Slik snur Bergen sin innkjøpspraksis i sirkulær retning

– Bergen kommune har gjennom flere år arbeidet systematisk for å redusere både miljøbelastning og kostnader ved å endre vår innkjøpspraksis i sirkulær retning, forteller Birgitte Gullestad, leder av Innkjøp konsern i kommunen, til Anbud365. Og det er utviklet felles rutine for møbelanskaffelse for hele kommunen: De som ønsker seg nye møbler må passere en serie sjekkpunkter før det kan bli aktuelt – sjekkpunkter der vurdering av sirkularitet og kostnader før nykjøp må tas.

Helt ferske eksempel på arbeidet med å snu innkjøpspraksis i sirkulær retning, er konkurranser som er gjennomført for Bergen kommune og samarbeidsparter: 

• Rammeavtaler for møbler (barnehage, skole, helseinstitusjoner og kontor)
• Rammeavtale for leie og vask av uniformer til helsepersonell

Konkrete bruker-«case»

Kommunen har hatt et tydelig fokus på brukermedvirkning, og aktivt involvert bestillere gjennom møter og befaringer på skole, barnehage og sykehjem. I stedet for å basere behovsanalysen på historisk kjøpsstatistikk, er det utviklet konkrete bruker-“case” som har gitt et mer treffsikkert og relevant bilde av faktiske behov.

(artikkelen fortsetter under rammen)

Et såkalt bruker-«case» er en beskrivelse som gir grunnlaget for besvarelse av tildelingskriteriene. Et eksempel fra Bergens kommunes møbelanskaffelse:
Alle møblene som tilbys som løsning på caset skal være standardsortiment. Det er disse produktene som blir tatt inn i e-handelskatalog, og som skal bli solgt på avtalen.
1. Avdeling med langtidsplasser – Bogruppe med 10 plasser og 2 ansatte
Hver bogruppe har oppholdsarealer fordelt på oppholdsrom (stue), spiserom og kjøkken. I tillegg til en liten ekstra stue pr. bogruppe for å kunne møte behov for å isolere deler av bogruppen ved behov. Dette skal møbleres med ulike sittemøbler, bord, vitrineskap, reoler/oppbevaring/tv-møbler og spiseplass. Bordene som blir brukt til måltider må ha to hjul for enkel forflytting. Bordene må også ha manuell hev/senk-funksjon. Stoler til spisebordet skal være med armlener som går helt ned til gulvet …osv.

– Vi har, fremholder hun, tenkt nytt i utformingen av avtalene ved å inkludere brukte møbler, reparasjon og redesign som en integrert del av leveransen. Et begrenset og strategisk utvalg av produkter gir bedre prisbetingelser og styrker samtidig bærekraften i anskaffelsen.

Bærekraft og miljømerking

Bærekraft har vært viktig gjennom hele prosessen. Kommunen har vurdert tilbudene ut fra hvilke materialer møblene er laget av, hvor godt de egner seg for reparasjon og gjenbruk, og om brukerne selv kan utføre enkelt vedlikehold. I tillegg er det lagt vekt på at det skal være lett å finne informasjon om produktene, som garantier og muligheter for reparasjon.

Møblene skal ha et tidløst uttrykk og være enkle å kombinere med eksisterende møblement – eller ved supplering med brukte møbler, heter det. Og det er stilt krav om bruk av rene materialer som kan materialgjenvinnes, og minst 50% av møblene skal være miljømerket med type 1-merking. Leverandører som tilbyr en høyere andel miljømerkede møbler enn minimumskravet, har fått ekstrapoeng i evalueringen.

Felles rutine for møbelkjøp 

– Som en del av prosjektet har vi også utviklet en felles rutine for møbelanskaffelser som skal følges av hele kommunen, poengterer Gullestad. Rutinen legger opp til at nye møbelkjøp bare skal skje når det er et reelt behov. Først skal det kartlegges hva som allerede finnes av møbler, deretter skal det undersøkes om behovet kan dekkes gjennom kommunens egen Ombruksavdeling. Dersom behovet fortsatt ikke er dekket, skal det vurderes kjøp av brukte møbler fra leverandørene. Først når ingen av disse alternativene er tilstrekkelige, skal det kjøpes nytt. Denne tilnærmingen bidrar til å redusere unødvendig forbruk, fremmer sirkulær økonomi og styrker kommunens arbeid med bærekraftige innkjøp.

Sirkulære helseuniformer

Bergen kommune har dessuten over flere år arbeidet systematisk for å gjøre kontraktene for leie og vask av helseuniformer mer bærekraftige. – Vi har over tid blant annet stilt krav til bærekraftige tekstiler, Svanemerket vaskeri, reparasjon av mindre skader/redusert kassasjon, fremhever hun, og i den nye avtalen har vi gått et skritt lengre ved å spesifisere at leverandør kan tilby brukte uniformer. Dessuten er våre krav til reparasjon av uniformer ytterligere styrket.