Revisjonsrapport: Kontraktsoppfølgingen fremsto ikke som risikobasert

Kontraktsoppfølgingen fremsto ikke som risikobasert, og varemottak i økonomisystemet ble i for liten grad dokumentert. Det slår Kommunerevisjonen i Oslo kommune fast i en rapport fra sin undersøkelse av kommunens vann- og avløpsetat. En påpekt svakhet var det også at det i undersøkelsesperioden ikke forelå rutiner for at innleide ble forelagt kommunens etiske regelverk. Men etaten hadde på flere områder rutiner og praksis som kunne bidra til god kontraktsoppfølging, heter det.

Undersøkelsen som Kommunerevisjonen i Oslo har foretatt hos kommunens vann- og avløpsetat, hadde hovedvekt på kontraktsoppfølging og økonomistyring. Også kontroll av habilitetsspørsmål ved anskaffelser hørte med.

Undersøkelsen viste at det var enkelte svakheter. Det gjaldt bl.a. at kontraktsoppfølgingen ikke fremsto som risikobasert. Risikovurderinger som kom frem av anskaffelsenes kontraktstrategi, syntes i all hovedsak å være knyttet til selve anskaffelsesfasen og ikke gjennomføringsfasen, heter det. Det var ingen klar sammenheng mellom risikonivået den enkelte kontrakt var kategorisert med i følgeskrivet, og kontraktsoppfølgingen slik den var beskrevet i kontraktstrategien.

Dette tyder på at etaten i liten grad la risikovurderinger til grunn for planlegging av tiltak i kontraktsoppfølgingen. Det øker sannsynligheten for at kontraktsoppfølgingen ikke tilpasses anskaffelsens risiko, poengterer revisjonen.

Kontroll av varemottak

Dessuten dokumenterte etaten i for liten grad varemottak i økonomisystemet. Dette er viktig for å kunne vurdere om internkontrollen er god nok, skriver revisjonen. Etaten dokumenterte i for liten grad varemottakskontrollen i kommentarfeltet i økonomisystemet Agresso, noe som også tidligere er påpekt av Kommunerevisjon. Dette øker risikoen for at etaten betaler for varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeid som ikke er levert.

Etaten hadde langt på vei også prosedyrer som kunne bidra til habilitet hos de som foretok anskaffelser og kontraktsoppfølging, fremholder revisjonen i sin rapport. Det forelå krav til habilitet i instrukser, skriftlige prosedyrer og ulike maler som kunne bidra til at de som foretok anskaffelser og kontraktsoppfølging, var habile. Det var imidlertid en svakhet at det i undersøkelsesperioden ikke forelå rutiner for at innleide ble forelagt kommunens etiske regelverk. Det at kommunens etiske regelverk blir lagt frem for innleide, og at de forplikter seg til å overholde det, kan redusere risikoen for inhabilitet og uheldige interessekonflikter.

Innleide

Vann- og avløpsetaten gjennomførte kontroller av innleides mulighet til å godkjenne fakturaer fra eget selskap. Kommunerevisjonen kan ikke se at det i tråd med etatens rutiner var gjort undersøkelser av om innleide hadde verv eller andre koblinger som kunne skape interessekonflikt i deres arbeid for etaten. Dette kan gi økt risiko for at uheldige interessekonflikter ikke oppdages og at nødvendige tiltak ikke settes i verk.

På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen anbefaler kommunerevisjonen å

• iverksette tiltak for å sikre reell risikobasert kontraktsoppfølging

• iverksette tiltak for å sikre at det foreligger nødvendig dokumentasjon til grunn for etatens fakturagodkjenning, og at varemottakskontrollen dokumenteres i økonomisystemet

• vurdere behov for ytterligere tiltak for å sikre at innleide har kjennskap til kommunens etiske regelverk og ikke har verv eller andre koblinger som kan skape interessekonflikt