Svikt på svikt i dokumentasjonen av viktige forhold i konsulentanskaffelser

Etter anskaffelsesregelverket skal Direktoratet for e-helse skal dokumentere vesentlige forhold og begrunnelser for viktige beslutninger i anskaffelsene. Manglende eller mangelfull dokumentasjon gjør det vanskelig både for virksomheten selv og for tredjepart å vurdere om man har holdt seg innenfor det regelverket tillater. I sin undersøkelse av direktoratets kjøp av konsulenttjenester, konstaterer Riksrevisjonen svikt på svikt. Vesentlige forhold skulle vært vurdert og dokumentert, heter det.

Riksrevisjonens undersøkelse av anskaffelser av konsulenttjenester i Direktoratet for e-helse er et vedlegg til Dokument 3:14 (2020-2021) «Undersøkelser av IT-satsingen Én innbygger – én journal; styring og anskaffelser».

I perioden 2016–2020 har Direktoratet for e-helse gjennomført om lag 550 minikonkurranser på rammeavtaler for IT-konsulenttjenester for til sammen 1,2 mrd. Riksrevisjonen har undersøkt 14 anskaffelser fra perioden 2016–2020. De er gjennomført ved konkurranse mellom leverandørene på eksisterende rammeavtaler, og har en samlet kostnadsramme på 389 mill.

Vesentlige forhold ikke dokumentert

Deres funn viser at direktoratet ikke har dokumentert viktige beslutninger, i økonomisk store anskaffelser. I fire av anskaffelsene Riksrevisjonen har undersøkt, foreligger etter vår vurdering, vesentlige forhold som skulle vært vurdert og dokumentert.

Direktoratet mangler rutiner for å sikre etterprøvbarhet i anskaffelsene. God dokumentasjon er også viktig for direktoratets styring og kontroll med at anskaffelsene har gått riktig for seg. Direktoratet gjennomfører mange og store anskaffelser. Det gjør det ekstra viktig at direktoratet har tilstrekkelig styring og kontroll med anskaffelsene.

Rollen som programleder

Direktoratet har etter kontraktsinngåelse gitt en annen konsulent rollen som programleder enn den som var avtalt. I anskaffelsen med en total kostnadsramme på 90 mill., ba direktoratet om et team inkludert programleder. Det kom inn to tilbud.

I utvelgelsen la direktoratet stor vekt på den tilbudte programlederens kompetanse. Direktoratet inngikk kontrakt med leverandøren som inkluderte denne konkrete programlederen. Det viste seg at vedkommende aldri tiltrådte. En annen konsulent fra leverandøren fikk rollen som programleder. Denne konsulenten ble opprinnelig ikke tilbudt som programleder i tilbudet fra leverandøren, og var heller ikke intervjuet til denne rollen.

Ikke dokumentert vurdering

Endringen av konsulent i rollen som programleder innebærer at forutsetningen direktoratet la til grunn for valg av leverandør, ikke lenger var til stede. Direktoratet har ikke dokumentert at de vurderte om endringen var tillatt, om endringen var vesentlig eller om det derfor skulle vært gjennomført en ny konkurranse. Det foreligger heller ikke dokumentasjon på at direktoratet har vurdert om konsulenten som tiltrådte som programleder hadde kompetanse for rollen.

Direktoratet har inngått avtale om flere ressurser enn det som går fram av behovsbeskrivelsen i konkurransegrunnlaget. I anskaffelsen med en total kostnadsramme på seks millioner kroner ba direktoratet om én konsulent. Valgt leverandør tilbød to ressurser til oppdraget. Direktoratet inngikk kontrakt med leverandøren om at begge konsulentene skulle bistå direktoratet. De to konsulentene jobbet betydelig mer enn det en full stilling tilsier.

Vesentlig avvik? Avlysning?

Direktoratet har ikke dokumentert at de vurderte om tilbudet var et vesentlig avvik fra vilkårene i konkurransen, og om tilbudet skulle vært avvist. Direktoratet har heller ikke dokumentert at de vurderte om denne endringen er i tråd med anskaffelsesregelverket,

Direktoratet har i 3 av de 14 undersøkte anskaffelsene gjort avrop med en tidsramme som går utover rammeavtalens varighet. De tre avropene har varighet fra ett til to år utover rammeavtalen. Direktoratet har ikke i noen av de tre avropene dokumentert vurderinger av at de hadde behov for konsulenttjenestene så lenge.

Et avrop som varer lenge etter at rammeavtalen er gått ut, kan anses som en omgåelse av bestemmelsen om at en rammeavtale ikke skal ha en lengre varighet enn fire år. Det innebærer at jo lenger et avrop varer utover rammeavtalen, desto viktigere vil det være å dokumentere en vurdering av behovet og varigheten.