«Team Snarkjøp» rykker ut når utstyr på sykehus kneler og må erstattes

Når medisinsk utstyr havarerer på et sykehus, haster det med å få på plass erstatninger. Samme gjelder laboratorieutstyr. Hvert år vil noen av apparatene og maskinene sykehusenes store parker med medisinskteknisk utstyr bryte sammen. Da holder ikke vanlige anbudsrunder. Derfor etablerte Sykehusinnkjøp i 2023 «Team Snarkjøp» som rykker ut straks et havari er meldt og kjører «erstatnings-prosess». På to og et halvt år har teamet gjennomført godt over 200 anskaffelser fra 75 ulike leverandører.

«Team Snarkjøp» tilhører Sykehusinnkjøps divisjon for medisinskteknisk utstyr og laboratorieprodukt. Sykehuspartner HF er en viktig bidragsyter til anskaffelsene, heter det på sykehusinnkjop.no. Sykehuspartner blir involvert helt fra starten av, og har utviklet spesialtilpassede rutiner for lettere å kunne kartlegge risiko, sårbarhet og løsningsdesign for utstyr som blir skaffet. Sykehuspartner sikrer også at utstyr kan koples til IKT-infrastrukturen til sykehusene.

211 anskaffelser

Siden starten våren 2023 har «Team Snarkjøp» gjennomført 211 anskaffelser. Anskaffelsene er Del I-anskaffelser, altså anskaffelser med en verdi på opptil 1,3 mill ekskl. mva. Anskaffelsene har resultert i avtaler med 75 ulike leverandører. «Team Snarkjøp» er dedikert til rask erstatning av medisinskteknisk utstyr i Helse Sør-Øst.

Når et sykehus melder inn behov for nytt utstyr, tar teamet kontakt innen 24 timer. Gjennomsnittlig tar det bare en uke før de holder oppstartsmøte med fagpersoner og medisinskteknisk personell på sykehuset.

Inkluderer opsjoner

Når teamet har anskaffelse av et apparat, kan de inkludere opsjoner på ekstra apparat viss verdien totalt er innenfor Del I-terskelen på 1,3 mill. Når det senere kommer et havari som opsjonen kan dekke, bruker de den. Da spares man for en hel anskaffelsesprosess siden arbeidet er gjort i forkant.

Teamet jobber hele tiden for å forbedre prosessene sine. I dag ligger gjennomsnittlig tid fra et behov blir meldt til avtale på nytt utstyr er signert på 55 dager. Det er raskt i anbudsverdenen, heter det, og kanskje kan tiden reduseres ytterligere.