Nordiske innkjøpsgiganter har testet ut karaktersystem for leverandører

To av Nordens desidert største offentlige innkjøpere, Statens vegvesen og svenske Trafikverket, har testet ut hvert sitt ratingssystem til hjelp ved vurderinger av leverandørene. Det er snakk om å gi leverandørene karakterer for tidligere leveranser. I henholdsvis i fjor og året før besluttet de to hver for seg at det var behov for en fot bakken. Statens Vegvesen varslet imidlertid at de vil utvikle et nytt og enklere system med gjensidig oppfølging og evaluering, Trafikverket at de arbeidet med å realisere en revidert versjon av deres karakter-system.

For et par måneder siden kom rapporten «Vurder leverandørene! Økt effektivitet med ratingsystem i offentlige anskaffelser». Bak står fire forskere med professor Sofia Lundberg i spissen – og norske professor Malin Arve med på laget. Oppdragsgiver er Studieförbundet Näringsliv och Samhälle, en svensk uavhengig forening, der 290 av Sveriges fremste foretak, myndigheter og organisasjoner er medlem. Reglene for offentlige anskaffelser bidrar til usikkerhet om kvaliteten på fremtidige leveranser, er poenget, og det kan avhjelpes gjennom et åpent rangeringssystem med karaktersetting på leverandører.

Er testet ut

Både i Norge og Sverige er et slikt karakter-system testet ut, kan vi lese av rapporten. Trafikverket gjennomførte i perioden 2019–2022 et pilotanbud hvor tildelingen av kontrakter var basert på utfallet av tidligere leveranser. Kvaliteten på de tidligere leveransene var blitt vurdert i et system kalt UppLev.

I UppLev ble leverandørene vurdert ut fra en fempunktsskala på ni områder (tid, kvalitet, økonomi, samarbeid og kommunikasjon, dokumentasjon, teknologi og utvikling, sikkerhet, trafikk og miljø). Karakter tre på fempunktsskalaen gjorde at leveransen svarte til forventningene med håndterbare avvik. I UppLev ble leverandørene fulgt opp to ganger i året, heter det.

Godskrevet merverdi

Under pilotprosjektet tok innkjøpssiden hensyn til tidligere resultater ved å veie mulige leverandørers historiske vurderinger i UppLev ved tildeling av kontrakter. Pilotprosjektet fungerte dermed som et ratingsystem som belønnet leverandører som viste høy leveringskvalitet ved å la dem få godskrevet merverdi i evalueringen av tilbudene, ifølge rapporten.

Merverdien var basert på gjennomsnittlig poengsum per vurderingsområde for de to eller noen ganger tre siste vurderingene. I anskaffelsene ble ikke alle ni vurderingsområdene brukt, men vanligvis bare to til tre. Valg av vurderingsområder ble tilpasset det som ble vurdert som viktigst i den konkrete anskaffelsen.

Undersøkelse

For eksempel kan samarbeid, tid og miljø velges for et prosjekt inne i en by, mens økonomi og sikkerhet kan velges for et motorveiprosjekt. Utenlandske leverandører som manglet rating i UppLev ble håndtert ved å lage en rating basert på to til tre referanseoppdrag, opplyser rapportforfatterne.

Parallelt med UppLev har Trafikverket også systematisk spurt hvordan leverandørene opplevde dem som oppdragsgivere i en undersøkelse som ble brukt til å lage en indeks for hvor fornøyde leverandørene var med Trafikverket som oppdragsgiver.

Statens vegvesen

I omtrent samme periode brukte Statens Vegvesen et system for å vurdere eller vurdere kvaliteten på leveransene. Hovedformålet med systemet, som fikk navnet Karakterboka skulle samle informasjon som ville skape insentiver for leverandører til i det minste å levere lovet kvalitet. Karakterboka ble i hovedsak brukt i anskaffelse av utforming av veikontrakter i perioden 2019–2023, heter det i rapporten.

I Karakterboka ble leverandører vurdert på en skala fra én til seks, hvor forventet nivå på leveranser ikke var klart spesifisert som i UppLev. Det var tatt sikte på at vurderingene skulle brukes ved fremtidig kontraktstildeling, og vurderinger ble gjort ved leveringsslutt.

Leverandøren ble vurdert i flere underkategorier innenfor fire områder, nemlig 1) gjennomføring, 2) kvalitet, 3) sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og 4) ytre miljø. Karakterene ble ikke brukt til tilbakemelding i selve leveringsperioden. Selv om leverandørene fikk anledning til å kommentere vurderingene, ga modellen, ifølge Statens Vegvesen, svært begrenset rom for dialog om vurderingen, slås det fast i rapporten. Selv om systemet bare dekket fire områder, ble det oppfattet som komplekst.

Sluttet i 2023

Statens Vegvesen sluttet å bruke Karakterboka i 2023, og karakterene ble aldri brukt i kontraktstildelinger, ifølge SNS-rapporten. Samme år varslet Statens Vegvesen at de vil utvikle et nytt og enklere system med gjensidig oppfølging og evaluering. Ambisjonen med det nye systemet er at tilbakemelding skal skje under levering slik at eventuelle problemer kan løses før kontrakten sies opp. Systemet skal imidlertid ikke danne grunnlag for tildeling av fremtidige kontrakter. Den nye versjonen av systemet har som ambisjon å være tydeligere på hva som tilsvarer forventet nivå (karakter fire på en skala fra én til seks). Det kan gis poeng for levering over forventet nivå (karakterer fem og seks). Vurderingene skjer i likhet med UppLev i hele kontraktsperioden.

Trafikverkets UppLev ble lagt ned som følge av at hele IT-miljøet til etaten ble oppdatert og da ble kostnaden for oppdatering av UppLev for høy. Samtidig var det en del uenighet om hvordan systemet skulle utformes og hva som var hovedformålet. Det arbeides imidlertid med å gjennomføre en revidert versjon.