Om få år skal alle anskaffelser av hyllevarer kunne gjøres digitalt fra behovsanalyse til kontraktsoppfølging. De kompetente innkjøperne i det offentlige kan da heller bruke sin tid på strategiske og mer kompliserte kjøp. Dette er ambisjonen til Difis program for digitale anskaffelser, som ledes av programdirektør Gunnar Thomassen. Han skisserer en samfunnsøkonomisk gevinst på 3,6 milliarder som følge av denne ressursforenklingen.
Program for digitale anskaffelser skal vare frem til og med 2024. Da er Thomassens visjon naturlig, om enn ambisiøs: Innen 2025 skal vi ha en heldigitalisert anskaffelsesprosess, der det bare tar en time å sende og motta tilbud. Han eksemplifiserer: – En leverandørrepresentant som venter på flytoget på vei til Gardermoen oppdager en interessant forespørsel eller kunngjøring. Innen han er fremme ved flyplassen har han levert sitt tilbud.
Thomassen forteller at det er en beregnet samfunnsøkonomisk gevinst på 3,6 milliarder kroner som følge av denne forenklingen av anskaffelsesprosessen. – Vi skal, sier han, bryte opp beløpet og finne ut hvor i prosessen det er mest å spare, og først sette inn støtet ved gjennomføringen der effekten er størst. For virksomhetene må gevinstene tas ut ved å ta de sparte ressursene ut i kjernevirksomheten.
– Hva krever det av virksomheter og leverandører å få til en heldigitalisert anskaffelsesprosess?
– Standardisering av formatene må til, likeså få opp de nødvendige systemene. Vi legger til rette for åpne prosesser basert på elektronisk handelsformat (EHF). Gjennom denne heldigitaliseringen av prosessen hele veien frem til kontraktsoppfølging, får man også ut statistikk, som kan benyttes ved planlegging av neste avtale. Mulighetene for gjenbruk er selvsagt også til stede.
– Når trer digitaliseringen inn i en prosess – ved utforming av konkurransegrunnlag eller ved utsendelse av forespørsel/kunngjøring?
Programdirektøren mener en heldigitalisert prosess også har fordeler og forenkling når det gjelder behovsanalysen kan. Her finne statistikk fra tidligere, liknende kjøp – hvilket behov har vi, hva har vi kjøpt, hvorledes har vi kjøpt osv.? Han minner dessuten om at man kan hente markedsanalyser fra en rekke områder ute på nett som kan gi oppdatert kunnskap om hva som er skjedd i markedet, hva utviklingen er osv. Når så konkurransegrunnlaget skal lages, er det greit å ty til en egenutviklet sjekkliste over aktuelle standarder som man kan velge fra.
– Trengs da egentlig en innkjøper til slikt arbeid, kan ikke likegodt en robot – kunstig intelligens, gjøre jobben?
– Det har lenge, påpeker Thomassen, vært en diskusjon om ressursbruken ved kjøp av hyllevarer. Innkjøperne bør mer bruke sin kompetanse på strategiske og mer kompliserte kjøp, som f.eks. IKT og innenfor bygg og anlegg, de såkalte spesialkjøpene. Heldigitalisering av hyllevarekjøp vil nettopp frigi ressurser til slike kjøp.
– De mange små og mellomstore leverandørene er viktige, bl.a. for å få en best mulig konkurranse. Er det ikke krevende for mange av disse å investere i det som skal til for å bidra i en heldigital anskaffelsesprosess?
Thomassen opplyser at Difi vil bidra med veiledning til så vel leverandører som oppdragsgivere. I tillegg slår han et slag for dynamisk innkjøpsordning, som er et tiltalende og enkelt alternativ for bedrifter som synes det er for krevende å gi seg i kast med tradisjonelle rammeavtaler. Programmet, som Thomassen leder, har stor tro på den dynamiske innkjøpsordningen og vil legge kraft bak arbeidet med å få den brukt vesentlig mer.
– En god del leverandører konkurrerer også om oppdrag for offentlige oppdragsgivere i andre land. Kan disse ha nytte av å bidra til en heldigitalisert anskaffelsesprosess her hjemme?
– Formatet den norske digitaliserte anskaffelsesprosessen bygger på, er det elektroniske handelsformatet som igjen bygger på samme system som EU har lagt til grunn (PEPPOL), poengterer Thomassen. Dermed er det et grunnlag for samhandling med hele Europa å legge til rette for eget bidrag til den kommende, heldigitale anskaffelsesprosessen vi sikter mot.
Bli den første til å kommentere på "Hyllevare-kjøp heldigitalisert fra start til mål om noen få år"