Datateknologi gir «evig» digitalisering av offentlige anskaffelser – løypemelding 3. mai

Digital transformasjon er den nye overskriften. Det betyr at så lenge datateknologien utvikler seg, fortsetter digitaliseringen av offentlige anskaffelser. Kravet om heldigitaliserte anskaffelser i 2024 er intet punktum, bare en milepæl. En løypemelding kommer på konferansen til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) 3. mai. André Hoddevik, leder av DFØs avdeling for digital transformasjon, konstaterer i en samtale med Anbud365 at det skjer en økende grad av digital transformasjon ved anskaffelser, at DPS (dynamiske innkjøpsordning) kommer sterkere, og at utviklingen vil bety at flere små og mellomstore leverandører deltar og vinner kontrakter.

For 25 år siden startet Norge digitaliseringen av offentlige anskaffelser ved etablering av Doffin, så fulgte tilbud om e-handel, for ti år siden ble statlige oppdragsgivere pålagt å benytte EHF-faktura. Innen 2024 skal anskaffelsene være heldigitaliserte. Det stopper ikke der.

Tirsdag 3. mai arrangerer DFØ konferansen «Digitale Anskaffelser-2022» – et hybrid arrangement. I mange år har DFØ hatt et slikt «vårarrangement», tidligere kjent som EHF-konferanse. Men i år dreier det seg om å vise frem erfaringer med digital transformasjon av anskaffelsesprosesser og hva det vil si å være datadrevet.

Digital transformasjon

Hoddevik:

– Et kjennetegn ved digital transformasjon er at det dreier seg om en prosess der virksomheten endrer hvordan den utfører sine oppgaver, tilbyr bedre tjenester, jobber mer effektivt eller skaper helt nye tjenester. Brukerfokus og -opplevelse er selve kjernen i endringen som baserer seg på utnyttelse av digital teknologi. Det er en grunnleggende og omfattende endring, og ikke en mindre justering redesign av virksomheten på alle nivå – folk, prosesser, teknologi og styring.

En konsekvens av EUs krav om heldigitaliserte anskaffelsesprosess på plass innen utgangen av 2024 ble Program for digitale anskaffelser (2018–2024) etablert i 2018. Hovedprioriteringen er å understøtte heldigitale anskaffelsesprosesser og utvikling av fellesløsninger på nasjonalt nivå for anskaffelsesområdet. DFØ har også fått i oppgave å utrede hvordan det skal stilles krav til bruk av standarder og digitale verktøy i flere delprosesser ved offentlige anskaffelser, der bestillingsprosessen prioriteres.

Tre prosjekter

– Vi tilrettelegger gjennom å veilede og bygge kompetanse, påvirke regulering, sette standarder, sette spilleregler for digital samhandling og lage digitale fellesløsninger, fastslår Hoddevik, som forteller om tre prosjekter i Program for digitale anskaffelser: Digitale fellesløsninger, heldigital anskaffelsesprosess – DPS og utredning av obligatorisk bruk av standarder og digitale verktøy i bestillingsprosessen.

Blant nyhetene Hoddevik nevner, er ny Doffin, som erstatter dagens løsning i 2023, og ny teknisk løsning av Kriterieveiviseren. DFØ har dessuten gjennom Program for digitale anskaffelser og en egen analyseenhet bygget opp et betydelig datagrunnlag på anskaffelsesområdet. Det er viktig styringsinformasjon. Og Kravbank blir et sentralt verktøy i heldigital DPS, og:

Dynamisk innkjøpsordning

– DPS er et godt utgangspunkt for heldigitalisering, poengterer Hoddevik. DFØ jobber med fellesløsninger for heldigitale anskaffelsesprosesser. Det dreier seg om å etablere lovkrav om «fullt ut elektronisk prosess» og etablering av enkle standardiserte varer og tjenester uten tilpasninger, beregnet for hyllevarer. Prosessen i en dynamisk innkjøpsordning er den samme som ved vanlig anbudskonkurranse, men forenkler gjennom den automatiserte håndtering når det er et stort antall leverandører å kvalifisere og mange tilbud å evaluere. Den er derfor et godt utgangspunkt for heldigitalisering av «alminnelige» åpne og begrensede anbudskonkurranser.

Han opplyser at DFØ bl.a. arbeider med en anbefaling til Nærings- og fiskeridepartementet om å stille ytterligere krav til bruk av standarder og digitale verktøy i bestillingsprosessen. Formålet med slike krav er å bidra til å oppnå gevinster knyttet til økt utbredelse og bruk av standarder og digitale verktøy i bestillingsprosessen.

«Rød» tråd i 3.mai-programmet

Blant innslagene på konferansen 3. mai dreier det seg selvsagt om digital transformasjon og hvorfor det er så viktig også på anskaffelsesområdet. Det er en «rød tråd» i programmet ved at man går igjennom de tre hovedfasene i anskaffelsesprosessen i tillegg til styring og ledelse. God avtale- og leverandøroppfølging er det beste utgangspunktet for planlegging av nye anskaffelser, heter det og her vil Ålesund kommune ved Karin Bigseth sammen med Ignite Procurement bidra med sine erfaringer med dette gjennom digitalisering.

Fellesløsninger for heldigitale anskaffelsesprosesser er sentralt i DFØs arbeid, og på konferansen får de fremmøtte løypemeldinger på arbeidet med dynamiske innkjøpsordninger (DPS). Markedet for konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er i endring med konsolidering av eksisterende løsninger og nye aktører på vei inn. Et knippe offentlige oppdragsgivere kommer for å diskutere utfordringer og forventinger til utviklingen.

Erfaringer

Og det blir mer erfaringer å lære av: Universitetet i Oslo (UiO) har lenge jobbet for tidlig utøvelse og systembasert dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). På konferansen 3. mai er temaet hvorfor dette er viktig, og om det bør stilles strengere krav til bruk av standarder og digitale verktøy i bestillingsprosessen. På sin side har HEMIT (Helse Midt-Norge) testet ut bruk av spesialisert bestillingsløsning fra Millum for å handle på Sykehusinnkjøps rammeavtaler for storhusholdning. Hva er erfaringene og hvordan henger dette i sammen med bruk av generiske bestillingsløsninger? Svarene kommer på DFØ-konferansen – fra Ketil Thorvik, HEMIT og Knut Øksby, Millum.

I tillegg ser Marion Stamnes fra Konkurransetilsynet på hvordan de kan bruke informasjon om offentlige anskaffelser for å avdekke ulovlig leverandørsamarbeid. Foreløpige funn legges fram. Eksempler og analyser knyttet til bruk av anskaffelsesdata som styringsinformasjon skal det heller ikke mangle på 3. mai. Birgit Enger Nordstrand, DFØ, står for det.

Startups og StartOff er også med på konferansen. Det sørger Sissel Hoel, fagleder for StartOff i DFØ, for. DFØ’erne Hilde Kjølset og Thor Møller skal informere om prosjektet for heldigital anskaffelsesprosess og status for nye Doffin.