Kommuner som skal anskaffe pasientjournal-system, anbefales å legge opp til stor grad av fleksibilitet knyttet til løsning og tid i anbud og avtaler. I et styringsdokument som nettopp er lansert, legges det frem sju suksessfaktorer for de som skal i gang med slike anskaffelser. Innovative anskaffelser og kommunesamarbeid kan også føre frem, heter det.
I et styringsdokument for felles journalløft i kommunene er det laget temaer, med underpunkter, som kan være til hjelp for kommuner som enten er på vei inn i, eller vurderer å igangsette, prosesser for anskaffelse av elektroniske pasientjournal-systemer (EPJ-systemer). Det skal bidra til å skape felles retning, og gi leverandørmarkedet en klarere forståelse av forventninger og rammer de vil måtte forhold seg til i kommende anskaffelser.
Sju anbefalinger
Anbefalingen er at det i en skiftende tid kan være lurt å legge inn så stor grad av fleksibilitet knyttet til løsning og tid i anbud og avtaler. Suksessfaktorene som er listet opp i styringsdokumentet, er:
• Det er viktig å ha en grundig og klar definisjon av behovene og kravene til pasientjournalsystemet i anskaffelsesprosessen.
• Kommunen bør sette kvalifikasjonskrav til potensielle leverandører av pasientjournalsystemer.
• Sikkerhet og personvern er viktige aspekter ved pasientjournalsystemer, og bør være nøye vurdert i anskaffelsesprosessen.
• Pasientjournalsystemet må være brukervennlig og kunne tilpasses kommunens arbeidsprosesser og arbeidsflyt.
• Kommunen bør vurdere leverandørens evne til å yte støtte og vedlikehold for pasientjournalsystemet etter implementering.
• Kommunen bør vurdere totalkostnaden for pasientjournalsystemet over systemets levetid, inkludert anskaffelseskostnader, driftskostnader, oppgraderingskostnader og eventuelle lisenskostnader.
• Kommunen bør legge til rette for samarbeid og dialog med potensielle leverandører gjennom anskaffelsesprosessen.
Innovative anskaffelser
Innovative anskaffelser kan også brukes som en mulig strategi i anskaffelser av pasientjournalsystemer, fremholdes det i styringsdokumentet. Dette kan stimulere til kreativitet og nyskapning blant leverandørene, og bidra til å identifisere og anskaffe de mest innovative EPJ-systemene.
Samarbeid
Samarbeid mellom kommuner om anskaffelser av pasientjournalsystemer kan være en effektiv måte å oppnå stordriftsfordeler, økonomiske besparelser og bedre kvalitet på tjenestene, heter det i dokumentet. Kommuner kan gå sammen om å utarbeide et felles anbudsdokument som spesifiserer kravene til pasientjournalsystemet, danne interkommunale samarbeid for å håndtere anskaffelsen av pasientjournalsystemet sammen. og samarbeide ved å dele erfaringer, kunnskap og beste praksis relatert til anskaffelser av pasientjournalsystemer. De kan dessuten arbeide for å etablere standarder for pasientjournalsystemer, f.eks. standardiserte kravspesifikasjoner eller interoperabilitetsstandarder. Dette kan bidra til å forenkle anskaffelsesprosessen, redusere kompleksiteten og kostnadene ved å evaluere ulike systemer, og muliggjøre enklere utveksling av data og informasjon mellom ulike kommuner og helseaktører.
Grundig vurdering
I styringsdokumentet blir det understreket at det er viktig at leverandørers informasjons- og datamodeller for pasientjournalsystemer blir nøye vurdert, og at det stilles relevante spørsmål, blir gjennomgått dokumentasjon, og at det gis tilstrekkelig innsikt før det tas en endelig beslutning om anskaffelse av et nytt system. – Dette er en oppgave som neppe vil være aktuell, mulig eller hensiktsmessig for enkeltkommuner å gjennomføre, og da bør det vurderes om en sentral aktør kan gjøre jobben med å koordinere dette arbeidet, ifølge dokumentet. Tilsvarende er det viktig at leverandørene bidrar med dokumentasjon for hvordan sikkerhet og personvern er ivaretatt.
Bli den første til å kommentere på "Sju anbefalinger for vellykket kommune-anskaffelse av pasientjournal-system"