Hvordan få til felles e-handel for seks kommuner?

De seks kommunene i Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) har klart å integrere Vieri katalog- og bestillingsverktøy med to ulike ERP-systemer.

Du kan lese mer om framgangsmåten og erfaringene til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid i DFØs eksempelbank: Hvordan få til felles e-handel for seks kommuner? | Anskaffelser.no

Eksempelbanken

I eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) finner du for øvrig en rekke kortfattede eksempler innhentet fra anskaffelsespraksis omkring i landet. Her er kontaktopplysninger og konkurransegrunnlag for faktiske anskaffelser, styringsdokumenter for anskaffelser, samt for kontraktsoppfølging som på ulike måter fremmer grønn omstilling og bærekraftig utvikling.

Hva gjorde Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid?

Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker kommune eier sammen Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK).

I 2023 gjennomførte ØRIK en anskaffelse av felles bestillingsløsning, katalogverktøy og aksesspunkt for e-handel. Vieri vant konkurransen, og løsningen har vært i drift siden desember 2023. Vieris løsning består av integrering mot ERP-løsning fra både UBW (i Ullensaker) og Visma (de fem andre). ØRIK er systemeier.

Alle ØRIKs 30 rammeavtaler for varer er lagt inn i Vieri. 23 av dem er på katalog, som innebærer at oppdragsgiver har automatisk kontroll over at både produkter og priser er i tråd med avtalene, mens 7 er «punch-out», som innebærer at bestillerne «flyttes» over til leverandørens kundetilpassede nettbutikk før de tas tilbake til Vieri Bestilling.

Punch-out er mer hensiktsmessig når prisene og vareutvalget må endres hyppig, som for eksempel på ferskvarer. Fordelen med katalog over punch-out, utover bedre kontroll på priser og varesortiment, er at med katalog kan man søke opp varer i fritekst, noe som ikke er mulig i punch-out. For to av punch-out-avtalene (med Lyreco og Elkjøp) tester ØRIK derfor å gi bestillerne mulighet til også å kjøpe i katalog.

ØRIKs erfaringer etter to år, er at katalogverktøyet gir mye enklere pris- og sortimentskontroll.

Selv om det varierer hvor mange kommuner som er med på de ulike avtalene, og selv om kommunene har ulike innkjøpsreglement, er det både mulig og hensiktsmessig å ha ett felles katalog- og bestillingsverktøy. Det krever likevel dedikerte ressurser: ØRIK har ett årsverk til å følge opp kvaliteten på kataloger og bestillingsløsninger i alle kommunene.

Absolutte krav til standard API for integrasjon med ERP og andre systemer er avgjørende. ØRIK har opplevd utfordringer ved at fem av kommunene anskaffet ERP-løsning fra Visma uten å stille absolutt krav om standard API til eksternt bestillingssystem. Som en følge av det har Visma vært lite samarbeidsvillige for å få på plass integrasjon med Vieri. Det har medført at de kommunene som har gått over til Visma, har fått flere manuelle oppgaver enn de som har integrasjon med Unit4.