Tok tap på 8-9 mill. bare for å være med i konkurransen

I en prosjektkonkurranse tok tilbyderne et samlet tap på kr. 8-9 millioner bare på å være med i konkurransen. Unødig omfattende dokumentasjonskrav kan føre til meget betydelige transaksjonskostnader for tilbyderne, skriver Rådgivende Ingeniørers forening (RIF) til Nærings- og fiskeridepartementet (NFD). RIF mener derfor det er behov for en kartlegging av transaksjonskostnader, som omfatter både tilbydernes og innkjøpers samlede kostnader.

I sitt innspill til den varslede stortingsmeldingen bekymrer RIF seg over manglende bruk av bransjekontrakter/standardkontrakter og ulike maler eller manglende bruk av maler hos enkelte oppdragsgivere. Også manglende kompetanse hos innkjøperne er et bekymringstema, på samme måte som risikoen for at oppdrag under nasjonal terskelverdi ikke blir konkurranseutsatt.

Unødig omfattende dokumentasjonskrav

RIF, fremholdes det i innspillet til NFD, erfarer dessuten jevnlig at innkjøpere stiller krav til innlevert dokumentasjon som fremstår som unødig omfattende og som medfører meget betydelige transaksjonskostnader for tilbyderne. Som eksempel nevner RIF en prosjektkonkurranse om en videregående skole, hvor det er opplyst at prosjekteringsgrupper la ned inntil 2.400 timer i arbeid i konkurransen. I konkurransen deltok 6 grupper, og det må antas at de samlede transaksjonskostnader beløp seg til over kr. 10 millioner for tilbyderne alene. Tilbyderne fikk betalt kr. 300.000 for denne fasen. Tilbyderne tok således et samlet tap på kr. 8-9 millioner bare på å være med i konkurransen.

RIF antar at ovennevnte problemer dels skyldes manglende kompetanse hos enkeltinnkjøpere, og dels at innkjøperne ikke er klar over de betydelige kostnadene som pådras hos tilbydersiden. Det er behov for at det iverksettes kartlegging av transaksjonskostnadene i utvalgte type prosjekter. Dette bør omfatte både tilbydernes og innkjøpers samlede kostnader, heter det.

Referanser som ikke svarer

Gjentatte tilbakemeldinger kommer også fra RIFs medlemmer om at bruk av referanser skaper en del praktiske utfordringer og medfører transaksjonskostnader for alle involverte. Et eksempel er at oppgitt referanse ikke svarer på henvendelsen fra innkjøperen. Dette kan ha ulike årsaker, slik som at henvendelsen er feilsendt, personen har skiftet arbeid eller er på ferie.

RIF har også fått opplysning om at innkjøper ikke har gitt tilstrekkelig informasjon eller ikke har purret, og endog at referansepersonen ikke ønsker å svare eller har fått pålegg om ikke å svare. En rekke offentlige innkjøpere, også statlige, har også kontraktsbetingelser om at de ikke skal brukes som referanse uten at dette er avtalt på forhånd. Sistnevnte fremstår som et paradoks når de samme offentlige innkjøpere i sine standard konkurransegrunnlag ber om referanser fra andre.

Standardopplegg for referanser

Etter RIFs syn bør det foretas en forenkling og standardisering mellom de offentlige innkjøperne i hvordan referanser skal innhentes og oppgis. Slik dette gjøres i dag har hver enkelt oppdragsgiver sin egen variant. Dette bør det lages et standardopplegg for, mener RIF, samtidig som det pekes på at det må sikres at tilbyderne får informasjon dersom referansen ikke har gitt svar. Det bør videre ikke være mulig for offentlige innkjøpere å reservere seg mot å være referanse.