Evaluering av trøblete anskaffelsesprosess gav flere konkrete læringspunkter

Flere konkrete læringspunkter ble resultatet av den eksterne evalueringen Helse Sør-Øst lot gjennomføre i kjølvannet av en heller trøblete anskaffelsesprosess. Realistiske tidsplaner, nok ressurser og styrket arbeid med systematisk risikostyring er blant læringspunktene.

Helse Sør-Øst har fra 2022 gjennomført en anskaffelsesprosess på området tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Høsten 2024 ble anskaffelsen delvis avlyst og det har også vært flere rettslige prosesser knyttet til denne. HSØ har hatt et ønske om å lære av prosessen og videreutvikle sitt eget arbeid med anskaffelser. På den bakgrunn bad de konsulentselskapet PwC gjennomgå TSB-anskaffelsen for å sikre læring.

I evalueringen av TSB-anskaffelsen er det, fremgår det av PwCs rapport, identifisert punkter som kan danne grunnlag for læring. Rapporten beskriver læringspunkter innenfor de tematiske områdene risikostyring og prosjektstyring, planlegging og gjennomføring.

PwC anbefaler:

… at HSØ styrker arbeidet med systematisk risikostyring i anskaffelsesprosjekter og benytter risikostyring aktivt gjennom hele prosessen. Som del av dette bør rammeverk, metoder og praksis for risikostyring i anskaffelsesprosesser videreutvikles og følges opp.

… at HSØ, ved framtidige anskaffelser, sikrer at det i utgangspunktet legges realistiske tidsplaner og settes av nok tid og tilstrekkelig kapasitet. I tillegg må det ved forsinkelser eller endringer som påvirker tidsplanen tas tilstrekkelige grep, som å tilpasse arbeidsform eller – aktiviteter, sette på mer kapasitet eller forskyve tidsplanen. Det bør også følges opp at tiltakene får den ønskede effekten.

… at HSØ, i fremtidige anskaffelser, sikrer at roller, ansvar og gjensidige forventninger er bedre forstått og omforent, sørger for at prosjektgruppen har en tydeligere felles forståelse av prosjektets mål samt at prosjektdeltakerne har tilstrekkelig gjensidig forståelse for hverandres fagområder.

… at HSØ i fremtiden, i tilsvarende anskaffelser, søker å legge opp til en prosess der evalueringsrommet i mindre grad låses i forkant. Vi anbefaler videre at det legges opp til en mer fleksibel dialog med tilbyderne, både i forkant av og underveis i, anskaffelsen. Strategi for kommunikasjon og samhandling bør tilpasses slik at det er hensiktsmessig gitt risikobildet for den aktuelle anskaffelsen.