Gevinstene kommer med elektronisk konkurranseverktøy

Flere og flere offentlige oppdragsgivere tar i bruk elektroniske konkurranseverktøy (KGV), men det er fortsatt et stort flertall uten. Ikke bare avstår de dermed fra forenklinger og mer effektiv ressursbruk, de kan også gå glipp av gode tilbud. Den geografiske avstandsulempen forsvinner jo med KGV, sier avdelingsdirektør i Mercell, Grethe Aaslie Haner.

Ferske tall fra Doffin viser at nesten hver femte kunngjøring blir laget i en eller annen form for KGV (konkurransegjennomføringsverktøy) hos oppdragsgiverne. I det nye regelverket for offentlige anskaffelser som ventelig trer i kraft i 1. juli i år, blir det knesatt at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tilbyder skal være elektronisk.

Den største leverandøren i markedet for KGV, Mercell Norge AS, har også merket den økende interessen for å anskaffe fagsystemet KGV. Antall helelektroniske tilbud via Mercell–portalen var i 2015 ca. 40 000 mot ca. 30 000 i 2014 – en økning på ca. 33 pst.

Elektronisk signatur

– Vi ser også en tendens til økt bruk av elektronisk signatur i Norge, hvor ca. 60% av alle tilbud i 2015 ble signert elektronisk, mot ca. 50% året før. Dette er vesentlig høyere enn i de andre landene Mercell er etablert, og hvor bruk av elektronisk signatur stort sett ligger under 10%, sier avdelingsdirektør Haner, og hun fortsetter:

– Likevel er det langt igjen til at alle offentlige oppdragsgivere er i gang med å ta i bruk dette elektroniske verktøyet. I mange år har Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) anbefalt bruk av fagsystemet KGV. Nå kommer regelverk som krever elektronisk kommunikasjon, og da venter vi at etterspørselen vil øke kraftig. Man behøver jo ikke vente – godt å komme i gang og være forberedt. Mange dyktige kunder/innkjøpere har brukt Mercells KGV i opptil 8 år. De er sikret at Mercell til enhver tid vil levere et KGV som tilfredsstiller myndighetenes krav.

Mange fordeler med KGV

Å bruke KGV gir mange fordeler, og det er enkelt å lære og bruke. Ved å la kjøp av varer og tjenester foregår elektronisk kan man i mye større grad bruke tid og ressurser på mer strategiske sider ved sine anskaffelser. Det har lenge vært etterlyst ute i det offentlige. Sparte transaksjoner, likebehandling, dynamisk oppdatering av opplysninger, sikkerhet, gjenbruk av data – er blant fordelene ved å bruke fagsystemet KGV. Et eksempel på oppdatering er også at Mercell nå er i ferd med å innfase EUs nye egenerklæringsskjema, ESPD, i sine KGV–løsninger.

Sett fra leverandørenes ståsted skulle det selvsagt være ønskelig at alle offentlige innkjøpere brukte samme KGV–løsning, eventuelt at det var en form for standardisering her. Det ville være enklere, og så slapp de å lære seg ulike systemer. Aaslie Haner forventer at noen år frem i tid vil denne utfordringen være løst ved f.eks. at det er etablert en digital «oversetter» som omkoder meldinger slik at alle systemer kan motta og sende uansett hva slags løsning de respektive har.

– Et godt råd for de som tenker å anskaffe KGV, er å ta i betraktning brukergrensesnittet slik det ser ut fra leverandørenes side, anbefaler Aaslie Haner, som opplyser at Mercell også kurser leverandører – og gir dem support – ved bruk av deres KGV–løsning.

Omfatter hele konkurranse–prosessen

Mercells KGV–løsninger omfatter hele prosessen fra utarbeidelse av anbudsdokumenter (kunngjøring og konkurransegrunnlag) frem til avtalesignering – inklusive minikonkurranser for parallelle rammeavtaler. Kopling til SAKARKIV–systemer gjør selve arkiveringsprosessen av anbudskonkurranser enklere, likeledes lar det seg gjøre å integrere ehandelsløsninger.

– Hvor lang tid tar det å lære seg fagsystemet KGV? 

– Selv om vi også tilbyr elektroniske kurs, foretrekker vi å kurse kundene «in person». Da får de blant annet tid til å gjennomgå hvordan innkjøpsrutinene i virksomheten skal endres ved overgang fra manuelle til elektroniske prosesser. Gitt at det er et sted mellom en to og ti innkjøpere som skal kurses, vil det trolig ta 2-3 dager. Fagsystemet KGV er en web-basert løsning, slik at det behøves ingen installasjon ute hos oppdragsgiver eller leverandør. Ved integrasjon mot interne systemer tar selve implementeringsfasen noe lenger tid. KGV kan tas i bruk etter brukeropplæringen uten integrasjoner, som kjøres som egne prosjekter.