Kraftsatsing på innkjøp skal gi 300 mill. i innsparing på to år

Ledelsen ved Universitetet i Oslo (UiO) har slik tro på sin innkjøpsseksjon at takken for å ha spart 100 mill. på fire år er å spare 300 mill de neste to årene. Ledelsen ved UiO har bevilget penger til et verktøy som skal bidra til å nå dette hårete målet. UiO satser også sterkt på å utvikle kompetansen hos sine innkjøpere.

Seksjonssjef Jacob M. Landsvik og hans innkjøpsmedarbeidere er nå bare et kvart år unna avslutningen av den fireårsperioden da innsparingsmålet var 100 millioner kroner. 75 mill. av dem er nådd, og nye mål er satt:

– I løpet av de neste to årene skal vi spare inn 300 millioner kroner, sier Landsvik. Et eget besparelsesprosjekt, «Bedre innkjøp 2018», er etablert under ledelse av nestleder i seksjonen, Tori N. Sandlie. Vi håper for øvrig å bli en statlig pilot for å påvirke utvikling av styringsinformasjon på innkjøp som er et prosjekt i regi av Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). UiO skal dessuten være pilot for gevinstrealisering på innkjøpsområdet i samarbeid med NTNU, Universitetet i Bergen og Universitetet i Tromsø.

Det blir mange nye millioner til forskning, undervisning og formidling. Et nytt analyseverktøy vil bli en god hjelp.

Bedre styring og kontroll

– Vi er i ferd med å ferdiggjøre kontrakt om verktøyet, og fra ca 1. september er det operativt. Det skal gi oss bedre priskontroll og – styring, samt hindre absolutt alle forsøk på å fakturere mer enn avtalt pris. Avtaledekningen og innkjøpsdataene skal forbedres, og vårt forbruksmønster skal kartlegges. I tillegg skal avtalelekkasjene stoppes – avtalelojaliteten skal på topp. Leveransene skal skje rettidig. Vi ønsker ikke bare å snakke om besparelser, vi ønsker å gjøre noe med det.

Ledelsen ved Universitetet i Oslo er levende opptatt av innkjøp, og stiller krav – det hårete innsparingsmålet er et eksempel. Landsvik rapporterer inn i et ledermiljø der forankringen er som den skal være – dyp og forpliktende.

Prisbelønt og heldigital

Innkjøpsprosessen har vært heldigital drøyt to års tid, på tredje året, ved Universitetet i Oslo – fra behovsvurderingene i forkant via betaling til kontraktsoppfølging. Prisbelønt for sin digitaliseringssatsing er innkjøpsseksjonen blitt. Kategorisering har funnet veien dit også, men:

– Det er krevende å få kategoriseringen til å fungere tilfredsstillende. Det gjelder de tverrfaglige gruppene spesielt, de vitenskapelig ansatte kan være vanskelige å få tak i. De er opptatt med store samfunnsnyttige oppgaver, forelesninger, reiser osv. Vi har i dag 5 kategorier, og vil ikke etablere flere før vi vet vi greier å administrerere ordningen 100%. Men, understreker Landsvik, kategorisering er en god metode i innkjøpsarbeidet.

Kompetanse

Som et universitet satser naturlig nok UiO på kompetanse og kompetanseheving. Hele sju av medarbeiderne deltar i pilotkullet som Høgskolen i Molde har gjennomført i 2015/2016. Det er et studium i offentlige anskaffelser som gir 60 studiepoeng. Kullet er en forberedelse til etableringen av Anskaffelsesakademiet, som er et samarbeid mellom Difi og en rekke høyere utdanningsinstitusjoner. Landsvik ser fram til etablering av akademiet, som har tatt mål av seg til å tilby en mastergrad i offentlige anskaffelser i 2017. – Anskaffelsesakademiet vil bety mye for videreutviklingen av offentlige innkjøpere, sier han og fortsetter:

– Kompetanse gir innkjøperne kapasitet og gjennomføringsevne. Vi tar mål av oss til å være det beste innkjøpsmiljøet i Staten. Ikke bare ønsker vi å rekruttere, vi ønsker også å satse på og utvikle de medarbeiderne vi har. Etter hvert har vi fått en meget kompetent stab som, i likhet med alle de 7000 øvrige ansatte ved Universitetet i Oslo, ser ut til å finne faglige utfordringer og godt arbeidsmiljø her.

Det gode innkjøp skaper verdier. – Når innkjøp slipper til med sine beste råd i et godt samspill med de som trenger varen eller tjenesten, skapes det viktige og samfunnsnyttige verdier, poengterer Landsvik.

Samarbeidet med øvrige universiteter og høyskoler er godt, og sektoren kjøper f.eks. IKT og tilhørende infrastruktur sammen.