Før offentlige ledere erkjenner viktigheten og betydningen av hvilke anskaffelsesprosesser som har betydning for gode og vellykkede IKT-prosjekter, vil det stadig dukke opp uønskede hendelser i offentlige IKT-anskaffelser. Politiske myndigheter kan fortsette å skrive stortingsmeldinger om offentlige anskaffelser til ingen nytte så lenge den nye kunnskapen ikke fører til adferdsendringer, først og fremst hos ledelsen både i offentlige virksomheter, rådgivningsfirmaer og IT-selskaper.
Anbud365.no – i samarbeid med tidligere innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo, Jacob Landsvik – nå spesialrådgiver i Ressurser på avveie AS, ønsker å belyse noen offentlige teknologiprosjekter som av en eller annen grunn ikke har gått som forventet. Vi tillater oss i artikkelserien å stille noen kritiske spørsmål om man har basert seg på kunnskap som har gått ut på dato? Spørsmål om man har husket å involvere samtlige i en anskaffelsesprosess som er viktige interessenter og bidragsytere? Spørsmål om man har evnet å bruke standarder og standardisering som en grunnleggende forutsetning for utvikling av ny teknologi? Om virksomhetsledelsen har maktet å involvere innkjøperen tidlig nok i anskaffelsesprosessen.
De tre foregående artiklene i denne serien har stått:
14. november: Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (I): Kunnskap er ferskvare – den går ut på dato
17.november: Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (II): Kjenner man ikke behovene, må det gå galt
22. november: Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (III): Involvering er grunnleggende
1.desember: Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (V): Makter vi å lære av andres feil?
Det er så mye som skal til for å lykkes med IT-prosjekter at det er lett å gå seg vill. Professor Magne Jørgensen har brukt mye av sin tid på å trenge inn i jungelen av suksesskriterier og fallgruver, og i 2015 etablerte han Hovedstadsområdets nettverk for IT-styring og ledelse (HIT-nettverket). Nettverket ble opprettet for å øke kompetansen hos medlemmene og legge til rette for erfaringsdeling relatert til det å gjennomføre vellykkede IT-prosjekter. Det har spesielt vært viktig å få et kompetanseløft, en kulturendring og økt bevissthet om nyttestyring/gevinstrealisering. Professor Magne Jørgensen sier som følger: «Det ser ikke ut til at det er avgjørende at ledere i staten har dyp teknisk kompetanse. Mer viktig er at de har kunnskap om hvilke anskaffelsesprosesser som gir best resultat for IT-prosjekter og hvilke prosjektmodeller som virker best for ulike typer IT-utviklingsarbeid. Ikke minst er det viktig med evne og vilje til å sette av egne og andres ressurser til oppfølging og støtte underveis i prosjektene. Prosjekter trenger kontinuerlig oppfølging fra virksomhetenes ledelse, med mye fokus på nyttestyring. Den aller viktigste kompetansehevingen for ledere er trolig relatert til deres rolle i nyttestyringen, for å sikre at prosjektet gir god kost-nytte.»
HIT-nettverket har eksistert siden 2015. Allikevel ser vi stadig nye IKT-prosjekter i statlig sektor som gir uønskede resultater og til tross for at nettverket består av over 200 personer fra IT-firmaer, rådgivningsfirmaer, utdanningsinstitusjoner, offentlige aktører og IT-kunder med interesse for IT-styring og ledelse. Hva er det ledere i offentlige virksomheter, rådgivningsfirmaer og IT-selskaper ikke har fått med seg? Det er ofte en kombinasjon at offentlige virksomheter, konsulenter fra rådgivningsselskaper og de store IT-selskapene som har stått bak de største fadesene i IKT-anskaffelsene de siste 20 årene. Det er ikke bare ledere i offentlig sektor som svikter.
Må føre til atferdsendring
For det første kan ikke ledere i noen av sektorene ha fått med seg Jørgensens ord om at det er «viktig med kunnskap om hvilke anskaffelsesprosesser som gir best resultat for Ikt-prosjekter. Det er snart 15 år siden, «Det gode innkjøp» – den første stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser kom. Den ble fulgt opp 10 år etter av en ny stortingsmelding i 2018/2019, “Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser”. Begge stortingsmeldingene hadde som mål å løfte offentlige anskaffelser så vel i status som i betydning for den offentlige tjenesteproduksjonen. Det er sagt at kunnskap gir kapasitet. Også kapasitet til å gjennomføre gode, kvalitetssikrede, innovative og samfunnsnyttige anskaffelser. Det er imidlertid også slik at den kunnskapen som ikke fører til adferdsendring, ikke er så mye verd. Dette koker ned til at det ledelsen i en virksomhet ikke er opptatt av er heller ingen andre i virksomheten opptatt av.
Stemoderlig behandlet
Til tross for to viktige stortingsmeldinger og stadig nye politiske mål som blir lagt til offentlige anskaffelser, er og blir anskaffelsesfunksjonen i alt for mange virksomheter stemoderlig behandlet. Det mangler både evne og vilje til å sette av egne og andres ressurser til oppfølging og støtte underveis i IKT-anskaffelsene. Revisjonsberetninger forteller også om mangel på kontinuerlig oppfølging fra virksomhetenes ledelse og et salig rot mellom den offentlige virksomheten, innleide konsulenter og IT-leverandøren når det gjelder roller, fullmakter og ansvar. En av de siste rapportene fra Riksrevisjonen, Dokument 3:3 (2022−2023) Riksrevisjonens undersøkelse av «Forsvarets informasjonssystemer for kommunikasjon og informasjonsutveksling i operasjoner» konkluderer med følgende:
- Mangler i samvirket mellom Forsvarets kommando- og kontrollinformasjonssystemer kan påvirke Forsvarets operative evne
- Forsvarets kommando- og kontrollinformasjonssystemer gir risiko for svekket operativ evne
- Forsvarsdepartementet har over tid ikke greid å realisere effektive og sikre informasjonssystemer som understøtter Forsvarets operative evne
Først og fremst hos ledelsen
Anbud365 skal ikke gå nærmere inn på Riksrevisjonens rapport om Forsvarets informasjonssystemer annet enn å oppsummere at det er mangelfull styring, manglende koordinering, uklare ansvarsforhold, manglende utveksling av data og manglende kompetanse som går igjen. En rekke av overnevnte forhold skulle vært håndtert og sikret gjennom en anskaffelsesstrategi, gjennom en godt planlagt og gjennomført anskaffelsesprosess, samt gjennom en kvalitetssikret og systematisk prosjektledelse. Før offentlige ledere erkjenner viktigheten og betydningen av hvilke anskaffelsesprosesser som har betydning for gode og vellykkede Ikt-prosjekter, vil det stadig dukke opp uønskede hendelser i offentlige IKT-anskaffelser. Politiske myndigheter kan fortsette å skrive stortingsmeldinger om offentlige anskaffelser til ingen nytte så lenge den nye kunnskapen ikke fører til adferdsendringer, først og fremst hos ledelsen både i offentlige virksomheter, rådgivningsfirmaer og IT-selskaper.
Bli den første til å kommentere på "Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (IV): Lite skjer før ledere endrer adferd"