av Evje og Hornnes kommune fra desember 2016. Formålet var prosjektering og nyetablering av to kalkdoserere til Dåsånavassdraget.

Av forskriften § 11-10 fremgår det at oppdragsgiver skal avvise leverandører som «ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen». Kofa minner om at avvisningsplikten gjelder dersom leverandøren ikke oppfyller et kvalifikasjonskrav. Det er ingen tilsvarende plikt til å avvise dersom et dokumentasjonskrav ikke er oppfylt. Samtidig er det en sammenheng mellom kvalifikasjonskravene og dokumentasjonskravene, ved at sistnevnte kan bidra til å kaste lys over innholdet i kvalifikasjonskravet.

Etterspurt dokumentasjon

Den valgte leverandøren leverte ikke den etterspurte dokumentasjonen i tilknytning til kravet om tilfredsstillende kvalitetssystem. Han la i stedet ved en nylig inngått avtale med et enkeltpersonforetak som gjaldt bistand til å implementere et kvalitetssystem basert på dokumenter og rutiner som allerede eksisterte i bedriften.

Kvalifikasjonskravet legger opp til en skjønnsmessig vurdering av om leverandørens kvalitetssystem er «tilfredsstillende». Denne skjønnsutøvelsen kan i begrenset grad overprøves rettslig, poengterer Kofa.

I denne saken hører det også inn under oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn å fastlegge terskelen for oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. Måten kvalifikasjonskravet og det tilhørende dokumentasjonskravet er utformet på vil imidlertid sette begrensninger for oppdragsgivers skjønnsutøvelse.

Dokumentasjonskrav

Det var stilt et dokumentasjonskrav om enten en sertifisering i henhold til NS-EN ISO 9001:2008 eller tilsvarende, eller en oversikt over kvalitetssystemet. Dokumentasjonskravene åpnet ikke for å inngi en egenerklæring på at selskapet oppfylte kvalifikasjonskravet, og med unntak av sertifisering i henhold til en anerkjent standard åpnet kravene heller ikke for å inngi en tredjeparts vurdering av kvalitetssystemet. – Lest i sammenheng, påpeker Kofa, må kvalifikasjonskravet forstås slik at for en leverandør som ikke var sertifisert, måtte det som et minimum fremlegges en oversikt over kvalitetssystemet slik at oppdragsgiver kunne foreta en vurdering av om systemet var tilfredsstillende.

Ut over at det i avtalen med enkeltmannsforetaket fremgikk at den valgte leverandøren hadde «nødvendig dokumentasjon og prosedyrer», inneholdt ikke valgte leverandørs tilbud opplysninger om innholdet i selskapets kvalitetssikringsprosedyrer. Oppdragsgiverens standpunkt om å anse den valgte leverandøren som kvalifisert kan da vanskelig anses for å være i tråd med det aktuelle kvalifikasjonskravet, ifølge Kofa.

Dokumentere kvalitetssystemet

Oppdragsgiveren har også vist til at det fremgikk av kontraktutkastet at leverandøren skulle dokumentere kvalitetssystemet før kontraktens gjennomføring, og at dette rent faktisk ble gjort før kontrakten ble signert. – Selv om oppdragsgiver i medhold av forskriften § 12-4 har adgang til å be om supplering eller utdyping av innsendt dokumentasjon vedrørende krav til leverandøren, skriver Kofa, har innklagede ikke fremlagt opplysninger som gir klagenemnda grunnlag for å ta stilling til om dokumentasjon ble innhentet på en måte som er i tråd med regelverket, eller om innklagedes vurdering av de tilsendte dokumentene var forsvarlig.