Kontraktsoppfølgingen er ikke tilstrekkelig, og fakturakontrollen må bli bedre. Dette er konklusjonen i en rapport fra Kommunerevisjonen i Oslo. Tiltak må iverksettes, inkludert at kontraktsoppfølgingen er risikobasert og dokumentert, heter det i revisjonens anbefalinger. Og en ansvarsfordeling mellom Velferdsetaten og to bydeler kan gi utfordringer for kontraktsoppfølgingen, påpeker Kommunerevisjonen som også her ber om tiltak – og om økt utveksling av erfaringer.
Kommunerevisjonen undersøkte kontraktsoppfølging av kjøp av helse- og omsorgstjenester hos de tre (Velferdsetaten, byudelene Grünerløkka og Nordre Aker) . Undersøkelsesperioden er i hovedsak 2022 – 1. halvår 2023.
Delt ansvar
Ansvaret for kontraktsoppfølgingen er delt mellom Velferdsetaten og bydelene. Velferdsetaten har ansvaret for kontraktsoppfølgingen på systemnivå av 14 rammeavtaler. Den enkelte bydel som gjør avrop på rammeavtalene, har ansvaret for kontraktsoppfølging på brukernivå. Undersøkelsen omfatter også de kjøp bydelene av tjenester på helse- og omsorgsområdet utenfor rammeavtalene. Hver enkelt bydel har ansvaret for å følge opp slike enkeltkontrakter, med unntak av kontroller av leverandørenes lønns- og arbeidsvilkår. Dette har Velferdsetaten hatt ansvaret for å kontrollere siden 2018.
For at Velferdsetaten skal kunne kontrollere leverandører som bydelene hadde inngått enkeltkontrakter med, er den avhengig av å ha oversikt over slike. Etaten hadde en oversikt over enkeltkontrakter, men den var beheftet med usikkerhet og var ikke komplett. Dette medførte at etaten tok beslutninger på et ufullstendig grunnlag, skriver Kommunerevisjonen. Det forelå ikke dokumentasjon som ga grunnlag for å vurdere om kontrollene var tilstrekkelig risikobaserte. Kommunerevisjonen merker seg at det var få kontroller som hadde blitt sluttført.
Overlappende kontraktsoppfølging
I bydelene kunne saksbehandlernes oppfølging av brukerne til dels overlappe kontraktsoppfølgingen. Samlet sett var det likevel mangler og svakheter ved bydelenes kontraktsoppfølging. Det gjaldt blant annet risikovurderinger, gjennomføring av kontroller og fakturakontroll. Kommunerevisjonen stiller også spørsmål ved om etaten og bydelene dro nok veksler på hverandres erfaringer. Når ansvaret er fordelt mellom flere parter, er det blant annet risiko for at noe faller mellom stoler.
Når det gjelder kontroller av lønns- og arbeidsvilkår, var det i perioden fra 2021 til første halvår 2023 avsluttet kontroll hos bare 16 leverandører, fordelt på 2 av 14 rammeavtaler. Kontrollene framsto som grundige, fremgår det av revisjonsrapporten, men det forelå ikke dokumentasjon som ga Kommunerevisjonen grunnlag til å vurdere om kontrollene var tilstrekkelig risikobaserte.
I liten grad kontraktsoppfølging
Velferdsetaten overvåket ikke avrop opp mot rammeavtalenes maksimale verdi. Den ene bydelen hadde i liten grad gjennomført kontraktsoppfølging, blant annet i form av kontrollbesøk. Den andre hadde en intern ansvarsfordeling som ivaretok enkelte forhold knyttet til kontraktsoppfølgingen. Fravær av felles føringer for de aktuelle seksjonene ga risiko for at kontraktsoppfølgingen varierte mellom seksjonene uten av det var nærmere begrunnet. I denne bydelen var det dokumenterte oversikter over kjøpene, men revisjonen merket seg at det var tilfeller der det manglet gjeldende kontrakter med leverandørene.
Begge bydelene hadde etablert praksis for å kontrollere fakturaer. Kontrollen besto i hovedsak av rimelighetsvurderinger, og omfattet i liten grad vurderinger av faktisk leveranse. Kommunerevisjonen stiller spørsmål ved om fakturagrunnlaget i mange tilfeller ga mulighet til slik kontroll.
Bli den første til å kommentere på "Revisjon i Oslo: Ikke god nok kontraktsoppfølging eller fakturakontroll"