Sykehusinnkjøp skjerper kontroll, vil ikke risikere kjøp på ulovlige avtaler

KPI for avtaler skal sikre at Sykehusinnkjøp til enhver tid har oversikt over avtaler som er utløpt for å redusere risiko for kjøp på ulovlige avtaler.  Dette fremgår av en sak til styret. Bakgrunnen for at man har tatt seg tid til å utvikle en slik KPI er at det er meldt behov for å ha god kontroll og oversikt på avtaler som nærmer seg maksimal sluttdato. KPI-en vil bli iverksatt i 2024.

Sykehusinnkjøp HF har per i dag syv definerte KPI-er innenfor økonomi, HR og anskaffelser, heter det i styresaken. Avtaleforvaltning er en av deres kjerneprosesser og det er nødvendig å utvikle KPIer som synliggjør innkjøpssentralens bidrag til spesialisthelsetjenesten innenfor dette området.

Tilbakemeldinger

Tilbakemeldinger fra regionene og divisjonene viser at det er behov for å ha god kontroll og oversikt på avtaler som nærmer seg maksimal sluttdato. For å sikre at foretaket har gyldige avtaler er det utviklet en KPI for å måle dette. Tittel på den åttende KPI-en til Sykehusinnkjøp er «Andel avtaler der maksimal sluttdato ikke er passert».

Utvikling av KPI-er krever tid og ressurser, understreker helseforetaket. Arbeidet med å få etablert en KPI for avtaler har pågått gjennom store deler av 2022 og 2023. KPI-en

har vært fremlagt og diskutert i flere dialogmøter med de regionale helseforetakene (RHF-ene), som i september 2023 ga sin tilslutning til innhold og måling. De fire RHF-ene er eierne i Sykehusinnkjøp.

Trekke erfaringer

Implementering av KPI-en vil skje i 2024. Sykehusinnkjøp HF vil gjennom erfaringer det kommende året komme tilbake til styret neste høst med et måltall for 2025. Gjennom implementeringen, poengteres det i styresaken, vil det være behov for å se på rutiner rundt bl.a. avviksrapportering, som gjelder forsinkelser i anskaffelser og hvordan disse vil påvirke KPI-en, avlysning av anskaffelser og fornyet planlegging av disse – eventuelt å avdekke andre områder som må hensyntas i utarbeidelse av måltall.

Anskaffelsesporteføljen til Sykehusinnkjøp er per september 1751 anskaffelser – en oppgang på 93 anskaffelser siden forrige rapportering, fremgår det av styrepapirene. 400 av dem er planlagt levert i år, med en total verdi på 12,1 mrd.