I en Agder-kommune var en politisk representant også daglig leder i en tilbyder i en anskaffelsessak. Det var så innlysende og selvsagt at vedkommende var inhabil at kommunen rett og slett glemte å dokumentere avgjørelsen i habilitetssaken. De nøyde seg med å utelukke vedkommende fra epostkorrespondanse i forbindelse med anskaffelsen. Det får de refs for av Aust-Agder Revisjon IKS. Når slike beslutninger ikke er etterprøvbare for ettertiden, kan det skape mistillit til beslutningstakere. Kommunen har et klart forbedringspotensial, slår revisjonen fast.
Gjerstad kommune ligger i Agder og har om lag 2500 innbyggere. For en tid tilbake skulle kommunen i forbindelse med en flerbrukshall gjøre et innkjøp av teknisk utstyr i form av et lyd-, lys- og sceneanlegg. En lokal bedrift i bransjen meldte sin interesse for å lage kravspesifikasjon for kjøpet, noe kommunens ordfører takket ja til. Det ble ikke vurdert noen andre for levering av kravspesifikasjon, blant annet fordi det var så kjent at dette selskapet hadde kompetanse. Nå har Aust-Agder Revisjon IKS sett på saken.
Man visste ikke om det aktuelle, lokale selskapet ville levere inn et tilbud da man forhandlet om kravspesifikasjonen. Kommunen fant det derfor mest hensiktsmessig at dette innkjøpet ble satt bort til hallens entreprenør – for å skape avstand mellom anskaffelsen og kommunen.
Ikke i tråd med regler
Daglig leder i kravspesifikasjons-selskapet var formannskaps- og kommunestyrerepresentant i Gjerstad kommune. Ordfører og kommunedirektør avgjorde at han ikke skulle delta i behandlingen av verken spørsmålet om inngåelse av avtale om utarbeidelse av kravspesifikasjon eller godkjenning av at utstyr iht innhentet anbud kunne settes i bestilling. Ut ifra det revisjonen kjenner til, ble habilitetsspørsmålet håndtert ved at man i e-postkorrespondansen tilknyttet saken, utelukket vedkommende.
Dette er ikke i tråd med de regler for habilitet som foreligger, heter det.
Habilitetsvurderinger skal være etterprøvbare og vedtak om inhabilitet skal protokollføres. Habilitetsvurderingene i denne saken er ikke etterprøvbare, skriver revisjonen i sin rapport, og det er vanskelig for revisjonen og andre å etterprøve om vurderingene har vært etter regelverket. Revisjonen sett begrenset med dokumentasjon, og kommunen har også innrømmet at dokumentasjonen omkring prosessen har vært for dårlig.
Ikke tilstrekkelig saksbehandling
Saker som skal avgjøres i kommunestyre/formannskapet, skal inn i møteprotokoll og være etterprøvbart for ettertiden, fremholder revisjonen. Når saken bare ble drøftet i e-post korrespondanse, og ikke i kommunestyrets møte, er dette til hinder for innsynsretten til allmennheten, og kan skape mistillit til beslutningstakere. Saksbehandlingen kan dermed sies å ikke være tilstrekkelig etter forvaltningsloven og kommuneloven. At det har blitt stilt spørsmål omkring dette i ettertid, viser også at det er viktig med en tilfredsstillende saksbehandling.
Det fremstår for revisjonen i denne saken som noe tilfeldig i denne saken hvilke forhold som blir behandlet i e-postkorrespondanse i forkant av møter i politiske utvalg. Dette er en uheldig praksis når det gjelder korrekt saksbehandling i denne saken.
Bli den første til å kommentere på "Kommunen glemte korrekt saksbehandling i en sak om habilitet i en anskaffelse"