Anbefaler mer koordinert avsjekk av markedet ved IKT-anskaffelser

Samordning av behov, markedsundersøkelser og -dialog og leverandøroppfølging av mange oppfattes ikke som en del av en samlet anskaffelsesprosess. Det gir risiko for en lite målrettet verdikjede, ifølge Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst i en rapport som gjelder koordinering av arbeidet med IKT-anskaffelser. Aktivitetene, heter det, bør derfor i større grad koordineres og gjennomføres basert på felles kriterier for oppgaveløsning innenfor en helhetlig prosess.

Konsernrevisjonens rapport 5/2021 «Samordning av IKT-anskaffelser og leverandørstyring» omfatter ansvarsområder innenfor IKT-anskaffelser og leverandørstyring i Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. Også Sykehusinnkjøp er inne i bildet, spesielt når det gjelder å samkjøre leverandørstyringen. Anskaffelser av varer og tjenester er, ved siden av lønn, helseforetakenes største utgiftspost. Totale IKT-utgifter i budsjettet for 2021 er 5 milliarder kroner i Helse Sør-Øst.

Målet for revisjonen har vært å undersøke hvordan IKT-anskaffelser styres og gjennomføres sett opp mot strategi, retningslinjer og prinsipper for IKT-anskaffelser og leverandørstyring.

Forutsetninger

God samhandling for effektive IKT-anskaffelser og leverandørstyring forutsetter en tydelig organisasjonsstruktur og krav til oppgaveløsningen som er kjent for de berørte, skriver revisjonen. I denne sammenheng har den identifisert enkelte svakheter i de grunnleggende forutsetningene for et godt samarbeid på tvers av fagområder og organisatoriske enheter. For å videreutvikle arbeidet med å samordne IKT-anskaffelser og leverandørstyring er konsernrevisjonen kommet med anbefalinger, bl.a.:

… å utvikle og formalisere forventninger og krav for IKT-anskaffelser og leverandørstyring. I et samarbeid med Sykehuspartner HF og Sykehusinnkjøp HF bør strukturen for samhandling, informasjonsdeling og bruk av støtteverktøy utformes. Arbeidet bør omfatte å definere ansvar for å samordne IKT-behov, samt kriterier for vurdering, fremgangsmåter og beslutningspunkter. Likeledes beskrive innhenting og anvendelse av markedsinformasjon – i tillegg til å avklare og beskrive ansvar for å følge opp avtaler og leverandører og oppfølgings- og styringsaktiviteter ut over leverandørmøter

Avklaring av mål

En annen anbefaling er å avklare formålet med den regionale anskaffelsesplanen. Hensikten med planen, heter det, bør avklares ut fra hvilke prosesser og beslutninger planen skal støtte, herunder sammenhengen med delstrategien for teknologiområdet.

Denne planen er i stor grad basert på innmeldte og samordnede behov, og revisjonen indikerer likevel usikkerhet blant aktørene om planens fullstendighet og nytteverdi.

Konsernrevisjonen har også undersøkt hvordan markedsundersøkelser og -dialog inngår i forkant av kunngjøringer av anskaffelser, og hvordan markedsinformasjon via leverandøroppfølgingen blir benyttet. Revisjonen har vist at markedsundersøkelser benyttes i økende grad og stadig mer målrettet, og:

Markedsinformasjon

– For å øke mulighetene til å kunne utnytte denne informasjonen, er det etter konsernrevisjonens vurdering behov for å definere når og hvordan markedsinformasjon bør innhentes, og hvordan informasjonen skal gjøres tilgjengelig og anvendes i ulike faser av anskaffelsesprosessen. Konsernrevisjonen observerer at arbeidet med samordning av behov, markedsundersøkelser og -dialog og leverandøroppfølging av mange oppfattes som separate arbeidsområder og ikke en del av en samlet anskaffelsesprosess. Etter konsernrevisjonens vurdering gir dette risiko for en lite målrettet verdikjede. Aktivitetene bør derfor i større grad koordineres og gjennomføres basert på felles kriterier for oppgaveløsning innenfor en helhetlig prosess.