En veiledning – en kodeks – med 20 prinsipper til bruk når man skal gjennomføre prosesser for anskaffelser av digitale løsninger til det offentlige, har sett dagens lys i Danmark. En rekke sentrale IT-miljøer står bak kodeksen, sammen med tungvektere blant leverandør-foreningene i vårt naboland i syd.
Bak den nye kodeksen står foreningen Dansk IT i et partnerskap med Dansk Industri, IT-Branchen, Dansk Erhverv og Danske IT-Advokater. En rekke statlige aktører og styrer har for øvrig bidratt i arbeidet med kodeksen, som har til hensikt å tjene som veiledning og inspirasjon i gjennomføringen av anskaffelsesprosesser av digitale løsninger til offentlig sektor.
De 20 prinsippene er sprunget ut fra fem målsettinger:
a) Transaksjonskostnader og prosesstid skal være verdiskapende
b) Hensynet til regeletterlevelse i anskaffelsene må ikke overskygge hensynet til forretningsbehov
c) Proaktiv risikohåndtering skal erstatte en utbredt nullfeilkultur
d) Det gode kunde-leverandørsamarbeidet skal være en win-win
e) Anskaffelsesprosessen skal bidra til utvikling og læring
Dette er de 20 prinsippene:
Den gode forberedelse
1. Få orden på det strategiske fundament og ta de kritiske valg up-front
2. Vær oppdatert på løsninger og leverandører gjennom løpende markedsovervåkning og -dialog
3. Kartlegg tidlig den kritiske risiko og etabler så vidt mulig et felles risikobilde
4. Prøv noe først – og begynn med å blive klokere
5. Sørg for at toppledelsen tar eierskap, og forretningsledelsen involveres fra start
Den gode vei gjennom anskaffelsesprosessen
- Valg av anskaffelsesform og -prosess:
6. Velg en anskaffelsesløsning som i høy grad baseres på å ta stilling til egen modenhet og kapasitet
7. Gi plass til dialog og avklaringer med en åpen og offensiv holdning til å dele kunnskap
8. «Work smarter, not harder» – en god anskaffelsesprosess er fokusert uten å være presset
9. Bruk eksterne rådgivere med omtanke – slik de også kan bidra til egen kompetanseutvikling
- Kravspesifikasjon og kvalifiseringskriterier:
10. Hold fokus på sluttbrukernes behov og løsningens brukervennlighet
11. Gå først etter det enkle og gi plass til leverandørens kunnskap, idéer og utprøvet teknologi
12. Ved utvelgelse av leverandører, ha fokus på minimering av reell risiko med få og relevante minstekrav
- Tildelingskriterier og evaluering:
13. Gi plass til sunn fornuft og ledelsesmessige prioriteringer – basert på et gjennomdrøftet og dokumentert grunnlag
14. Tillegg prisen mindre vekt, jo mer kompleks, løsningen er
15. Sørg for at evalueringsmodellen sikrer stor validitet og transparens
16. Evaluer og legg vekt på leverandørens opplegg til risikohåndtering i et felles og formidlet risikobilde
17. Evaluer og legg vekt på leverandørens opplegg til sikring av effektive prosesser og det gode samarbeid – bl.a. forståelse av kundens organisasjon og situasjon
- Den gode oppfølgning
18. Sørg for at både kunde og leverandør sikres en relevant og passende evaluering og tilbakemelding
19. Vær oppmerksom på sammenhengen mellom anskaffelsen og den etterfølgende kontraktinngåelse
20. La klage være siste utvei og ta felles ansvar for den gode prosess
Bli den første til å kommentere på "20 prinsipper for strømlinjeformet prosess ved kjøp av digitale løsninger"