Sykehusinnkjøp: 5800 ville levere smittevernutstyr, også rene svindelforsøk

Å finne de riktige leverandørene blant over 5800 henvendelser var en viktig suksessfaktor for å lykkes med å skaffe nok smittevernutstyr i forbindelse med covid-19-utbruddet, heter det på sykehusinnkjop.no. Kvalitetskrav og leveringssikkerhet var de viktigste kriteriene, med det resultat at storparten av henvendelsene ble sortert bort.  En del ble også betraktet som svindelforsøk. Dette var en ny opplevelse for Sykehusinnkjøp, som til vanlig jobber i en seriøs bransje, med seriøse aktører og strenge kvalitetskrav.

​På sine nettsider oppsummerer Sykehusinnkjøp sine erfaringer så langt med håndteringen av smittevernutstyr i forbindelse med covid-19.16. mars gikk Sykehusinnkjøp HF i rød beredskap og ble rigget om til å bistå i arbeidet med å skaffe nok smittevernutstyr til sykehus og kommunehelsetjenesten over hele landet. Sykehusinnkjøp hadde imidlertid allerede i januar startet å kartlegge de ordinære avtaleleverandørene av smittevernutstyr.

Men disse kunne ikke garantere leveranser i det omfanget det ville være behov for i Norge. Derfor måtte man tenke nytt, og Sykehusinnkjøp startet å lete etter alternative kanaler og leverandører for å skaffe det nødvendige smittevernutstyret. Det ble derfor opprettet en egen kanal for nye leverandører, som ønsket å bidra. Egen e-postadresse ble etablert. Der kunne nye leverandører komme i kontakt med Sykehusinnkjøp HF for å tilby sine tjenester.

Svært stor interesse

– Vi opplevde umiddelbart en svært stor interesse utenfra for å bidra i arbeidet med å skaffe det nødvendige utstyret sykehusene trengte. Flere av henvendelsene førte til konkrete avtaleinngåelser, men mange gikk vi ikke videre med, sier administrerende direktør Kjetil Istad i Sykehusinnkjøp i oppslaget på nettsiden deres.

I den mest hektiske perioden i mars og april, kunne det komme opp mot 400 henvendelser per dag. På det aller mest hektiske var seks personer som bare hadde som oppgave å registrere og prioritere disse henvendelsene. I april kom et egetkonstruert CRM-system på bena. Der kunne de potensielle leverandørene fylle ut et elektronisk skjema med opplysninger om hva de kunne bidra med. Disse ble kunne deretter sorteres og følges opp videre gjennom CRM-systemet. Dette gjorde at de som jobbet med å sortere henvendelsene, kunne jobbe mer systematisk og effektivt.

Kvalitetskrav og leveringssikkerhet

Selv om det var et akutt behov for store mengder smittevernutstyr, var det helt nødvendig å sikre at utstyret som ble kjøpt inn holdt mål. Det stilles strenge kvalitetskrav til smittevernutstyret som skal benyttes på sykehusene. For å sikre kvaliteten på produktene, ble det også hentet inn eksperthjelp. Hos Forsvarets Forskningsinstitutt (FFI) på Kjeller satt de på akkurat den kompetansen det var behov for.

Kvalitetskravene, sammen med behovet for leveringssikkerhet, var de viktigste kriteriene som ble lagt til grunn for å velge ut de leverandørene man gikk videre med. Derfor endte også storparten av henvendelsene med å bli sortert bort.

Jobben med å sortere mellom de seriøse og useriøse henvendelsene var betydelig, likeledes jobben med å finne ut hvilke henvendelser som var de riktige å følge opp videre. En ny opplevelse for Sykehusinnkjøp var det å bli presentert for falske og piratkopierte produkter.