Ikke enkeltpersoner alene – hele organisasjonen må til for å sikre god drift

– Oppdragsgivere oppgir at de har dårlig erfaring med kompetansen på personell som arbeider på avtalene, sier Odd Kristian Pedersen i Elite Service Partner AS når Anbud365 spør hvorfor det kreves CV-er for ansatte i tilbudene. – Vårt ståsted, fremholder han, på dette er at det aldri er enkeltpersoner som sikrer god drift alene. Hele organisasjonen må være skikket til oppgaven og må kunne tilpasse seg til de reelle behovene etterhvert som de oppstår. Det er derfor vi har programmer for utvikling, innovasjon og kvalitetsforbedring.

I en artikkel for en tid tilbake på Anbud365, «Fornuft i å vekte enkeltindivid i en servicetjeneste?» het det bl.a.:  Med respekt for at evaluering av tilsynelatende like tilbud kan “kreve sin innkjøper”, er det med en viss uro over økt etterspørsel om persondata og presset som legges på bedrifters første- og andrelinje ansatte når oppdragsgiver bestemmer seg for å gå langt inn i bedriftens egen vurdering om hvilket servicepersonell som benyttes på oppdraget.

Overfor Anbud365 utdyper Pedersen. Vi spør etter eksempel, gjerne anonymisert, på hvordan et slikt krav kan se ut, og hvordan inngår kravet i vekting(pris/kvalitet)?

Eksempel på krav

– Ofte er pris 40% – 60%, kvalitet og miljø fordeles på resterende prosentandel. Dersom kvalitet vektes 50 % vil den igjen deles opp i ytterligere 2 eller 3 kriterier. For eksempel kompetanse, bemanning, CV og referansepunkter personer og oppdrag. Oppdragsforståelse er da gjerne vektet 20% og kompetanse 30%. Det blir da slik at kompetanse da støtter seg til CV-ene som leveres, forteller han.

Et annet sted i artikkelen presenteres tilsynelatende et dilemma: Leverandører står mellom barken og veden, skal de levere ut en mengde persondata eller skal de bli avvist fra konkurransen? Bedriftene merker at alminnelige ansatte føler presset om bedriften vinner kontrakten eller ikke.

– Hvordan håndteres dilemmaet, spesielt hensynet til de ansatte?

– Personvernlovgivningen setter noen begrensninger på hvilken type informasjon som legges ved etter samtykke, påpeker Pedersen. Hos Elite Service Partner AS har vi avtalt med en rekke kandidater at deres CV kan benyttes. De ansatte vil ikke bli informert om grunnlaget for avslaget dersom det henger på kvalitetskriteriet. Vi opplever at noen leverandører velges på bakgrunn at det er navngitt personale til hele oppdraget med CV. Om det blir etterfulgt at disse benyttes vites ikke. I noen få tilfeller bes det om at våre ansatte skal ha en skriftlig vurdering fra andre oppdragsgivere (nærmest en rating) der de har arbeidet eller er pt. Dette blir helt forkastelig og legger et utilbørlig press på våre ansatte. Det forteller heller ingen ting om vår leveranse. Svært få kunder ønsker å være referanse på denne type prosjekter. Dersom våre ansatte ikke ønsker dette, må vi enten droppe deltakelsen eller være innforstått med at vi ikke får poeng på dette kriteriet.

Presenterer gjengangere

Et annet poeng i artikkelen: Så hva er som oftest bedriftens valg? Bedrifter som ikke leverer dokumentasjon av en bestemt ansatt, får 0 poeng eller i verste fall blir avvist. Og selv om bedriftene gir tilbakemelding, er det en god andel innkjøpere som ikke forholder seg til bedriftenes råd uansett hvor god tid det er før tilbudslevering. Løsningen er at bedriftene presenterer gjengangere av utvalgte ansatte, og selvfølgelig blir det rokeringer ved oppstart av tjenesten. Dette følges ikke opp av oppdragsgivere.

Til dette kommenterer Pedersen at det ikke mulig å etterprøve om personalet virkelig blir brukt er. Dersom de byttes ut, er det i prinsippet å anse som kontraktsbrudd ettersom det er et evalueringskriterium.

– Eksempel på at «… en god andel innkjøpere … ikke forholder seg til bedriftenes råd uansett hvor god tid det er før tilbudslevering». Hvordan og når er dialogen?

– Utfordringen er at leverandør sjeldent eller aldri får mulighet til å fremlegge et alternativt forslag for driftsleveranse, sier Pedersen. Dialog foregår ofte gjennom en portal, der det kun svares på konkrete spørsmål men ikke gis rom for dialog. Vi må bare forholde oss til kravene eller ikke delta. Jeg tror de fleste leverandører ikke tør annet enn å godta kravene i anbudene nærmest uansett hva det må være.

– Hva er innkjøperes/oppdragsgiveres begrunnelse for å kreve CV-er, hva er svaret når dere tar kontakt om dette?

– Oppdragsgivere oppgir at de har dårlig erfaring med kompetansen på personell som arbeider på avtalene, sier Pedersen. Noen krever også intervju/samtale med kandidater for å sikre at de får den beste kandidaten, særlig i mellomlederstilling. Vårt ståsted på dette er at det aldri er enkeltpersoner som sikrer god drift alene. Hele organisasjonen må være skikket til oppgaven og må kunne tilpasse seg til de reelle behovene etterhvert som de oppstår. Det er derfor vi har programmer for utvikling, innovasjon og kvalitetsforbedring. Det kommer da ikke frem i slike saker. Det vil heller ikke være slik at den personen som gjør seg best i en samtale nødvendigvis er den dyktigste medarbeideren til å levere etter målkravene.