Slik kan transaksjonskostnader kuttes i entreprise-tilbud

Ti gode råd – fem til entreprenører og fem til byggherrene – er lansert i Danmark som hjelp til å kutte transaksjonskostnader og bedre anskaffelsesprosessene. Et eksempel som er trukket frem i forbindelse med rådene, er at i en hovedentreprise-konkurranse på 100 mill løp transaksjonskostnadene opp i 400 000 kroner. Dialog med markedet i forkant av konkurransen er blant rådene som fremheves.

Bygherreforeningen og Dansk Byggeri har, i erkjennelsen av at de utførende entreprenørers utgifter knyttet til en anbudskonkurranse er stigende, laget ti råd som skal bringe disse kostnadene ned. Bakgrunnen er drøftelser som partene har gjennomført i et seminar om bedre anskaffelsesprosesser.

På seminaret ble det fremlagt eksempel på at transaksjonskostnadene ved en hovedentreprise på 100 mill. danske kroner løp opp i 400 000 kroner for hovedentreprenøren (tilbyderen). Tar man med underleverandørenes kostnader, kommer den samlede sum opp i godt 1,3 mill danske kroner, heter det. Med tilbud fra fire hovedentreprenører blir «regningen» godt 5,3 mill danske kroner.

Ikke-verdiskapende aktiviteter

Noen aktiviteter i forbindelse med anbudskonkurranser skaper ikke verdi. Blant disse ble tilbudslister som alle tilbydere bruker mye ressurser på å fylle ut, skriver Dansk Byggeri og Bygherreforeningen.

På tross av at det vil øke transaksjonsomkostningene, anbefaler de to foreningene bak de ti rådene at hovedentreprenøren trekker inn underleverandørene på et tidlig stadium i utarbeidelsen av tilbudet. Disse kostnadene er ikke unødvendige, heter det, de bidrar til byggherrens verdiskaping og store gevinster kan være å hente.

Et annet eksempel fra seminaret gjaldt det å gå tidlig i dialog med markedet. Det er ikke uvanlig, lød det på seminaret, at et godt forhandlingsløp kan bety en reduksjon på 5-10% av tilbudet fordi man har fått avdekket mulige risiki og funnet feil og misforståelser i prosjektet.
Her er anbefalingene:

 Til entreprenørene

• Delta aktivt i markedsdialog forut for anbudskonkurransen. Bidra med spørsmål og gi byggherren innblikk i hva som har betydning for at selskapet kan gi et treffsikkert tilbud i lys av konkurransemateriale og -prosess
• Still relevante og avklarende spørsmål i god tid
• Forstå byggherren og samarbeidspartnernes prosess, behov og prosjekt og vær med på å få avklart hva som gir verdi, og hvor det er risiko
• Få den/de kommende ansvarlige til å delta i forhandlingene og sørg for å få rask avklaring i de bakre rekker
• Vær selektiv – og fortell hvorfor hvis tilbyder fravelger en anbudskonkurranse

Til byggherrene

• Bruk mer effektiv (forutgående) dialog for å avklare tvil og risiko tidlig og tenk over hvordan det skal innarbeides i konkurransematerialet
• Vurder anskaffelsesformen og tenk over antall tilbydere i forhold til transaksjonsomkostningene på begge side
• Gi tilbyderne tilstrekkelig arbeidstid til å utarbeide et godt tilbud
• Vær tydelig om vektingen av kriterier (pris, kvalitet, organisasjon etc.), samt krav til form på besvarelsen
• Sørg for kvalitetssikring av konkurransematerialet, slik at det ikke kommer for mange rettelser i tilbudsfasen